Małgorzata Jagusiak
Podróż służbowa jest integralną częścią wykonywania zadań pracowniczych. Z podróżą służbową wiążą się pewne kategorie wydatków, które muszą być sfinansowane przez przedsiębiorcę. W dzisiejszej publikacji zajmiemy się omówieniem wypłaty diet i ryczałtów dla pracowników zatrudnionych na umowę zlecenie w 2024 roku.
Podróż służbowa – definicja
Pracownik może wykonywać zadania służbowe zarówno w stałym miejscu pracy, jak i poza nim, o tym decyduje pracodawca. W takich przypadkach mówi się, że pracownik przebywa w podróży służbowej. Ustawa Kodeks pracy definiuje pojęcie podróży służbowej.
| Podróż służbowa jest to wykonywanie na polecenie pracodawcy zadań służbowych poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy |
| Pracownikowi przebywającemu w podróży służbowej przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z tą podróżą |
| Warunki ustalania należności przysługujących za czas podróży służbowej zostały opisane w Rozporządzeniu w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej |
Rozporządzenie reguluje m.in.:
|
| Zasady rozliczania należności przysługujących za czas podróży służbowej powinny być uregulowane w układach zbiorowych pracy, regulaminie wynagradzania lub umowie o pracę, przy czym nie mogą być one mniej korzystne niż wynika to z przepisów |
| Zwrot kosztów jest dokonywany na podstawie okazanych biletów, faktur czy oświadczeń pracownika jeśli nie ma stosownego dokumentu lub został on zagubiony |
Podróż służbowa zleceniobiorcy
Wielu przedsiębiorców może mieć dylemat czy może ujmować w kosztach także wydatki związane z podróżą służbową pracowników zatrudnionych na umowę zlecenie? Sięgając do przepisów nie napotkamy negatywnych przesłanek, a to oznacza, że bez względu na rodzaj zawartej umowy każdy pracownik może przebywać w podróży służbowej. Przedsiębiorca powinien jednak zwrócić uwagę, że przepisy Kodeksu pracy odnoszą się jedynie do pracowników na etacie. W przypadku pracowników na zleceniu wiele kwestii związanych z zatrudnieniem powinno się znaleźć w podpisanej umowie, również te związane z rozliczaniem podróży służbowej.
| Przepisy nie zabraniają, żeby pracownik zatrudniony na umowy cywilnoprawne przebywał w podróży służbowej, jednak w takim przypadku nie mają zastosowania przepisy Kodeksu pracy |
| Pracodawca może wystawić polecenie wyjazdu służbowego, na którym znajdą się informacje na temat wyjazdu służbowego |
W przypadku zleceniobiorców przedsiębiorca powinien rozważyć, czy zapisów o rozliczaniu podróży służbowej nie wprowadzić do zawartej umowy. Oznaczałoby to, że w umowie znajdzie się m.in. informacja o:
|
| Wydatki poniesione w związku z podróżą służbową zleceniobiorcy będą stanowiły koszty uzyskania przychodów dla przedsiębiorcy |
|---|
Diety i ryczałty przy umowach zlecenia – zmiany 2024
Począwszy od 1 stycznia 2023 roku ulegała zmianie wysokość diety przysługująca za czas podróży służbowej. Pamiętajmy, że kwota diety jest również brana pod uwagę przy obliczaniu ryczałtów za dojazdy, nocleg czy udokumentowane koszty noclegu. Zobaczmy więc jak się kształtują diety i ryczałty przy umowach zlecenie w 2024 roku.
Nie ma nigdzie informacji na podstawie jakiego dokumentu dokonać rozliczenia podróży służbowej zleceniobiorcy. W rozporządzeniu w sprawie prowadzenia PKPiR znajdziemy informację, że koszty diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników powinno być zaksięgowane dowodem wewnętrznym. Użyte pojęcie “pracownika” nie jest ograniczające np. tylko do pracowników zatrudnionych na umowę o pracę, dlatego można swobodnie na tym dokumencie rozliczyć również podróż służbową zleceniobiorcy.
Czy zwrot kosztów za podróż służbową przy umowach zlecenie będzie stanowił przychód pracownika?
Pozostaje jeszcze jedna kwestia do rozstrzygnięcia, a mianowicie czy otrzymane diety i zwrot kosztów podróży służbowej będzie opodatkowany i oskładkowany? W tym obszarze zarówno przepisy ustawy o podatku dochodowym, jak przepisy ZUS wypowiadają się w sposób czytelny i jednoznaczny.
Diety i inne należności za czas podróży służbowej (również zleceniobiorcy) korzystają:
|
|---|
| Zwolnienie od podatku i od składek ZUS dotyczy wypłat dokonanych do wysokości limitów określonych w Rozporządzeniu w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej |
| Na temat rozliczania należności delegacyjnych podatku PIT i składek społecznych ZUS można przeczytać szerzej w podlinkowanej publikacji |
Podróż służbowa zleceniobiorcy – interpretacja podatkowa
Z wnioskiem o wydanie indywidualnej interpretacji podatkowej w sprawie wypłaty diety od umowy-zlecenia wystąpił kierowca/zleceniobiorca. Temat został opisany w interpretacji nr 0113-KDIPT2-1.4011.96.2023.1.HJ z dnia 31.03.2023 r. W przedstawionej sprawie kierowca jest zatrudniony w firmie na podstawie umowy- zlecenia. Z zapisów umowy wynika, że będzie otrzymywał diety i ryczałty za nocleg za czas pobytu w podróży służbowej. Pytanie dotyczyło kwestii zwolnienia od podatku PIT wypłaconych należności za podróż służbową do wysokości limitów określonych w Rozporządzeniu. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej (KIS) zgodził się ze stanowiskiem kierowcy, że takie należności będą korzystały ze zwolnienia w PIT odstępując od uzasadnienia prawnego.
Podsumowanie
Wydawać by się mogło, że rozliczanie podróży służbowych nie powinno przysparzać problemów przedsiębiorcom, jednak w praktyce tak nie jest. W dzisiejszej publikacji opisaliśmy jedynie niewielki wycinek tematu w zakresie rozliczania podróży zleceniobiorców. Na ten temat nie wypowiadają się żadne przepisy, a to oznacza, że nie ma także przeciwwskazań, żeby podróż służbową pracowników zatrudnionych na umowę zlecenie można było rozliczać na takich samych zasadach, jak pracowników etatowych. Od 2023 roku zmieniły się wysokości diet, a na ich podstawie naliczane są również ryczałty za dojazdy, nocleg czy maksymalna kwota udokumentowanych kosztów noclegu. Nie ma różnic w rozliczaniu podróży służbowej pracownika na etacie i na zleceniu. Zarówno w jednym, jak i drugim przypadku wypłacone należności znajdą się w kosztach uzyskania przychodów przedsiębiorcy. Dla pracownika przychód będzie korzystał ze zwolnienia PIT i składek ZUS do wysokości limitów. Jedynie w przypadku umowy- zlecenie zasady rozliczania takich wyjazdów powinny być uregulowane na etapie zawierania umowy. W przypadku pracowników etatowych takie informacje znajdują się w Kodeksie pracy.
226 
Zespół IFIRMA
Adrianna Glapiak
Dorota Łesak
Marta Matylda Kania
