Małgorzata Jagusiak 
Zwolnienie z opłacania składek ZUS za okres marzec-maj 2020 r. to jeden z przywilejów przyznanych przedsiębiorcom, który został zapisany w ustawie tarcza antykryzysowa. Co prawda termin do złożenia wniosku o zwolnienie już upłynął 30 czerwca 2020 r., ale pewne wątpliwości co do sposobu księgowania i ujmowania w kosztach firmy pozostały. Spróbujemy spojrzeć na to zagadnienie z perspektywy kosztów uzyskania przychodów.
- 1. Kto skorzystał ze zwolnienia z opłacania składek ZUS?
- 2. Rozliczanie wynagrodzeń pracowników w kosztach na zasadach ogólnych
- 3. W jaki sposób należy traktować składki ZUS, z których opłacenia został zwolniony przedsiębiorca?
- 4. W jaki sposób powinny być ujmowane składki ZUS przy zwolnieniu z ich opłacenia?
Rozliczanie wynagrodzeń a zwolnienie ze składek ZUS – omówione zagadnienia:
Kto skorzystał ze zwolnienia z opłacania składek ZUS?
Z możliwości całkowitego 100% zwolnienia z opłacania składek mogli skorzystać przedsiębiorcy:
- Prowadzący działalność gospodarczą jednoosobowo.
- Zatrudniający pracowników, a więc występujący w roli płatnika składek za mniej niż 10 pracowników.
Zwolnienie ze składek ZUS w wysokości 50% przysługiwało przedsiębiorcom, którzy jako płatnicy zatrudniali od 10 do 49 ubezpieczonych.
Brak obowiązku regulowania składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, Fundusz Pracy i FGŚP nie miał charakteru umorzenia, a jedynie przejęcia tego obowiązku przez Skarb Państwa w określonym przedziale czasu. Fakt zwolnienia z opłacania składek nie pozbawił przedsiębiorcy ani jego pracowników prawa do opieki zdrowotnej, prawa do wypłaty świadczeń w przypadku choroby jak również innych praw wynikających z ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.
W jaki sposób rozlicza się wynagrodzenie pracowników w kosztach na zasadach ogólnych?
Co do zasady wynagradzania pracowników ujmowane są w kosztach uzyskania przychodów w kwocie brutto w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony. Jeżeli ten termin nie zostanie dotrzymany wówczas zaliczenia w koszty dokonuje się w miesiącu wypłaty zaległego wynagrodzenia.
Wynagrodzenie należy zaksięgować w odpowiednich okresach w PKPiR w kolumnie 12 “Wynagrodzenie w gotówce i w naturze”.
Składki ZUS w części finansowanej przez pracodawcę jako płatnika składek, składki na Fundusz Pracy, Solidarnościowy Fundusz Wsparcia Osób Niepełnosprawnych oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który należności te są należne, pod warunkiem że składki zostaną opłacone.
Składki zapłacone przez płatnika księguje się w PKPiR w kolumnie 13 “Pozostałe wydatki”.
W jaki sposób należy traktować składki ZUS, z których opłacenia został zwolniony przedsiębiorca?
W tej sprawie zostało skierowane zapytanie do do Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej MRPiPS):
- Czy zwolnienie płatnika z ZUS dotyczy tylko płatnika, czy jego pracowników też.
- Czy pracodawca, który złożył wniosek o umorzenie ZUS, ma dalej potrącać składki ZUS od pensji pracownika?
- Czy gdy ma potrącać pracownikowi składki ZUS, to musi je przelać normalnie do ZUS?
MRPiPS odpowiedziało:
Obowiązki płatnika składek zostały uregulowane w ustawie o Systemie ubezpieczeń społecznych. Ustawa o COVID-19 zwalnia płatnika wyłącznie z obowiązku opłacenia nieopłaconych składek. Żaden z przepisów ustawy nie uchyla pozostałych obowiązków, a więc płatnik składek nadal jest zobowiązany do obliczenia, potrącenia oraz rozliczenia składek na ZUS na zasadach ogólnych. Za składki potrącone a nieuregulowane do ZUS ponosi odpowiedzialność przedsiębiorca jako płatnik składek, a nie ubezpieczony.
Sposób obliczania wynagrodzenia podatkowy i składkowy nie zmienia się z powodu zwolnienia z obowiązku opłacenia składek ZUS.
Wynagrodzenia netto do wypłaty będzie pomniejszone o składki na ubezpieczenia społeczne, tym samym podstawa opodatkowania podatkiem dochodowym podlega zmniejszeniu o te składki, a zaliczka na podatek będzie pomniejszona o składkę na ubezpieczenie zdrowotne. Z punktu widzenia pracownika nic się nie zmienia, otrzyma on wynagrodzenie netto w takiej samej wysokości jak w innych okresach rozliczeniowych.
Zwolnienie ze składek adresowane jest do płatników składek i ma na celu pomoc w zakresie zadłużenia z tytułu należności publicznoprawnych, do których regulowania zobowiązani są płatnicy składek. Taka pomoc została skierowana, aby ratować firmy w związku z negatywnymi konsekwencjami z powodu COVID-19.
W jaki sposób powinny być ujmowane składki ZUS przy zwolnieniu z ich opłacenia?
Zwolnienie przedsiębiorcy z opłacenia należnych składek ZUS, czy to potrąconych z wynagrodzenia pracownika, czy też w części finansowanej przez płatnika nie będzie stanowiło kosztów uzyskania przychodów. Takie składki nie będą posiadały statusu “opłacone” a więc przedsiębiorca nie poniesie żadnego uszczerbku finansowego.
W jaki sposób powinny wyglądać księgowania w PKPiR:
- W sytuacji, gdy na moment wypłaty wynagrodzenia przedsiębiorca nie otrzymał jeszcze pisma o zwolnieniu z opłacenia składek ZUS za dany miesiąc w kolumnie 12 powinna być ujęta kwota wynagrodzenia brutto.
- W praktyce występuje pogląd, żeby wyksięgowania dokonywać w dacie decyzji. Jednakże zgodnie z bieżącym stanowiskiem Krajowej Informacji Skarbowej rozwiązaniem zalecanym jest, aby po otrzymaniu informacji z ZUS o zwolnieniu z opłacenia składek w części pracownika w kolumnie 12 powinna zostać zaksięgowana na “minus” kwota tych składek w dacie ujęcia wynagrodzenia w PKPiR.
- Jeżeli przedsiębiorca uregulował składki za miesiąc marzec 2020 r., a następnie wystąpił o ich zwrot i go otrzymał w takiej sytuacji zmniejszenia kosztów w PKPiR dokonuje się pod datą otrzymania zwrotu w ZUS.
Takie nieopłacone składki ZUS będą dla przedsiębiorcy stanowiły dodatkowe środki finansowe, które może przeznaczyć na inne wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Przedsiębiorca nie musi się również obawiać, że będzie musiał od nich zapłacić podatek dochodowy.
Adam Sawicki
Dorota Łesak
