Anulowanie faktury zaewidencjonowanej w pliku JPK

Anulowanie faktury nie zostało uregulowane w przepisach podatkowych. Jednak takie sytuacje w praktyce zdarzają się dość często i przedsiębiorcy zastanawiają się, w jaki sposób takie transakcje powinny być ewidencjonowane w JK_V7. W dzisiejszym artykule odpowiemy na pytanie, jak postąpić z fakturą, która została już zaewidencjonowana w JPK_V7.

Kiedy możemy mówić o anulowaniu faktury?

Z uwagi na brak przepisów praktyka postępowania z fakturami, które mogą być anulowane, została wypracowana w wydawanych interpretacjach podatkowych i wyrokach sądowych. W oparciu o tę linię interpretacyjną można wnioskować, że o możliwości anulowania faktury mówimy w przypadku, gdy spełnione zostały łącznie 2 warunki:

• faktura nie trafiła do obrotu, nie została wysłana do odbiorcy lub do niego nie dotarła,
• transakcja nie doszła do skutku.

Wskazane jest posiadanie oryginału i kopii faktury. Wyjątek stanowi sytuacja, w której doszło do zagubienia przesyłki wraz z fakturą, ale i w tym przypadku powinno być potwierdzenie zaistniałego zdarzenia od firmy spedycyjnej.

Kiedy nie można anulować faktury?

Na stronach rządowych, gdzie publikowane są różne informacje dla przedsiębiorców, można przeczytać, że nie można dokonywać anulowania faktury w następujących przypadkach:

1. Wystawiona faktura dokumentuje przeprowadzoną transakcję, ale została wystawiona nieprawidłowo.

   W takim przypadku pomimo braku księgowania u odbiorcy powinna zostać wystawiona faktura korygująca.

2. Faktura została wprowadzona do obrotu prawnego, ale transakcja nie została dokonana.

   Faktura nie została odesłana przez kontrahenta. Należy wystawić fakturę korygującą do zera.

W interpretacji 0111-KDIB3-1.4012.12.2019.2.RSZ z dnia 21.03.2019 r. Dyrektor KIS napisał, że anulowanie faktury, gdzie dochodzi do przekreślenia oryginału i kopii faktury oraz dokonaniu na nich adnotacji uniemożliwiających ich powtórne wykorzystanie dopuszczalne jest w przypadku, gdy faktura nie została wprowadzona przez podatnika do obrotu prawnego oraz dokumentuje czynność niedokonaną. Aby móc anulować fakturę wystawca musi posiadać oba egzemplarze faktur – oryginał i kopię – a kontrahent nie może uwzględnić faktury w swoich ewidencjach. W naszym przypadku wystawca nie posiada dwóch egzemplarzy wystawionej faktury i nie może stwierdzić, czy faktura nie została wprowadzona do rejestrów VAT u nabywcy. Skoro nie ma możliwości anulowania faktury, to pozostaje jedynie wystawić fakturę korygującą do zera.

W jednym z wyroków sądowych sygn. akt. I SA/Gl 1175/20 z dnia 27.01.2021 r. Sąd WSA stoi na stanowisku, że do anulowania faktury może dojść zarówno w sytuacji, gdy przedsiębiorca wystawia i wysyła fakturę VAT do nabywcy usługi lub towaru, która nie jest przez niego odebrana, jak również w przypadku, w którym wystawca wysyła fakturę VAT, zaś nabywca usługi lub towaru fakturę odbiera, ale ją odsyła do wystawcy bez wprowadzenia do swoich ksiąg podatkowych. W takim przypadku przedsiębiorca jest również w posiadaniu zarówno oryginału, jak i kopii faktury VAT.

Dla przedsiębiorcy, który chce dokonać anulowania faktury kluczowe będzie posiadanie zarówno oryginału, jak i kopii faktury.

3. Wystawienie faktury elektronicznej.

   W takim przypadku faktura znajduje się u odbiorcy i nie ma możliwości jej zwrotu. Należy wystawić fakturę korygującą.

W jaki sposób anulować fakturę zaewidencjonowaną w JPK?

Przedsiębiorcy mają obowiązek comiesięcznego przesyłania plików JPK wraz z ewidencjami VAT sprzedaży i zakupu w cyklach miesięcznych, bez względu na wybraną formę składania części deklaracyjnej:

• JPK_V7M – miesięczne rozliczenia VAT,
• JPK_V7K – kwartalne rozliczenia VAT.

Jeżeli faktura, która ma zostać anulowana, znajdzie się już w rejestrach VAT sprzedaży i zostanie wysłany miesięczny JPK, to w takim przypadku należy wysłać korektę tego pliku bez uwzględniania tej faktury. Taka informacja znajduje się na stronie Ministerstwa Finansów w pytaniach i odpowiedziach dotyczących JPK VAT.

Na takim stanowisku stoją również organy podatkowe w wydawanych interpretacjach podatkowych. W jednej z nich nr 0114-KDIP1-3.4012.394.2020.1.ISK z dnia 29.09.2020 r. wnioskodawca w opisie stanu faktycznego wskazał, że anulowana faktura została już uwzględniona w rozliczeniu (deklaracji) VAT za dany okres rozliczeniowy. W ocenie wnioskodawcy anulowanie faktury powinno się odbyć w ramach tego samego okresu rozliczeniowego, poprzez „wycofanie” anulowanej fakturę z rozliczenia (deklaracji) VAT za okres, w którym została ona pierwotnie ujęta. Dyrektor KIS uznał stanowisko wnioskodawcy za prawidłowe. W uzasadnieniu napisał m.in., że korekta deklaracji ma na celu poprawienie błędu, który został popełniony przy jej sporządzeniu skorygowanie deklaracji polega na ponownym, poprawnym jej wypełnieniu.

W zależności od programu księgowego, w którym wystawiane są faktury sprzedaży, proces anulowania może przebiegać na nieco odmiennych zasadach. Ważne jest, żeby nie została zachwiana chronologia numerów wystawianych faktur.