Dwa samochody w firmie – jak rozliczyć koszty?

Przepisy podatkowe nie precyzują wielu kwestii, są bardzo ogólne stąd tak dużo wydawanych interpretacji podatkowych. Często niestety tak bywa, że przedsiębiorca i fiskus odmiennie interpretują to co zostało napisane w ustawie i na tym tle dochodzi do sporów. Nic więc dziwnego, że przed wieloma decyzjami, jakie trzeba podjąć w działalności szukamy pomocy i wsparcia u księgowego, doradcy podatkowego czy prawnika. Nie zapominajmy, że naszym zadaniem jest również służyć wiedzą i pomocą, co z przyjemnością czynimy. W dzisiejszej publikacji poruszamy temat dwóch samochodów w firmie na gruncie rozliczania kosztów.

Dwa samochody w firmie – czy to jest zabronione?

Jeżeli prowadzisz jednoosobową działalność, nie zatrudniasz pracowników, to możesz mieć wątpliwość, czy urząd skarbowy nie zakwestionuje kolejnego samochodu na firmę. Zobaczmy więc co na ten temat mówią przepisy. Otóż tak naprawdę w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych nie ma wzmianki, która wprost odnosiłaby się do tej kwestii. Dla przedsiębiorcy ważna jest część, w której ustawodawca opisuje wyłączenia z kosztów (art. 23 ustawy o PIT). Przeglądając ten artykuł nie znajdziemy żadnego przepisu na ten temat. Czy to oznacza, że można mieć dwa samochody w firmie? Odpowiedź brzmi tak, ale trzeba ją rozwinąć.

Co jest uznawane za koszty uzyskania przychodów w działalności?

Zanim przejdziemy do meritum najpierw kilka słów przypomnienia na temat kosztów w działalności. Pamiętajmy, że w przypadku osób fizycznych pojęcie kosztów jest ważne jedynie dla przedsiębiorców, którzy wybrali opodatkowanie na zasadach ogólnych – według skali podatkowej i podatek liniowy i prowadzą PKPiR. Pojęcie kosztu zostało zdefiniowane w ustawie o PIT, zobaczmy więc czym się powinny charakteryzować.

Dwa samochody w firmie – a co na to urząd skarbowy?

I tu dochodzimy do sedna tematu. Dopóki urząd skarbowy nie zacznie weryfikować naszych rozliczeń, to tak naprawdę nie wiemy, w jaki sposób podejdzie do wydatków, które ponosimy w działalności. W naszej konkretnej sprawie, czyli dwóch samochodów w firmie, jak już ustaliliśmy przepisy nie wypowiadają się. Jednak dość często przedsiębiorców nurtuje, czy jak zakupią drugi samochód na firmę, to czy przypadkiem fiskus tego nie zakwestionuje. Możemy to sprawdzić dokonując przeglądu niektórych interpretacji podatkowych. Zaczniemy od interpretacji nr 0113-KDIPT2-1.4011.982.2020.2.MGR z dnia 09.03.2021 r. Przedsiębiorca prowadzi działalność gospodarczą w zakresie indywidualnej praktyki lekarskiej. Posiada już jeden samochód osobowy, od którego rozlicza 75% kosztów. Zamierza jednak wziąć w leasing jeszcze jeden samochód osobowy. Pytanie brzmi: Czy istnieje możliwość zaliczania do kosztów uzyskania przychodów opłat leasingowych i wydatków eksploatacyjnych od kolejnego samochodu osobowego? W ocenie przedsiębiorcy przepisy tego nie zabraniają. Z takim podejściem zgodził się również Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej (KIS), który uznał stanowisko przedsiębiorcy za prawidłowe. W uzasadnieniu napisał m.in., że przepisy nie ograniczają możliwości wykorzystywania na potrzeby działalności gospodarczej różnych środków transportu, w tym także samochodów osobowych oraz ilości posiadanych środków transportu. Warunkiem koniecznym jest jednak wykazanie związku pomiędzy kosztami a przychodami i ten obowiązek spoczywa na przedsiębiorcy. W kolejnej interpretacji nr 0115-KDIT3.4011.503.2022.3.KP z dnia 22.09.2022 r. pytanie zadał przedsiębiorca z branży IT. W tym przypadku chodzi również o zakup drugiego samochodu do firmy i możliwość odliczania kosztów od obydwu samochodów. Dyrektor KIS przyznał rację przedsiębiorcy, że może tak postąpić, o ile charakter prowadzonej działalności gospodarczej (np. jej rozmiar, sposób wykonywania usług) uzasadnia wykorzystywanie w tej działalności gospodarczej dwóch środków transportu (samochodów) i przedsiębiorca wykaże związek wydatku z przychodami.

W najnowszej interpretacji o sygnaturze 01115-KDIT3.4011.725.2024.2.DP z dnia 13-11-2024 r. przedsiębiorca prowadzący działalność jednoosobową zadał pytanie czy może zaliczyć w koszty zakup drugiego pojazdu i wydatki z nim związane. Pierwszy pojazd w działalności to auto miejskie, drugi to będzie SUV. Jako argumentację wskazał dojazd do nowych klientów zamieszkujących tereny, do których dojazd jest utrudniony. Drugi pojazd ma także pełnić rolę pojazdu zastępczego w razie awarii pierwszego. Dyrektor KIS poinformował, że przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie ograniczają możliwości wykorzystywania na potrzeby działalności gospodarczej ilości zakupionych środków transportu. Wskazał, iż warunkiem koniecznym do uznania wydatków poniesionych na określony samochód osobowy za koszt uzyskania przychodów (w ramach limitów ustawowych) jest jego wykorzystywanie na potrzeby i w ramach prowadzonej działalności gospodarczej.

Jak rozliczyć koszty samochodów osobowych w firmie