Każdy przedsiębiorca zobowiązany będzie posiadać skrzynkę do e-doręczeń, służącą do korespondencji z organami publicznymi. Jest ona czymś innym niż obecnie funkcjonujący ePUAP.
Czym są e-Doręczenia
e-Doręczenia to elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Adres ten ma służyć do elektronicznej komunikacji z urzędami, zastępując korespondencję papierową oraz docelowo ePUAP.
e-Doręczenia to usługa, która ma umożliwić wysyłkę, odbiór i przechowywanie korespondencji w formie elektronicznej. Od e-maila różnią się tym, że:
- ma taki sam skutek prawny jak list polecony za potwierdzeniem odbioru,
- zapewnia identyfikację nadawcy i odbiorcy.
Adres do e-Doręczeń to nie jest adres e-mail
Każdy adres do e-Doręczeń będzie wpisany do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE). Składać się będzie z ciągu znaków (liter i cyfr) w następującym układzie: AE:PL-XXXXX-XXXXX-YYYYY-ZZ, gdzie:
- AE – to skrót od adres elektroniczny,
- PL – kod kraju w standardzie ISO 3166 (w tym przykładzie Polski),
- X – cyfry,
- Y – litery,
- Z – cyfry sumy kontrolnej.
Przykładowy adres do e-Doręczeń: AE:PL-12345-67890-ABCDE-12.
Adres do e-Doręczeń firmy pozostaje stały, nawet jeśli zmieni się jej adres fizyczny.
Baza Adresów Elektronicznych to rejestr publiczny, w którym zapisywane są wszystkie adresy do e-Doręczeń.
Usługę e-Doręczeń świadczą wyłącznie dostawcy usług zaufania: Poczta Polska S.A., jako dostawca publiczny oraz komercyjni dostawcy niepubliczni, wpisani do rejestru prowadzonego przez Ministra Cyfryzacji.
e-Doręczenia dla przedsiębiorców. Od kiedy?
Od 1 stycznia 2024 wniosek o utworzenie adresu do e-Doręczeń będzie obligatoryjnym elementem wniosku o wpis do CEIDG, czyli dla jednoosobowych działalności, natomiast posługiwanie się tak utworzonym adresem będzie obowiązkowe od 1 października 2026.
Harmonogram wprowadzania obowiązku stosowania Krajowego Systemu Doręczeń Elektronicznych
Wpis w CEIDG
| Obowiązek posiadania adresu do e-Doręczeń |
Jak założyć adres do e-Doręczeń
|
Firmy zarejestrowane w CEIDG od 01.01.2024 r. |
od 1.01.2024 |
we wniosku o rejestrację firmy w CEIDG |
Firmy zarejestrowane w CEIDG do 31.12.2023 r.
jeśli nie zmienią danych w CEIDG od 30 września 2025 do 30 września 2026 roku |
od 1.10.2026 |
składając wniosek o założenie adresu do e-doręczeń |
Firmy zarejestrowane w CEIDG do 31.01.2023 r.
jeśli zmienią dane w CEIDG od 30 września 2025 do 30 września 2026 roku |
30.09.2025— 30.09.2026 (w dniu wpisu adresu do e-Doręczeń w BAE) |
we wniosku o zmianę danych w CEIDG |
We wskazanych powyżej latach adres do e-Doręczeń będzie obowiązkowy, jednak nie ma przeszkód, aby już teraz z niego korzystać. Przedsiębiorcy, którzy już teraz założą adres i skrzynkę do e-Doręczeń będą otrzymywać na nią wiadomości i dokumenty od podmiotów publicznych, które także zaczną korzystać z e-Doręczeń.
Jeśli masz założoną skrzynkę do e-Doręczeń jako obywatel, dla swojej firmy musisz założyć osobny adres do e-Doręczeń.
Jak założyć adres do e-Doręczeń?
Aby założyć adres do e-doręczeń należy złożyć wniosek o utworzenie adresu… do e-Doręczeń. Można go złożyć poprzez rządowy portal dla przedsiębiorców. Po wpisaniu odpowiednich danych firmy, dla której zakładany jest adres e-doręczeń można wskazać administratora skrzynki, czyli osobę, która będzie nią zarządzała w imieniu firmy. Kolejnym krokiem jest aktywowanie skrzynki wg instrukcji, która przyjdzie na adres e-mail wskazany we wniosku.
Założenie adresu do e-doręczeń wiąże się z wpisaniem go do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE), prowadzonej przez Ministerstwo Cyfryzacji. Jeśli firma wybierze publicznego dostawcę e-doręczeń, nie musi wysyłać wniosku o wpis do BAE — nastąpi to automatycznie (po aktywacji adresu do e-doręczeń). Jeśli firma zaś będzie chciała korzystać z usługi e-doręczeń od niepublicznego dostawcy, będzie musiała złożyć osobny wniosek o wpis adresu do e-doręczeń do BAE.
Samo założenie adresu (wpis w CEIDG) nie włącza podmiotu do systemu e-Doręczeń. Adres trzeba będzie jeszcze aktywować, co będzie obowiązkowe od 1 października 2026. Oznacza to, że przedsiębiorca, który rejestruje firmę od 2024 roku obowiązkowo będzie musiał podać we wniosku o wpis do CEIDG adres do e-Doręczeń, natomiast na jego aktywację/uruchomienie będzie miał czas do roku 2026.
Jak aktywować adres do e-Doręczeń?
Żeby adres do e-Doręczeń danej firmy stał się widoczny w bazie adresów elektronicznych, a skrzynka zaczęła działać, potrzebna jest ich aktywacja.
Aby aktywować firmową skrzynkę do e-Doręczeń należy:
- zalogować się na Konto Przedsiębiorcy,
- wybrać opcję e-doręczenia,
- wskazać skrzynkę, którą chcemy aktywować,
- kliknąć “Przejdź do aktywacji”
- podać adres e-mail, na który mają być wysyłane powiadomienia,
- zaakceptować Regulamin
- kliknąć Aktywuj skrzynkę.
Szczegółowe informacje jak to zrobić będą przesłane w wiadomości e-mail do administratora skrzynki lub do przedsiębiorcy, który jest właścicielem adresu i nie wyznaczył administratora.
Na aktywowany adres do e-Doręczeń przyjdzie wiadomość o jego wpisie do bazy adresów elektronicznych. Od tego momentu urzędy, które mają adresy do e-Doręczeń, będą przesyłać przedsiębiorcy korespondencję tylko elektronicznie, na adres wpisany do BAE.
Jak korzystać z e-Doręczeń?
Z e-Doręczeń będzie można korzystać przez:
- skrzynkę e-Doręczeń na mObywatel.gov.pl i edoreczenia.gov.pl,
- skrzynkę na Koncie Przedsiębiorcy na biznes.gov.pl,
- system kancelaryjny EZD zintegrowany z e-Doręczeniami,
- aplikacje firm dostarczających usługę e-Doręczeń.
Przedsiębiorcą wpisany do CEIDG może sam zarządzać skrzynką albo wyznaczyć administratora, który będzie to robił w jego imieniu.
Pod tym linkiem zawarte są prawa i obowiązki posiadacza skrzynki do e-Doręczeń.
e-Doręczenia a ePUAP
Platforma ePUAP będzie stopniowo wygaszana. Ma zostać zastąpiona przez e-Doręczenia oraz nowy ekosystem e-usług w mObywatelu.
ePuap a e-doręczenia:
Źródło: Ministerstwo Cyfryzacji
Nowy ekosystem:
Źródło: Ministerstwo Cyfryzacji
Obowiązek posługiwania się e-doręczeniami wynika z:
- ustawy o doręczeniach elektronicznych (Dz.U. 2023, poz. 285)
- rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym (rozporządzenie eIDAS).