Prowadzenie działalności gospodarczej niesie ze sobą konieczność poniesienia nakładów finansowych zarówno na początku, jak i w okresach późniejszych. Nie zawsze, albo nawet bardzo często, przedsiębiorcy nie stać na posiadanie dwóch odrębnych pojazdów, jednego wykorzystywanego tylko prywatnie, a drugiego tylko w firmie. Z tego też powodu właściciele prywatnego biznesu decydują się wprowadzić pojazd/samochód prywatny do celów służbowych do firmy.
Co to jest pojazd?
W świetle definicji z ustawy Prawo o ruchu drogowym pojazdem są:
- „pojazd” – środek transportu przeznaczony do poruszania się po drodze oraz maszyna lub urządzenie do tego przystosowane.
- „pojazd silnikowy” – pojazd wyposażony w silnik, z wyjątkiem motoroweru i pojazdu szynowego.
- „pojazd samochodowy” – pojazd silnikowy, którego konstrukcja umożliwia jazdę z prędkością przekraczającą 25 km/h, określenie to nie obejmuje ciągnika rolniczego.
- „pojazd wolnobieżny” – pojazd silnikowy, którego konstrukcja ogranicza prędkość jazdy do 25 km/h, z wyłączeniem ciągnika rolniczego.
- „pojazd członowy” – zespół pojazdów składający się z pojazdu silnikowego złączonego z naczepą.
- „pojazd specjalny” – pojazd samochodowy lub przyczepa przeznaczone do wykonywania specjalnej funkcji, która powoduje konieczność dostosowania nadwozia lub posiadania specjalnego wyposażenia, w pojeździe tym mogą być przewożone osoby i rzeczy związane z wykonywaniem tej funkcji.
Jakie mogą wystąpić formy własności prywatnego pojazdu?
Nie zawsze będzie miała miejsce taka sytuacja, że właścicielem pojazdu będzie w 100% przedsiębiorca. Najczęściej takie pojazdy stanowią wspólność majątkową małżeńską, ale nie należy do rzadkości posiadanie ich na zasadach współwłasności z rodzicami, rodzeństwem. Rodzi się pytanie, czy w takich sytuacjach można ująć pojazd w środkach trwałych w firmie? W tym miejscu niezbędna jest informacja, w jaki sposób definiuje środek trwały ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych.
W świetle tej ustawy środkiem trwałym w kontekście pojazdów są:
- maszyny, urządzenia, środki transportu,
- okres ich używania jest dłuższy niż rok,
- stanowią własność lub współwłasność podatnika,
- są kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia ich do użytkowania,
- są wykorzystywane przez przedsiębiorcę na potrzeby związane z prowadzoną działalnością gospodarczą.
Z tego wynika, że posiadanie środka trwałego na współwłasność nie pozbawia przedsiębiorcy prawa do ujęcia go w ewidencji, amortyzowania na zasadach ogólnych i odliczania wydatków na ich eksploatację.
W przypadku wspólności majątkowej małżeńskiej, majątek wspólny może być wykorzystywany w działalności gospodarczej przez jednego z małżonków lub przez obydwu, w tym ostatnim przypadku każdy z nich ujmie w kosztach po 50%.
W przypadku rodziców czy rodzeństwa ważny będzie procent udziału przedsiębiorcy we własności środka trwałego i tym procentem udziału we własności będą rozliczane koszty amortyzacji środka trwałego. Procentem udziału we współwłasności będą rozliczane również koszty ubezpieczenia, zarówno obowiązkowego, jak i dobrowolnego. Natomiast wydatki eksploatacyjne można ujmować w kosztach na zasadach ogólnych, w zależności od spełnienia warunków ustawowych. Będzie to 75% – wykorzystywanie pojazdu w sposób mieszany lub 100% – wykorzystywanie pojazdu tylko w działalności gospodarczej.
W jaki sposób można nabyć pojazd prywatnie?
Do nabycia pojazdu prywatnie może dojść na wiele sposobów:
- zakup na podstawie faktury VAT, faktury VAT-marża,
- zakup na umowę kupna-sprzedaży,
- otrzymanie na drodze spadku lub darowizny.
Jakie informacje powinny się znaleźć w oświadczeniu?
Nie ma określonego wzoru oświadczenia o przekazaniu prywatnego składnika majątku na potrzeby prowadzenia działalności gospodarczej. Najważniejsze informacje, jakie powinny się znaleźć w oświadczeniu to:
- imię, nazwisko, adres przedsiębiorcy,
- data przekazania środka trwałego,
- nazwa pojazdu,
- rok nabycia, wytworzenia,
- inne dane identyfikacyjne np.: numer pojazdu, parametry techniczne, przeznaczenie,
- wartość początkowa pojazdu określona na podstawie: faktur, umów, rachunków, w przypadku ich braku wartość rynkowa takiego samego lub podobnego pojazdu na dzień wprowadzenia do ewidencji środków trwałych.
Wzory dokumentów, z których można skorzystać, można znaleźć tutaj.
Posiadanie wszystkich niezbędnych informacji w przygotowanym oświadczeniu przez przedsiębiorcę pozwoli na właściwe ujęcie w ewidencji środków trwałych, dokonywanie odpisów amortyzacyjnych, czy też ujmowanie w kosztach uzyskania przychodów wydatków związanych z bieżącą eksploatacją pojazdu. Przedsiębiorca, który stosuje samochód prywatny do celów służbowych i przeniesie go do działalności gospodarczej, może zaoszczędzić znaczne środki finansowe, a następnie przeznaczyć je na inne niezbędne wydatki w firmie.