|
|
5 minut czytania

e-Doręczenia dla przedsiębiorców

Każda firma zarejestrowana w CEIDG będzie miała obowiązek korzystania ze specjalnej skrzynki e-Doręczeń w sprawach związanych ze swoją działalnością. Sprawdź, od kiedy adres do e-Doręczeń będzie obowiązkowy dla przedsiębiorców i jak go założyć.

ifirma.pl - księgowość

Każdy przedsiębiorca zobowiązany będzie posiadać skrzynkę do e-doręczeń, służącą do korespondencji z organami publicznymi. Jest ona czymś innym niż obecnie funkcjonujący ePUAP.

Czym są e-Doręczenia

e-Doręczenia to elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Adres ten ma służyć do elektronicznej komunikacji z urzędami, zastępując korespondencję papierową oraz docelowo ePUAP.

e-Doręczenia to usługa, która ma umożliwić wysyłkę, odbiór i przechowywanie korespondencji w formie elektronicznej. Od e-maila różnią się tym, że:

  • ma taki sam skutek prawny jak list polecony za potwierdzeniem odbioru,
  • zapewnia identyfikację nadawcy i odbiorcy.

Adres do e-Doręczeń to nie jest adres e-mail

Każdy adres do e-Doręczeń będzie wpisany do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE). Składać się będzie z ciągu znaków (liter i cyfr) w następującym układzie: AE:PL-XXXXX-XXXXX-YYYYY-ZZ, gdzie:

  • AE – to skrót od adres elektroniczny,
  • PL – kod kraju w standardzie ISO 3166 (w tym przykładzie Polski),
  • X – cyfry,
  • Y – litery,
  • Z – cyfry sumy kontrolnej.

Przykładowy adres do e-Doręczeń: AE:PL-12345-67890-ABCDE-12.

Adres do e-Doręczeń firmy pozostaje stały, nawet jeśli zmieni się jej adres fizyczny.

Baza Adresów Elektronicznych to rejestr publiczny, w którym zapisywane są wszystkie adresy do e-Doręczeń.

Usługę e-Doręczeń świadczą wyłącznie dostawcy usług zaufania: Poczta Polska S.A., jako dostawca publiczny oraz komercyjni dostawcy niepubliczni, wpisani do rejestru prowadzonego przez Ministra Cyfryzacji.

e-Doręczenia dla przedsiębiorców. Od kiedy?

Od 1 stycznia 2024 wniosek o utworzenie adresu do e-Doręczeń będzie obligatoryjnym elementem wniosku o wpis do CEIDG, czyli dla jednoosobowych działalności, natomiast posługiwanie się tak utworzonym adresem będzie obowiązkowe od 1 października 2026.

Harmonogram wprowadzania obowiązku stosowania Krajowego Systemu Doręczeń Elektronicznych

Wpis w CEIDG

Obowiązek posiadania adresu do e-Doręczeń

Jak założyć adres do e-Doręczeń

Firmy zarejestrowane w CEIDG od 01.01.2024 r.
od 1.01.2024
we wniosku o rejestrację firmy w CEIDG
Firmy zarejestrowane w CEIDG do 31.12.2023 r. jeśli nie zmienią danych w CEIDG od 30 września 2025 do 30 września 2026 roku
od 1.10.2026
składając wniosek o założenie adresu do e-doręczeń
Firmy zarejestrowane w CEIDG do 31.01.2023 r. jeśli zmienią dane w CEIDG od 30 września 2025 do 30 września 2026 roku
30.09.2025— 30.09.2026 (w dniu wpisu adresu do e-Doręczeń w BAE)
we wniosku o zmianę danych w CEIDG

We wskazanych powyżej latach adres do e-Doręczeń będzie obowiązkowy, jednak nie ma przeszkód, aby już teraz z niego korzystać. Przedsiębiorcy, którzy już teraz założą adres i skrzynkę do e-Doręczeń będą otrzymywać na nią wiadomości i dokumenty od podmiotów publicznych, które także zaczną korzystać z e-Doręczeń.

Jeśli masz założoną skrzynkę do e-Doręczeń jako obywatel, dla swojej firmy musisz założyć osobny adres do e-Doręczeń.

Jak założyć adres do e-Doręczeń?

Aby założyć adres do e-doręczeń należy złożyć wniosek o utworzenie adresu… do e-Doręczeń. Można go złożyć poprzez rządowy portal dla przedsiębiorców. Po wpisaniu odpowiednich danych firmy, dla której zakładany jest adres e-doręczeń można wskazać administratora skrzynki, czyli osobę, która będzie nią zarządzała w imieniu firmy. Kolejnym krokiem jest aktywowanie skrzynki wg instrukcji, która przyjdzie na adres e-mail wskazany we wniosku.

Założenie adresu do e-doręczeń wiąże się z wpisaniem go do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE), prowadzonej przez Ministerstwo Cyfryzacji. Jeśli firma wybierze publicznego dostawcę e-doręczeń, nie musi wysyłać wniosku o wpis do BAE — nastąpi to automatycznie (po aktywacji adresu do e-doręczeń). Jeśli firma zaś będzie chciała korzystać z usługi e-doręczeń od niepublicznego dostawcy, będzie musiała złożyć osobny wniosek o wpis adresu do e-doręczeń do BAE.

Samo założenie adresu (wpis w CEIDG) nie włącza podmiotu do systemu e-Doręczeń. Adres trzeba będzie jeszcze aktywować, co będzie obowiązkowe od 1 października 2026. Oznacza to, że przedsiębiorca, który rejestruje firmę od 2024 roku obowiązkowo będzie musiał podać we wniosku o wpis do CEIDG adres do e-Doręczeń, natomiast na jego aktywację/uruchomienie będzie miał czas do roku 2026.

Jak aktywować adres do e-Doręczeń?

Żeby adres do e-Doręczeń danej firmy stał się widoczny w bazie adresów elektronicznych, a skrzynka zaczęła działać, potrzebna jest ich aktywacja.

Aby aktywować firmową skrzynkę do e-Doręczeń należy:

  1. zalogować się na Konto Przedsiębiorcy,
  2. wybrać opcję e-doręczenia,
  3. wskazać skrzynkę, którą chcemy aktywować,
  4. kliknąć “Przejdź do aktywacji”
  5. podać adres e-mail, na który mają być wysyłane powiadomienia,
  6. zaakceptować Regulamin
  7. kliknąć Aktywuj skrzynkę.

Szczegółowe informacje jak to zrobić będą przesłane w wiadomości e-mail do administratora skrzynki lub do przedsiębiorcy, który jest właścicielem adresu i nie wyznaczył administratora.

Na aktywowany adres do e-Doręczeń przyjdzie wiadomość o jego wpisie do bazy adresów elektronicznych. Od tego momentu urzędy, które mają adresy do e-Doręczeń, będą przesyłać przedsiębiorcy korespondencję tylko elektronicznie, na adres wpisany do BAE.

Jak korzystać z e-Doręczeń?

Z e-Doręczeń będzie można korzystać przez:

  • skrzynkę e-Doręczeń na mObywatel.gov.pl i edoreczenia.gov.pl,
  • skrzynkę na Koncie Przedsiębiorcy na biznes.gov.pl,
  • system kancelaryjny EZD zintegrowany z e-Doręczeniami,
  • aplikacje firm dostarczających usługę e-Doręczeń.

Przedsiębiorcą wpisany do CEIDG może sam zarządzać skrzynką albo wyznaczyć administratora, który będzie to robił w jego imieniu.

Pod tym linkiem zawarte są prawa i obowiązki posiadacza skrzynki do e-Doręczeń.

e-Doręczenia a ePUAP

Platforma ePUAP będzie stopniowo wygaszana. Ma zostać zastąpiona przez e-Doręczenia oraz nowy ekosystem e-usług w mObywatelu.

ePuap a e-doręczenia:
ePUAP eDoreczenia

Źródło: Ministerstwo Cyfryzacji

Nowy ekosystem:
ekosystem

Źródło: Ministerstwo Cyfryzacji

 

Obowiązek posługiwania się e-doręczeniami wynika z:

  • ustawy o doręczeniach elektronicznych (Dz.U. 2023, poz. 285)
  • rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym (rozporządzenie eIDAS).

Autor ifirma.pl

Dorota Łesak

Księgowa i autorka tekstów. Jako księgowa w ifirma.pl każdego dnia zapewnia fachowe wsparcie swoim klientom – małym firmom usługowym i handlowym. Pomiędzy codziennymi obowiązkami dzieli się na blogu ifirma.pl swoim ośmioletnim doświadczeniem i wiedzą dotyczącą tematów księgowo-podatkowych.

Cała firma
w jednym miejscu?

Z Biurem Rachunkowym i aplikacją IFIRMA masz wszystko pod kontrolą i w jednym narzędziu!

już od 149zł/mies.
Zleć księgowość
Dodaj komentarz

Zachęcamy do komentowania naszych artykułów. Wyraź swoje zdanie i włącz się w dyskusje z innymi czytelnikami. Na indywidualne pytania (z zakresu podatków i księgowości) użytkowników ifirma.pl odpowiadamy przez e-mail, czat lub telefon – skontaktuj się z nami.

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

Administratorem Twoich danych osobowych jest IFIRMA S.A. z siedzibą we Wrocławiu. Dodając komentarz na blogu, przekazujesz nam swoje dane: imię i nazwisko, adres e-mail oraz treść komentarza. W systemie odnotowywany jest także adres IP, z wykorzystaniem którego dodałeś komentarz. Dane zostają zapisane w bazie systemu WordPress. Twoje dane są przetwarzane na podstawie Twojej zgody, wynikającej z dodania komentarza. Dane są przetwarzane w celu opublikowania komentarza na blogu, jak również w celu obrony lub dochodzenia roszczeń. Dane w bazie systemu WordPress są w niej przechowywane przez okres funkcjonowania bloga. O szczegółach przetwarzania danych przez IFIRMA S.A dowiesz się ze strony polityki prywatności serwisu ifirma.pl.

Biuro rachunkowe - ifirma.pl

Mobilnie. Wszędzie

Z ifirma.pl masz księgowość w swoim telefonie. Wysyłaj dokumenty, sprawdzaj salda i terminy online, gdziekolwiek jesteś. Aplikację znajdziesz na najpopularniejszych platformach.

Mobilnie