Jak wprowadzić prywatny pojazd do firmy na podstawie oświadczenia?

Samochód prywatny do celów służbowych - omówione zagadnienia:

Prowadzenie działalności gospodarczej niesie ze sobą konieczność poniesienia nakładów finansowych zarówno na początku, jak i w okresach późniejszych. Nie zawsze, albo nawet bardzo często, przedsiębiorcy nie stać na posiadanie dwóch odrębnych pojazdów, jednego wykorzystywanego tylko prywatnie, a drugiego tylko w firmie. Z tego też powodu właściciele prywatnego biznesu decydują się wprowadzić pojazd/samochód prywatny do celów służbowych do firmy.

Co to jest pojazd?

W świetle definicji z ustawy Prawo o ruchu drogowym pojazdem są:

“pojazd” – środek transportu przeznaczony do poruszania się po drodze oraz maszyna lub urządzenie do tego przystosowane.
“pojazd silnikowy” – pojazd wyposażony w silnik, z wyjątkiem motoroweru i pojazdu szynowego.
“pojazd samochodowy” – pojazd silnikowy, którego konstrukcja umożliwia jazdę z prędkością przekraczającą 25 km/h, określenie to nie obejmuje ciągnika rolniczego.
“pojazd wolnobieżny” – pojazd silnikowy, którego konstrukcja ogranicza prędkość jazdy do 25 km/h, z wyłączeniem ciągnika rolniczego.
“pojazd członowy” – zespół pojazdów składający się z pojazdu silnikowego złączonego z naczepą.
“pojazd specjalny” – pojazd samochodowy lub przyczepa przeznaczone do wykonywania specjalnej funkcji, która powoduje konieczność dostosowania nadwozia lub posiadania specjalnego wyposażenia, w pojeździe tym mogą być przewożone osoby i rzeczy związane z wykonywaniem tej funkcji.

Używane w publikacji pojęcie “pojazd” będzie odnosiło się do wymienionych powyżej środków transportu.

Jakie mogą wystąpić formy własności prywatnego pojazdu?

Nie zawsze będzie miała miejsce taka sytuacja, że właścicielem pojazdu będzie w 100% przedsiębiorca. Najczęściej takie pojazdy stanowią wspólność majątkową małżeńską, ale nie należy do rzadkości posiadanie ich na zasadach współwłasności z rodzicami, rodzeństwem. Rodzi się pytanie, czy w takich sytuacjach można ująć pojazd w środkach trwałych w firmie? W tym miejscu niezbędna jest informacja, w jaki sposób definiuje środek trwały ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W świetle tej ustawy środkiem trwałym w kontekście pojazdów są:

maszyny, urządzenia, środki transportu,
okres ich używania jest dłuższy niż rok,
stanowią własność lub współwłasność podatnika,
są kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia ich do użytkowania,
są wykorzystywane przez przedsiębiorcę na potrzeby związane z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Z tego wynika, że posiadanie środka trwałego na współwłasność nie pozbawia przedsiębiorcy prawa do ujęcia go w ewidencji, amortyzowania na zasadach ogólnych i odliczania wydatków na ich eksploatację.

W przypadku wspólności majątkowej małżeńskiej, majątek wspólny może być wykorzystywany w działalności gospodarczej przez jednego z małżonków lub przez obydwu, w tym ostatnim przypadku każdy z nich ujmie w kosztach po 50%.

W przypadku rodziców czy rodzeństwa ważny będzie procent udziału przedsiębiorcy we własności środka trwałego i tym procentem udziału we własności będą rozliczane koszty amortyzacji środka trwałego. Procentem udziału we współwłasności będą rozliczane również koszty ubezpieczenia, zarówno obowiązkowego, jak i dobrowolnego. Natomiast wydatki eksploatacyjne można ujmować w kosztach na zasadach ogólnych, w zależności od spełnienia warunków ustawowych. Będzie to 75% – wykorzystywanie pojazdu w sposób mieszany lub 100% – wykorzystywanie pojazdu tylko w działalności gospodarczej.

W jaki sposób można nabyć pojazd prywatnie?

Do nabycia pojazdu prywatnie może dojść na wiele sposobów:

zakup na podstawie faktury VAT, faktury VAT-marża,
zakup na umowę kupna-sprzedaży,
otrzymanie na drodze spadku lub darowizny.

W zależności od formy nabycia środka trwałego inny będzie sposób ustalenia wartości początkowej, jaką należy wpisać na oświadczeniu o przyjęciu prywatnego składnika majątku na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej.

Jakie informacje powinny się znaleźć w oświadczeniu?

Nie ma określonego wzoru oświadczenia o przekazaniu prywatnego składnika majątku na potrzeby prowadzenia działalności gospodarczej. Najważniejsze informacje, jakie powinny się znaleźć w oświadczeniu to:

imię, nazwisko, adres przedsiębiorcy,
data przekazania środka trwałego,
nazwa pojazdu,
rok nabycia, wytworzenia,
inne dane identyfikacyjne np.: numer pojazdu, parametry techniczne, przeznaczenie,
wartość początkowa pojazdu określona na podstawie: faktur, umów, rachunków, w przypadku ich braku wartość rynkowa takiego samego lub podobnego pojazdu na dzień wprowadzenia do ewidencji środków trwałych.

Wzory dokumentów, z których można skorzystać, można znaleźć tutaj.

Posiadanie wszystkich niezbędnych informacji w przygotowanym oświadczeniu przez przedsiębiorcę pozwoli na właściwe ujęcie w ewidencji środków trwałych, dokonywanie odpisów amortyzacyjnych, czy też ujmowanie w kosztach uzyskania przychodów wydatków związanych z bieżącą eksploatacją pojazdu. Przedsiębiorca, który stosuje samochód prywatny do celów służbowych i przeniesie go do działalności gospodarczej, może zaoszczędzić znaczne środki finansowe, a następnie przeznaczyć je na inne niezbędne wydatki w firmie.