Lean management – co to takiego? Narzędzia oraz przykłady zastosowania

Odpowiedzią jest wdrożenie strategii lean managementu!

Lean management – co to takiego?

Misją koncepcji lean management („szczupłego” zarządzania) jest tworzenie najwyższej jakości produktów i usług, przy jednoczesnym minimalizowaniu strat ponoszonych w trakcie ich wytwarzania, realizowania. Została zapoczątkowana przez Toyotę poprzez wprowadzenie TPS (Toyota Production System), który przyczynił się do jej sukcesu oraz został przyjęty jako standardowy proces w wielu innych firmach.

Zasady lean management

Praktykę lean managementu realizuje się według poniższych zasad:

1. WARTOŚĆ

Skupienie się na wartości, którą konsument powinien otrzymać, nabywając produkt czy usługę. Składowe procesu, które nie wnoszą owej wartości, uznawane są za zbędne i powinny zostać zlikwidowane.

2. STRUMIEŃ WARTOŚCI

Polega na znalezieniu wad w poszczególnych etapach procesu, które są źródłem marnotrawstwa zasobów np. czasu, nakładów pieniężnych, surowców i usunięciu ich.

3. PRZEPŁYW

W dalszej kolejności, musimy przyjrzeć się, czy po wprowadzonych zmianach, wydajność procesów poprawiła się, czy występują jakieś nieprawidłowości lub tzw. wąskie gardła. Są to ograniczenia, które zaburzają efektywność i uniemożliwiają osiągnięcie celów strategicznych. Należy upewnić się, że przepływ przebiega płynnie (wciąż mając na uwadze jakość produktów lub usług).

4. SYSTEM SSĄCY

Zoptymalizowanie pracy, dostaw, wykorzystywania zasobów itd. są pożądanymi efektami lean managementu, jednak należy wystrzegać się nadprodukcji. Wytwarzanie zbyt dużej ilości produktów czy usług, nieadektwatnie do aktualnego popytu prowadzi bowiem do strat, których chcemy unikać.

5. DOSKONAŁOŚĆ

Jest to najważniejsza zasada, na której opiera się koncepcja szczupłego zarządzania. Wywodzące się z Japonii, podejście kaizen dążące do ciągłej poprawy, doskonalenia się. Zastosowanie nowych norm postępowania w kontekście funkcjonowania firmy nie powinno być jednorazową inicjatywą, a początkiem długotrwałej strategii.

6. BUDUJ ZAANGAŻOWANIE

Prowadząc działalność, warto zwrócić uwagę na niekiedy pomijany, niemniej ważny jej aspekt – czynnik ludzki. Od Twojego zespołu zależy, czy zmiana, którą zainicjowałeś/-aś będzie zaakceptowana i permanentna. Pracownicy muszą czuć, że są szanowani, ich zdanie się liczy i mogą otwarcie dzielić się swoimi pomysłami. Takie podejście zwiększa zaangażowanie w budowaniu silnej, stabilnej marki.

7. SZEROKA PERSPEKTYWA

Przedsiębiorstwo składa się z rozbudowanej sieci powiązań – poszczególne etapy procesów operacyjnych są od siebie wzajemnie zależne np. nadprodukcja może prowadzić do niepotrzebnych zapasów. Z tego względu, badanie skutków wprowadzania lean managementu należy prowadzić na wielu płaszczyznach, a nie fragmentarycznie.

Narzędzia lean management

W zależności od rodzaju branży, w jakiej działa firma, możemy zastosować różne rodzaje narzędzi, mające ograniczyć marnotrawstwo różnych zasobów.

Analiza wąskich gardeł

Polega na przyjrzeniu się procesom, które powodują opóźnienia lub blokują płynność pracy danych obszarów. Za wąskie gardła można uznać np. niewystarczające przeszkolenie pracowników na obejmowane stanowisko, czego następstwem mogą być popełniane błędy przez pracownika; zbyt wolna praca, obniżająca wydajność procesu itd.

Metoda Just-In-Time

Koncepcja JIT pozwala na sprawniejsze zarządzanie zapasami firmy – dzięki temu możemy zwiększyć ich rotacje oraz obniżyć koszty związane z ich magazynowaniem. Polega na dostarczaniu konsumentom produktów lub usług w odpowiedniej ilości oraz czasie, poprawiając przy tym efektywność procesów.

5S

Zasada 5S odnosi się do organizacji bezpiecznego miejsca pracy, która umożliwi jak najefektywniejsze wykonywanie obowiązków przez pracownika. Nazwa wywodzi się z 5 elementów, wskazujących jakie czynności należy wykonać, aby osiągnąć pożądany efekt:

• Selekcja – usuń zbędne elementy ze swojego stanowiska pracy;
• Systematyka – ściśle wiążę się z selekcją, wyznaczenie miejsca i oznakowanie każdego przedmiotu niezbędnego do pracy;
• Sprzątanie – utrzymanie porządku jest ważne pod względem bezpieczeństwa oraz zachowania sprawności maszyn, narzędzi;
• Standaryzacja – usystematyzowanie wszystkich założeń i standardów wprowadzonych we wcześniejszych etapach;
• Samodoskonalenie – polega na stosowaniu wdrożonych standardów w codziennej pracy.

Poka-Yoke

To założenie mówiące o tym, że za błędy na danym etapie realizacji procesu odpowiadają niewłaściwie skonstruowane procedury, a nie ludzie. Dlatego należy pracować nad tym, aby to je udoskonalać.

Zarządzanie wizualne

Opiera się na zastąpieniu informacji słownych pomocami wizualnymi w postaci rysunków, linii, strzałek o różnej kolorystyce. Tak przekazywane komunikaty są znacznie łatwiejsze w odbiorze.

Kanban

To metoda graficznego przedstawiania wszelkich procesów biznesowych służąca do optymalizacji pracy, zwiększenia terminowości. W podstawowej formie obejmuje kolumny Do zrobienia, W trakcie realizacji, Zakończone.

Mapowanie strumienia wartości

Polega na sporządzeniu schematu przepływu danego procesu firmy oraz identyfikację czynników, które przyczyniają się do mniejszej efektywności.

Przykłady lean management w e-commerce

Poniżej przedstawimy kilka propozycji, w jaki sposób możesz wdrożyć techniki lean managementu do swojego biznesu e-commerce. Ważne, abyś traktował/-a je jako nowy, długofalowy sposób zarządzania, a nie jedynie projekt z terminem zakończenia.

Szkolenie pracowników

Sukces firmy jest w dużej mierze zależny od zaangażowania i umiejętności jej personelu. Każda osoba zajmująca dane stanowisko powinna mieć adekwatne doświadczenie lub ukończyć szkolenie. Taki pracownik będzie popełniał mniej błędów, pracował wydajniej oraz będzie mieć poczucie, iż został dobrze przygotowany do powierzonych obowiązków. Podnoszenie kwalifikacji kadry powinno się opierać na zastosowaniu zdobytej wiedzy w rozwiązywaniu realnych problemów, pojawiających się w firmie.

Sprawna komunikacja

Skuteczne przekazywanie informacji jest kluczowe w realizacji celów strategicznych. Wykorzystaj do tego różne kanały komunikacji, dzięki którym personel będzie mógł na bieżąco monitorować postępy danego procesu, kontaktować się z innymi współpracownikami czy dzielić pomysłami. Ponadto, warto organizować regularne spotkania zespołów (na żywo lub online), na których członkowie będą mogli omówić bieżące sprawy związane z wykonywanymi zadaniami oraz poprawić wzajemne relacje.

Krótki czas realizacji dostaw dla klientów

Nabywcom Twojego produktu zależy na czasie. Dużymi zaletami robienia zakupów przez Internet, na którą wiele osób zwraca uwagę, są wygoda i możliwość dostarczenia przesyłki do wskazanego przez klienta miejsca. Jednakże usługa ta powinna być przeprowadzona sprawnie i w jak najszybszym możliwym terminie. W tym celu usuwaj te czynniki w łańcuchu dostaw, które mogą wydłużać wysyłkę zamówienia, generować dodatkowe koszty, aby zapewnić klientowi jak najlepszą obsługę.

Połóż nacisk na stronę internetową

Strona sklepu internetowego jest Twoją wizytówką. Zadbaj o jej wygląd, mając na uwadze zasady UX (dowiesz się o nich więcej z tego artykułu), przygotuj dobrze zoptymalizowane opisy produktów, wstaw wysokiej jakości zdjęcia prezentujące asortyment itp.

Inwestuj w technologię

Wdrażanie rozwiązań technologicznych znacząco wpływa na poprawę efektywności procesów. Np. zastosowanie systemu RFID, wykorzystującym fale radiowe do śledzenia towarów, które są wysyłane do klienta. Transpondery (nazywane tagami) umieszczane są np. w metkach i mogą odbierać oraz wysyłać sygnał. W ten sposób możesz w błyskawiczny sposób zlokalizować, gdzie znajduje się produkt i mieć ciągłą kontrolę nad łańcuchem dostaw.

Outsourcing

Outsourcing pozwala na zlecenie danych usług zewnętrznym firmom. Prowadzenie sklepu internetowego wiąże się z szeregiem zadań z różnych dziedzin, w których nie musisz być specjalistą lub nie masz czasu na poświęcenie im wystarczająco dużo uwagi. Np. możesz zlecić odrębnemu podmiotowi zaprojektowanie strony internetowej, logistykę i zarządzanie łańcuchem dostaw (np. dropshipping), IT, poprowadzenie kampani marketingowej lub stworzenie treści na stronę.

Lean management jako obowiązek

Jeżeli chcesz widzieć efekty swojego wysiłku we wdrażaniu szczupłego zarządzania, musi ona stać się obowiązkową praktyką, a nie jedynie możliwością dla chętnych osób.

Korzyści dla Twojej firmy

Dlaczego warto stosować narzędzia lean managementu w swojej branży? Ogólnie rzecz biorąc – daje to możliwość ciągłego doskonalenia, co ma przełożenie na m.in.:

• Zrównoważony i długofalowy rozwój firmy;
• Osiąganie celów biznesowych;
• Większe zyski z działalności;
• Mniejsze koszty;
• Lepszą wydajność poszczególnych procesów, działów;
• Skuteczniejsze wykrywanie nieprawidłowości;
• Lepsze gospodarowanie posiadanymi zasobami;
• Skrócenie czasu realizacji procesów.

Podsumowanie

Reorganizacja procesów i zmiana podejścia do strategii zarządzania na rzecz filozofii lean management wymaga wiele wysiłku i zaangażowania, aczkolwiek skuteczne jej wdrożenie może przyczynić się osiągnięcia wymiernych korzyści i sukcesu w Twojej firmy.