Czym jest benchmarking i jak go stosować?

Sposobem na dotrzymanie kroku konkurencji jest benchmarking, który polega na poszukiwaniu najlepszych wzorów postępowania wśród innych organizacji. Chcesz dowiedzieć się, jak go zastosować? Przeczytaj poniższy artykuł!

Benchmarking – co to takiego?

Benchmarking jest koncepcją polegającą na porównywaniu procesów, usług czy produktów do swoich rywali biznesowych i przejmowaniu ich rozwiązań do swojej firmy. Dzięki niemu możemy dowiedzieć się:

• Jakie są kluczowe czynniki sukcesu w naszej branży;
• Czy jakość naszej oferty, usług, zakres cen i efektywność są konkurencyjne;
• Czy procesy operacyjne są na wystarczająco wysokim poziomie w stosunku do otoczenia rynkowego;
• Na jakim etapie rozwoju jest firma w porównaniu do konkurencji;
• Które firmy są pionierami i skorzystać z ich rozwiązań strategicznych;
• Jakie cele krótko- i długoterminowe są zasadne i możliwe do realizacji.

Procedura benchmarkingu

Wdrażanie jakichkolwiek zmian w przedsiębiorstwie jest złożonym procesem, do którego należy się przygotować. W zależności od postawionych celów proces ten może być czasochłonny, kosztowny. Zbyt wygórowana misja może przerosnąć możliwości, co skaże projekt na porażkę. Skupienie się na kwestiach, które w praktyce nie dadzą oczekiwanych rezultatów, są nieopłacalne. Istotna jest również postawa kierownictwa i pracowników, którzy muszą wykazać się chęcią i gotowością do działania.

1. Wybierz temat analizy porównawczej

Zdecyduj, jakiemu obszarowi chcesz się przyjrzeć i udoskonalić. Zbierz dane o procesach zachodzących w swojej firmie, nieprawidłowościach itp. Określ wskaźniki, które będą dla Ciebie najistotniejsze.

2. Pozyskaj informacje o swoim zewnętrznym otoczeniu

Znajdź przedsiębiorstwa, które posłużą za punkt odniesienia i nawiąż z nimi relację. W miarę możliwości dowiedz się w jaki sposób oni rozwiązują problemy, jaką mają strategię, jaki jest ich udział w rynku, tempo wzrostu itd.

3. Analiza zebranych informacji

Porównaj ze sobą uzyskane dane. Postaraj się określić lukę strategiczną między Tobą a konkurentami i znaleźć przyczyny tego stanu.

4. Ustal cele i strategię działania

Sprecyzuj cele zgodnie z zasadą SMART, które przyczynią się do sukcesu przedsiębiorstwa. Mogą to być np. nowe standardy pracy, sposób wyceny, narzędzia technologiczne.

5. Wprowadź zmiany i monitoruj postępy

Zaadaptuj opracowaną taktykę do swojej firmy i obserwuj, czy przynosi oczekiwane korzyści, czy któryś obszar należy dopracować.

Rodzaje benchmarkingu

Benchmarking można sklasyfikować na:

Benchmarking wyników

Odnosi się do danych ilościowych np. wskaźników efektywności, które można zbierać i porównywać ze sobą. Wykonywany regularnie pozwala uchwycić pogorszenie wydajności firmie, które może być początkiem wdrażania ulepszeń w firmie.

Benchmarking strategiczny

Polega na zestawieniu sposobów zarządzania dobrze prosperujących przedsiębiorstw z własnymi strategiami. Zauważenie różnic między nimi może wskazać kierunek działań zmierzający do zdobycia przewagi konkurencyjnej.

Benchmarking procesów

Dotyczy zrozumienia procesów w firmie i opracowania rozwiązań optymalizacyjnych. Poznanie i wdrożenie ich w życie usprawnia pracę zespołu, co pozytywnie wpływa na funkcjonowanie firmy.

Benchmarking produktów/usług

Polega na przeanalizowaniu cech produktów lub usług konkurencji, aby uchwycić różnice między naszą ofertą a innymi. Te informacje można wykorzystać do wprowadzenia zmian we własnej ofercie, co poskutkuje lepszym spełnieniem oczekiwań klientów.

Benchmarking konkurencyjny

Ma on znacznie szerszy zakres, bazuje na porównywaniu nie tylko produktów czy usług, ale procesów, działań, sposobów zarządzania przez rywali rynkowych. Jednak warto mieć na uwadze, iż pozyskanie niektórych informacji handlowych (często poufnych) jest bardzo trudne lub niemożliwe.

Benchmarking wewnętrzny

Odbywa się wewnątrz danej firmy, gdzie porównywane są np. efektywność czy różnice w osiąganych zyskach pomiędzy poszczególnymi działami. Jest to najczęściej praktykowana metoda w przypadku dużych, rozbudowanych przedsiębiorstw, w których monitorowanie procesów jest szczególnie ważne.

Przykłady zastosowania

Poniżej przedstawimy, w jaki sposób inne przedsiębiorstwa wykorzystały procedurę benchmarkingu w swoim sektorze. Być może będą one inspiracją, dzięki której poprawisz określone procesy w Twojej firmie?

GTE Telephone Operations

Przed wybraniem strategii zbierz jak najwięcej informacji o swojej firmie, które pomogą Ci określić swoją pozycję konkurencyjną. Weź pod uwagę takie czynniki jak udział w rynku, ponoszone koszty, zyski, tempo wzrostu, wydajność, cykl życia produktu, satysfakcję klienta itd.

Następnie porównaj swoje wyniki z Twoimi rywali rynkowymi na podstawie których, będziesz w stanie określić swoje mocne strony oraz elementy, które wymagają poprawy. Możesz do tego wykorzystać analizę luk strategicznych. Jako przykład zastosowania benchmarkingu konkurencyjnego jest przypadek GTE Telephone Operations. Dzięki temu ustalił on różnice pomiędzy innymi firmami, które były konsekwencją przestarzałych, nieefektywnych procesów. Zidentyfikowanie tej słabości umożliwiło szybkie wdrożenie działań naprawczych i poprawę sytuacji firmy telekomunikacyjnej.

WordPerfect

W latach 90. firma WordPerfect zajmująca się tworzeniem oprogramowania do edycji tekstu toczyła zaciętą walkę konkurencyjną z dynamicznie rozwijającym się Microsoftem. WordPerfect zdecydowała się na skupienie swoich nakładów na poprawę jakości obsługi klienta, sądząc, że pozwoli to na zdobycie dominacji na rynku. Ówczesnym wyzwaniem było zarządzanie infolinią, która mogła przyjąć dziennie ograniczoną liczbę połączeń, co uniemożliwiało wielu klientom kontakt z firmą i uzyskanie pomocy. Do wdrożenia ulepszeń w tym zakresie WordPerfect wykorzystał benchmarking poprzez zastosowanie praktyk stosowanych przez prezenterów radiowych, którzy przyjmowali połączenia od kierowców. Postanowiono zatrudnić więcej pracowników, którzy mieli zajmować się klientami oczekującymi na właściwe połączenie – mieli oni odpowiadać na ich pytania, przedstawiać ofertę itp. do momentu, aż linia obsługi technicznej nie będzie wolna. W efekcie firma zyskała uznanie w oczach klientów i wyprzedziła innych rywali w rankingach jakości obsługi klienta.

Motorola

Firmie Motorola zależało na zmniejszeniu awaryjności ich wyrobów. Ich proces produkcyjny był na bardzo wysokim poziomie, dlatego postanowili zwrócić uwagę na współpracę ze swoimi dostawcami. Wychodzili z założenia, iż problem może leżeć po ich stronie przez dostarczanie materiałów o niższej jakości. Inspirując się podejściem firmy Xerox, postanowiono zmienić charakter relacji z dostawcami na bardziej partnerski. Motorola narzuciła na dostawców wymóg podniesienia standardów produkcji i zdobycia nagrody Baldrige’a, która stanowiła dowód wysokiej jakości oferowanych usług. Jeżeli któryś z kontrahentów nie chciał przystać na takie warunki, Motorola kończyła z nim współpracę. Dzięki tej strategii firma znacząco poprawiła swoje wyniki i mogła realizować swoje cele strategiczne.

Szkolnictwo wyższe

W podobny sposób wykorzystano tę strategię także w sektorze publicznym. Przykładem zastosowania benchmarkingu w sektorze publicznym jest zapoczątkowanie w 2007 roku projektu „Benchmarking w szkolnictwie wyższym” przez Instytut Społeczeństwa i Wiedzy. Jego celem było opracowanie systemu benchmarkingowego dla polskich uczelni, aby móc obserwować stan i rozwój szkolnictwa oraz wymianę doświadczeń. Dostęp do tych danych stwarzał możliwość oceny tego obszaru i wprowadzenia nowych rozwiązań w zakresie e-learningu, współpracy naukowo-badawczej z przedsiębiorstwami.

Podsumowanie

Podejmowanie kluczowych decyzji w firmie nie jest łatwym zadaniem, które z pewnością nie powinno być dokonywane pochopnie i w pośpiechu. Warto porównywać swoje rezultaty z panującymi w danej chwili tendencjami w gospodarce oraz konkurencyjnymi firmami. Taka analiza może dostarczyć wielu cennych informacji, które mogą zostać wykorzystane do podniesienia swojej przewagi konkurencyjnej.