Koszty uzyskania przychodów mają bezpośredni wpływ na wysokość podatku dochodowego podlegającego wpłacie do urzędu skarbowego. O rodzaju kosztu, czy będzie on kwotowy, zryczałtowany czy też faktycznie poniesiony decyduje charakter naszej pracy czy też działalności. Istnieją ustawowe ograniczenia kosztów kwotowych i zryczałtowanych, a w przypadku kosztów faktycznie poniesionych ustawa wymienia co można do nich zaliczyć.

Pracownicze koszty uzyskania przychodu

Tego typu koszty mogą być stosowane w przypadku zawarcia umowy o pracę. Koszty uzyskania przychodów w przypadku pracy na etat mają za zadanie między innymi rekompensować koszty dojazdu do pracy.

* Do 30.09.2019 koszty miesięczne wynosiły 111,25 zł oraz 139,06 zł – dla osób dojeżdżających. W związku z nowelizacją przepisów podwyższenie pracowniczych kosztów uzyskania przychodów nastąpiło już od 01.10.2019 r. Koszty wzrosły odpowiednio do 250 zł oraz 300 zł.

Kiedy można zastosować pracownicze koszty?

W przypadku umowy o pracę nie zawsze jest możliwe potrącenie kosztu uzyskania przychodu w wynagrodzeniu miesięcznym.

Pracownikowi uwzględnia się koszty w sytuacji:

• uzyskania przychodu ze stosunku pracy bez względu na kwotę i ilość dni przepracowanych,
• wypłaty wynagrodzenia chorobowego ze środków pracodawcy,
• wypłaty ekwiwalentu za urlop, wynagrodzenia po ustaniu stosunku pracy.

Kiedy nie można zastosować pracowniczych kosztów?

W poniższych sytuacjach pracodawca nie pomniejszy przychodu pracownika o koszty:

• wypłata zasiłku chorobowego ze środków ZUS, chyba że w tym czasie pracownik otrzymał jakiś składnik wynagrodzenia, np. premie,
• pobyt na urlopie bezpłatnym,
• pobyt na zasiłku macierzyńskim,
• wypłata zaległego wynagrodzenia po ustaniu stosunku pracy.

Zryczałtowane koszty uzyskania przychodów

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych przewiduje również naliczanie kosztów w zryczałtowanej formie 20% czy też 50%.

Stosowanie 20% kosztów uzyskania przychodów odnosi się do przychodów z działalności wykonywanej osobiście między innymi z:

• działalności artystycznej,
• literackiej,
• naukowej,
• oświatowej,
• publicystycznej,
• stypendia sportowe,
• wynagrodzenia biegłych w postępowaniach sądowych,
• usługi wykonywane na podstawie umowy zlecenie czy umowy o dzieło.

Przychody z działalności wykonywanej osobiście zostały wyszczególnione w art. 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

• z odpłatnego przeniesienia prawa własności przemysłowej (art. 22 ust. 9 pkt 1-3),
• z tytułów praw autorskich i praw pokrewnych (art. 22 ust. 9b).

Faktycznie poniesione koszty w umowie o pracę

Możliwość uwzględnienia w zeznaniu rocznym kosztów w kwocie rzeczywiście wydatkowanej mają również osoby zatrudnione na umowę o pracę. Dzieje się tak w sytuacji, gdy pracownicze koszty uzyskania przychodów są niższe od wydatków na dojazd do zakładu pracy. W ustawie wyszczególnione są środki transportu: autobusowego, kolejowego, promowego lub komunikacji miejskiej. Na dowód poniesienia kosztów w wysokości faktycznej pracownik musi posiadać wyłącznie imienne bilety okresowe (art. 22 ust. 11 Ustawy pdof).

Koszty uzyskania przychodu w działalności gospodarczej

W prowadzonej działalności gospodarczej można uwzględniać koszty podatkowe poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródeł przychodów. Takie koszty zostały wymienione w art. 22 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Pojęcie “kosztu poniesionego” nie jest jednoznaczne z jego poniesieniem, a więc zapłatą. Aby uznać koszt za poniesiony nie musi on mieć statusu opłaconego.

Ujmowanie kosztów w PKPiR

Rodzaje dokumentów potwierdzających poniesienie kosztu:

• faktury, faktury VAT RR, dokumenty celne, rachunki,
• noty księgowe,
• dowody opłat bankowych i pocztowych,
• dowody przesunięć, np. towarów i materiałów handlowych pomiędzy sklepami, zakładami w przypadku przedsiębiorstw wielozakładowych (§ 3 pkt 10; § 13 pkt 3 Rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów),
• inne dowody zawierające co najmniej następujące dane: strony transakcji, datę i numer operacji gospodarczej, przedmiot i kwotę operacji gospodarczej, podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych. Przykładowo: umowa kupna-sprzedaży, płatności dokonywane na podstawie książeczek opłat, listy płac w przypadku wypłaty w gotówce, przy przekazaniu wynagrodzenia na rachunek pracownika inny dokument.
• dowody wewnętrzne: paragony opisane na odwrocie kogo i czego dotyczą, diety za czas podróży służbowej pracowników, właściciela, osób współpracujących, różnice kursowe, koszty czynszu, mediów w proporcji przypadającej na działalność gospodarczą.

Ujęcie paragonu w kosztach uzyskania przychodów możliwe jest tylko w szczególnych przypadkach. Odnosi się do nich wspomniane już Rozporządzenie w sprawie prowadzenia PKPiR w § 14 ust. 4 i 5. Ujęcie kosztu w odpowiedniej kolumnie PKPiR zależy od tego czy koszty mają bezpośredni czy pośredni związek z działalnością gospodarczą.