Zgodnie z przepisami, faktura dokumentująca firmowe zakupy może zostać wystawiona nawet do 30 dni przed dostawą towarów albo wykonaniem usługi. Przedsiębiorca otrzymujący taką fakturę powinien pamiętać o poprawnej dacie ujęcia kosztu w KPiR.

Faktura przed sprzedażą a koszt

Zgodnie z przepisami Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych to właśnie data wystawienia faktury determinuje moment ujęcia kosztu. W związku z tym, jeśli przedsiębiorca otrzyma fakturę jeszcze przed dostarczeniem towaru lub wykonaniem usługi, co do zasady powinien zaksięgować koszt w KPiR w dacie wystawienia dokumentu.

Powyższa zasada jest stosowana przez przedsiębiorców w większości przypadków – w kasowej (uproszczonej) metodzie księgowania, jak też w metodzie memoriałowej, szczególnie w obrębie jednego roku podatkowego.

Przykład 1.

Przedsiębiorca zamówił kafelki – towar handlowy – 29 marca 2018 r. Przy zamówieniu została mu wystawiona faktura. Sam towar został dowieziony po tygodniu, 5 kwietnia 2018 r.

Przedsiębiorca zakup towaru handlowego ujął w KPiR zgodnie z datą wystawienia – w marcu 2018 r.

Jednak na przełomie roku może zdarzyć się, że przedsiębiorca stosujący memoriałową metodę rozliczania kosztów będzie zobowiązany do zaksięgowania wydatku z datą inną, niż wystawienie faktury. Będzie to miało miejsce, gdy:

• Przy kosztach bezpośrednich – uzyskany na ich podstawie przychód powstał w kolejnym roku podatkowym
• Przy kosztach pośrednich – gdy dotyczą kolejnego roku podatkowego.

Przykład 2.

Przedsiębiorca zamówił dachówki – towar handlowy – i otrzymał fakturę, wystawioną 22 grudnia 2017 r. Dachówki zostały dostarczone do magazynu jego firmy 30 grudnia 2017 r., jednak nie zostały sprzedane.

Transakcja sprzedaży dachówek miała miejsce dopiero 2 lutego 2018 r. – w związku z czym przychód powstał już w 2018 r. Dlatego też zakup dachówek został zaksięgowany jako koszt w 2018 r.

Przykład 3.

Przedsiębiorca otrzymał wystawioną 22 grudnia 2017 r. fakturę (prognoza) za energię elektryczną za styczeń 2018 r. Koszt został zaksięgowany w KPiR w styczniu 2018.

Faktura przed sprzedażą a środki trwałe

Nabycie środka trwałego może wiązać się z fakturą, która zostanie wystawiona przed fizycznym dostarczeniem nowego nabytku do firmy. Jednakże w przypadku środków trwałych sama data wystawienia faktury nie jest tak istotna – tutaj liczy się moment przyjęcia środka trwałego do użytkowania, z którym związany jest też moment wprowadzenia do ewidencji.

Co więcej, nawet moment przyjęcia do ewidencji nie pociągnie za sobą zaliczenia wartości z faktury do kosztów – w przypadku środków trwałych zdeterminuje on jedynie moment rozpoczęcia amortyzacji i odnoszenia do kosztów poszczególnych odpisów amortyzacyjnych. Wyjątkiem byłaby tu amortyzacja jednorazowa, zgodnie z którą całą wartość środka trwałego zaliczymy do kosztów w miesiącu przyjęcia do użytkowania.