Czy należności delegacyjne są zawsze wolne od podatku i składek ZUS?

Należności delegacyjne - omówione zagadnienia:

Podróże służbowe są dość powszechnym zjawiskiem, mogą je odbywać zarówno pracownicy, jak i właściciele firm. Jak jesteśmy przedsiębiorcą i zatrudniamy pracowników, to dodatkowo potrzebna nam jest znajomość przepisów, w jaki sposób powinny być rozliczane delegacje naszych pracowników. W dzisiejszej publikacji odpowiemy na pytanie, czy zawsze należności delegacyjne będą wolne od podatku i składek ZUS.

Delegacja służbowa pracownika a obciążenia podatkowe i składkowe

Niejednokrotnie pisaliśmy na temat rozliczania wyjazdów służbowych pracowników, zarówno tych krajowych, jak i zagranicznych. Zarówno przepisy o podatku dochodowym od osób fizycznych, jak i przepisy dotyczące naliczania składek na ubezpieczenia społeczne odnoszą się wprost do rozliczania należności za pobyt w podróży służbowej.

Rozliczanie podróży służbowej pracownika
Podatek dochodowy od osób fizycznych	Składki ZUS
Wolne od podatku dochodowego (zwolnienie przedmiotowe) są diety i inne należności do wysokości określonej w rozporządzeniu*)	Wolne od składek ZUS są należności z tytułu podróży służbowej do wysokości limitów określonych w rozporządzeniu*)
*) Rozporządzenie w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej

Limity wynikające z rozporządzenia, pomimo że są dedykowane pracownikom zatrudnionym w sferze budżetowej stosowane są również w sektorze prywatnym. Jednak niekiedy może dojść do takich wydatków w podróży służbowej, że powstaje wątpliwość czy powinien być od nich pobrany podatek i składki ZUS.

Wypłata należności z tytułu podróży służbowych ponad limity

Przedsiębiorca wysyłający swoich pracowników w podróż służbową nie jest sztywno ograniczony limitami wypłat określonymi w rozporządzeniu w sprawie diet. Jednak dokonanie wypłaty ponad ustawowe limity rodzi określone konsekwencje na gruncie rozliczania podatkowego i składkowego. Niekiedy w ocenie właścicieli firm występują przesłanki pozwalające na korzystanie ze zwolnienia z PIT, jednak organy podatkowe uważają inaczej. W jednej z interpretacji nr 0114-KDIP3-2.4011.838.2022.4.JM z dnia 23 listopada 2022 r. spółka zadała pytanie czy koszty diety i noclegu ponad limity określone w rozporządzeniu będą się musiały znaleźć w podstawie do opodatkowania. W odpowiedzi Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej (KIS) odpowiedział, że jeżeli chodzi o diety wypłacone w wyższej kwocie, to nadwyżka będzie opodatkowana w PIT. Natomiast jeżeli chodzi o zwrot kosztów noclegu ponad limit, to w uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej limit dwudziestokrotność stawki diety. W ocenie Dyrektora KIS ze zwolnienia przedmiotowego w PIT będzie korzystać cała kwota wydatku za nocleg wynikająca z rachunku dostarczonego przez pracownika.

U danego pracodawcy mogą funkcjonować przepisy wewnętrzne, które przewidują bardziej korzystne warunki zwrotu wydatków poniesionych przez pracownika w podróży służbowej. Jednak w takich przypadkach i tak w mocy pozostają przepisy mówiące o tym, że tylko zwrot kosztów do wysokości limitów z rozporządzenia będzie mógł korzystać ze zwolnienia od podatku PIT. Potwierdził to Dyrektor KIS w interpretacji z dnia 07.05.2021 r. nr 0112-KDWL.4011.11.2021.1.TW. W tej interpretacji zostało również podkreślone, że postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż określona w rozporządzeniu.

Udział pracownika w spotkaniach biznesowych

Często w czasie pobytu w podróży służbowej może dojść do różnego rodzaju spotkań biznesowych zainicjowanych przez samego właściciela firmy lub pracownika w ramach wykonywanych zadań służbowych. W tym miejscu powstaje wątpliwość, czy posiłki spożywane w trakcie takich spotkań będą generowały przychód po stronie pracownika. W jednej z interpretacji nr IBPB-2-1/4511-196/15/ASz z dnia 31 sierpnia 2015 r. można przeczytać, że skorzystanie przez pracowników ze świadczenia w postaci pokrycia przez pracodawcę kosztów gastronomii i noclegu podczas spotkań biznesowych następuje za zgodą pracownika, lecz nie jest spełniane w interesie pracownika tylko pracodawcy. Dlatego też w takich przypadkach, kiedy pracownik bierze udział w spotkaniach z kontrahentami, najczęściej na polecenie pracodawcy, skorzystanie z posiłku w jego trakcie nie będzie stanowiło dla pracownika przychodu do opodatkowania, nawet jeśli jego wartość przekracza kwotę diety. Jednak jeśli taki posiłek zostanie potraktowany jako: śniadanie, obiad czy kolacja, to powinien odpowiednio zmniejszyć dietę.

Należności delegacyjne – podsumowanie

W dzisiejszej publikacji opisane zostały niektóre sytuacje, w których przedsiębiorcy mogą mieć dylemat, w jaki sposób rozliczyć należności z tytułu podróży służbowych przypadających dla pracowników. Przepisy podatkowe i składkowe odnoszą się wprost do wypłat diet i innych należności do wysokości limitów wynikających z rozporządzenia w sprawie diet. Niekiedy jednak w podróży służbowej mogą zostać wygenerowane wydatki, co do których powstają wątpliwości czy powinny znaleźć się w przychodach pracownika i być opodatkowane i oskładkowane czy też nie. Zwrot należności delegacyjnych powyżej obowiązujących limitów najczęściej będzie przychodem pracownika. Jednak jeśli pracownik za zgodą lub na polecenie pracodawcy będzie uczestniczył w spotkaniach biznesowych, to wówczas poniesione przez pracodawcę koszty gastronomii nie znajdą się w przychodach pracownika, nawet jeśliby znacznie przewyższały kwotę diety.