Marta Matylda Kania
Jak AI może pomóc w zarządzaniu czasem? Czym jest kalendarz AI?
Kalendarz AI może w znaczący sposób usprawnić planowanie czasu pracy w Twojej firmie. Jak? Przede wszystkim, poprzez spersonalizowaną optymalizację harmonogramu pracowników. Analizując dane historyczne dotyczące przyzwyczajeń i wydajności poszczególnych osób, kalendarz AI 2024 jest w stanie dopasować ich grafiki tak, by zmaksymalizować produktywność. Ponadto może automatyzować planowanie zadań, biorąc pod uwagę szereg istotnych czynników, jak terminy, priorytety czy zależności między zadaniami.
Co więcej, według badań aż 60% czasu pracy pochłania tzw. „praca nad pracą”, na którą składają się między innymi:
- nieustanne odpisywanie na maile,
- zbędne spotkania,
- poszukiwanie niezbędnych informacji w chaotycznym zbiorze plików.
To właśnie tego typu rutynowe zadania można z powodzeniem zautomatyzować za pomocą kalendarza AI.
Jakie są więc największe wyzwania związane z wdrożeniem takiego rozwiązania? Przede wszystkim obecne przyzwyczajenia – trzeba bowiem przeorganizować rutynę i zmienić sposób wykonywania codziennych zadań. Wyzwaniem może okazać się także koszt. Narzędzia wykorzystujące AI nie należą do najtańszych. Poza tym niepokój może budzić kwestia prywatności danych, które muszą zostać udostępnione takiemu kalendarzowi. Jednak większość producentów zapewnia, że stosują rygorystyczne standardy bezpieczeństwa, a informacje są wykorzystywane wyłącznie do optymalizacji planowania czasu użytkowników.
Synchronizacja kalendarzy zespołu. Clockwise
Jednym z największych wyzwań, z jakimi mierzą się firmy, jest nie tyle planowanie czasu pracy, ile trudność w znalezieniu wspólnego terminu spotkania, gdy musi w nim uczestniczyć większa grupa osób. Tutaj z pomocą przychodzi aplikacja Clockwise (https://www.getclockwise.com/), która automatycznie analizuje kalendarze członków zespołu i sugeruje dogodny dla wszystkich slot czasowy na spotkanie. Co więcej, stale monitoruje ona harmonogramy pracowników i w razie konieczności przesuwa elastyczne eventy, by zwolnić miejsce na priorytetowe meetingi.
Clockwise to narzędzie zwiększające produktywność, które optymalizuje indywidualne i zespołowe harmonogramy, aby zapewnić czas na pracę głęboką bez przeszkadzających zadań dzielących dzień na krótkie chwile. Działa jak asystent do planowania, który rozumie preferencje użytkownika i stara się konsolidować wydarzenia, które nie muszą być wykonywane o konkretnej godzinie. Clockwise szybko oblicza najlepszy czas na spotkania, zadania i głęboką pracę. Robi to dla całych zespołów i firm, więc staje się tym mądrzejszy, im więcej osób go używa.
Dzięki temu każdy członek zespołu zyskuje czytelny kalendarz, a umawianie wspólnych spotkań staje się o wiele prostsze. Według danych zebranych przez Clockwise sama tylko możliwość automatycznego sugerowania terminów pozwala zaoszczędzić nawet 19 dni roboczych rocznie! To pokazuje, jak duży potencjał drzemie w synchronizacji kalendarzy zespołu przy użyciu AI.
Źródło: Clockwise (https://www.getclockwise.com/ai)
Umawianie spotkań z klientami. Kronologic
Umawianie spotkań z potencjalnymi klientami bywa nie lada wyzwaniem. Nierzadko zdarza się, że najbardziej zajęci klienci są najcenniejsi dla firmy, jednak bardzo trudno znaleźć termin, który pasowałby im na spotkanie z naszymi handlowcami.
W takich sytuacjach z pomocą przychodzi aplikacja Kronologic (https://www.kronologic.com/), która potrafi w pełni zautomatyzować proces umawiania spotkań z leadami. Po pierwsze, na podstawie analizy kalendarzy obu stron proponuje najdogodniejszy slot czasowy. Po drugie, w razie potrzeby przesuwania terminu spotkania, Kronologic samodzielnie prowadzi korespondencję mailową w tej sprawie, aż do momentu ustalenia satysfakcjonującej obie strony daty.
Kronologic to platforma, która przyspiesza sprzedaż poprzez automatyczne wysyłanie zaproszeń i wiadomości e-mail z zaproszeniami, negocjuje zmiany czasu spotkań za pomocą AI i koordynuje to wszystko w zespołach. Kronologic umożliwia organizacjom przeglądanie i zarządzanie zespołami w wielu lokalizacjach, identyfikowanie potencjalnych klientów i wysyłanie automatycznych powiadomień do sprzedawców za pośrednictwem scentralizowanego portalu.
Dzięki temu handlowcy mogą skupić się na przygotowaniach do spotkania, zamiast tracić czas na niekończące się próby uzgodnienia terminu. Tym bardziej że nierzadko liczba leadów do przetworzenia sięga kilkuset w skali miesiąca!
Według statystyk, wykorzystanie Kronologica pozwala zwiększyć konwersję spotkań nawet o 17%. Jak widać, umawianie terminów ze stale zajętymi klientami to kolejny obszar, w którym AI może zdziałać prawdziwe cuda.
Źródło: Kronologic (https://www.kronologic.com/)
Zarządzanie zadaniami
Jeszcze jedną bolączką dużych, rozproszonych zespołów bywa trudność w efektywnym zarządzaniu zadaniami. W takiej sytuacji dp optymalizacji czasu pracy może przydać się aplikacja Trevor (https://www.trevorai.com/). Pozwala ona w prosty, intuicyjny sposób zwizualizować wszystkie zadania konkurujące aktualnie o naszą uwagę i wyznaczyć priorytety. Co więcej, kalendarz AI potrafi automatycznie oszacować przewidywany czas realizacji poszczególnych tasków i przypominać o zbliżających się deadline’ach.
Trevor to aplikacja do planowania dnia, która wykorzystuje technologię blokowania czasu opartą na AI, aby pomóc Ci harmonogramować zadania między listą zadań do wykonania a kalendarzem w czasie rzeczywistym. Trevor AI równoważy precyzję ręcznego planowania poprzez przeciąganie i upuszczanie z wygodą automatycznego planowania. Jego inteligentne sugestie w harmonogramie pozwalają zachować zrównoważony przepływ pracy i łatwiej podejmować decyzję, kiedy zaplanować które zadania.
Kalendarz AI Trevor sprawdza się szczególnie dobrze w automatycznym planowaniu tzw. time blockingu, dzięki czemu użytkownik może w pełni skoncentrować się na realizacji jednego zadania na raz bez rozpraszania uwagi. To znakomicie wpływa na produktywność i pozwala uniknąć multitaskingu, który – jak pokazują badania – znacząco obniża efektywność pracy.
Źródło: TrevorAI (https://www.trevorai.com/)
Jak kalendarz AI może zmienić zarządzanie czasem w Twojej firmie?
Jak widać, kalendarz AI może w znaczący sposób usprawnić zarządzanie czasem i podnieść wydajność pracy w dużych, rozproszonych zespołach. Automatyzuje on wiele rutynowych zadań, dzięki czemu pracownicy mogą skupić się na rozwijaniu swojej firmy i obsłudze klientów.
Warto więc rozważyć implementację takiego rozwiązania, które mimo wstępnych kosztów z czasem znacząco się zwróci w postaci wymiernego wzrostu efektywności organizacji. Synchronizacja kalendarzy, automatyczne umawianie spotkań czy wsparcie w zarządzaniu zadaniami to tylko niektóre z zastosowań kalendarza AI, który ma szansę zrewolucjonizować podejście do planowania czasu pracy w nowoczesnym biznesie.
80 
