Leasing operacyjny, finansowy i wynajem długookresowy samochodu osobowego w Rent a Car – porównanie

Może to być na przykład potrzeba częstej wymiany prestiżowego firmowego auta na nowszy model lub zyskania obsługi w standardzie Premium, z doradcą flotowym załatwiającym za przedsiębiorcę wszystkie formalności związane z naprawą lub serwisem.

Zakup pojazdu w leasingu lub wynajęcie samochodu może być dostępniejsze dla przedsiębiorcy i opłacać się bardziej niż zakup pojazdu za gotówkę z własnych środków lub z kredytu oferowanego przez bank. By rozważyć wszystkie za i przeciw oraz wybrać najlepszą dla przedsiębiorcy formę sfinansowania zakupu auta do firmy, dobrze jest przeanalizować kilka kluczowych kwestii i porównać leasing operacyjny samochodu z leasingiem finansowym oraz wynajęciem w Rent a Car.

Zakres formalności przy leasingu i wynajmie samochodu osobowego

Przedsiębiorcy wpisani do CEiDG (osoby fizyczne, spółki cywilne), aby wziąć samochód osobowy w leasing, muszą przedstawić przykładowo:

• wpis do ewidencji działalności gospodarczej,
• umowę spółki (w przypadku spółki cywilnej),
• zaświadczenie o numerze REGON i NIP,
• ksero dowodu osobistego właściciela firmy lub w przypadku spółki cywilnej ksero dowodów osobistych wspólników (seria, nr, zdjęcie, adres),
• ksero dowodu osobistego poręczycieli, np. współmałżonków.

Choć sama procedura przyznania finansowania nie jest tak sformalizowana jak w banku, to przed udzieleniem leasingu nie obędzie się jednak bez zbadania wyników finansowych i obrotów firmy.

Procedura wynajmu samochodu jest jeszcze mniej sformalizowana. Przedsiębiorca okazuje zazwyczaj:

• wpis do ewidencji działalności gospodarczej,
• dowód osobisty,
• prawo jazdy lub drugi dokument ze zdjęciem.

Prawo własności i swoboda dysponowania nabytym samochodem w leasingu i wynajmie

Zarówno w leasingu operacyjnym, jak i w wynajmie długookresowym samochód osobowy w trakcie trwania umowy pozostaje własnością firmy leasingowej lub wypożyczalni samochodów. Przedsiębiorca jest jedynie korzystającym odpłatnie z samochodu i nie ma pełnej swobody w dysponowaniu pojazdem. Dodatkowo przy wynajmie długookresowym przedsiębiorcę ogranicza ustalony w umowie przebieg samochodu oraz konkretne procedury postępowania związane na przykład z przeglądami lub brakiem możliwości modyfikacji użytkowanego pojazdu.

Właścicielem przedmiotu w leasingu finansowym jest firma leasingowa. Jednak w odróżnieniu od leasingu operacyjnego i wynajmu samochód przypisuje się do majątku leasingobiorcy, który ma możliwość jego amortyzacji. Po opłaceniu ostatniej raty leasingowej przedsiębiorca staje się właścicielem leasingowanego samochodu.

Czas obowiązywania umowy leasingu i wynajmu

Umowy leasingu i wynajmu różnią się między sobą czasem, na jaki są zawierane.

Najkrótszy czas, na jaki może być zawarta umowa, to 6 miesięcy wynajmu długookresowego, przy czym umowa musi określać przebieg pojazdu. Najczęściej jednak można wynająć samochód w systemie Rent a Car na okres od 1 do 2 lat z deklarowanym rocznym przebiegiem od 10 do 40 tys. km.

W przypadku leasingu operacyjnego umowa musi być zawarta na min. 40% standardowego okresu amortyzacji. Są to 24 miesiące w przypadku samochodu osobowego, samochodu ciężarowego, motocykla, skutera i quada oraz minimum 36-48 miesięcy w przypadku ciągnika siodłowego, naczepy i przyczepy. Najczęściej jednak umowy leasingu operacyjnego zawierane są na okres 5 lat. Niektórzy decydują się na ich wydłużenie do 6-7 lat.

Przy leasingu finansowym strony umowy dowolnie ustalają czas trwania umowy. Średni czas trwania leasingu finansowego sięga 6 lat.

Wpłata własna, tzw. udział własny w leasingu operacyjnym

Zarówno przy leasingu finansowym, jak i przy wynajmie samochodu nie jest wymagana wpłata własna przedsiębiorcy.

Inaczej jest przy leasingu operacyjnym. Udział własny (tzw. opłata wstępna, czynsz inicjalny) są wymagane, choć mogą być symboliczne i wynieść tylko 1% wartości pojazdu. W większości wypadków wpłata własna kształtuje się na poziomie od 10% do 20% wartości leasingowanego samochodu.

Opłaty ponoszone za leasing i wynajem

Rodzaj opłat, jakie ponosi przedsiębiorca w związku z kupnem samochodu, zależy od rodzaju finansowania. W każdym przypadku – bez względu na to, czy mamy do czynienia z leasingiem operacyjnym, finansowym czy wynajmem długookresowym – przedsiębiorca musi zapłacić marżę. Dodatkowo, przy leasingu operacyjnym musi uiścić jednorazową opłatę wstępną oraz czasami zwrotny depozyt gwarancyjny stanowiący zabezpieczenie firmy leasingowej za niezgodne z umową użytkowanie pojazdu. W przypadku wynajmu samochód musi zostać zwrócony wynajmującemu w idealnym stanie, dlatego umowa przewiduje dodatkowe koszty za pogorszenie stanu użytkowanego samochodu. Przedsiębiorca zapłaci także dodatkowo, gdy przekroczy roczny limit użytkowania pojazdu określony w umowie wynajmu długookresowego.

W racie leasingowej przedsiębiorca spłaca wartość leasingowanego pojazdu, a wszelkie koszty związane z użytkowaniem ponosi zazwyczaj dodatkowo. Inaczej wygląda to przy wynajmie samochodu. Tu usługi dodatkowe najczęściej są wliczone w ratę wynajmu (tzw. FSL – Full Serwis Leasing). Oprócz finansowania zewnętrznego wynajmujący otrzymuje przykładowo kompleksową opiekę administracyjną oraz serwisową, a także usługi związane z zarządzaniem flotą (CFM – Car Fleet Management), w tym pełne doradztwo ekspertów flotowych oraz wsparcie w przypadku awarii lub kolizji. W ofercie często występuje monitoring GPS, a niekiedy również opłacone jest paliwo.

Optymalizacja podatkowa przy leasingu i wynajmie samochodu osobowego

Za pomocą leasingu i wynajmu długookresowego przedsiębiorca może skutecznie obniżyć wysokość należnego fiskusowi podatku dochodowego i dokonać tzw. optymalizacji podatkowej. Dzieje się tak dlatego, że przepisy zezwalają na liczne odliczenia i zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów wielu opłat bezpośrednich i pośrednich ponoszonych przez przedsiębiorcę przy zakupie oraz w trakcie używania auta.

Przy leasingu operacyjnym do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć opłatę wstępną, raty leasingowe oraz koszty utrzymania i eksploatacji samochodu. Wysokość zaliczenia w koszty zależy od tego, czy samochód jest wykorzystywany wyłącznie do celów służbowych czy także prywatnych.

W zależności od ewidencji księgowej, jaką prowadzi firma, koszty mogą być rozliczane w różnym czasie. Podmioty rozliczające się na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów zaliczają wydatki leasingowe w koszty z dniem wystawienia faktury. Ryczałtowcy nie rozliczają kosztów i płacą podatek od przychodu. Jeśli są jednak płatnikami podatku VAT, to dokonują miesięcznych lub kwartalnych odliczeń VAT naliczonego.

W leasingu finansowym kosztem uzyskania przychodu są odpisy amortyzacyjne, część odsetkowa raty leasingowej (zaliczana w koszty w dacie i kwocie opłacenia) oraz koszty utrzymania i eksploatacji pojazdu.

W przypadku najmu długookresowego kosztem przedsiębiorcy będą raty wynajmu, dodatkowe opłaty z tytułu przekroczenia ustalonego w umowie limitu przejechanych kilometrów oraz koszty utrzymania i eksploatacji wynajmowanego samochodu.

Wydatków poniesionych przez przedsiębiorcę na bieżące utrzymanie wynajmowanego samochodu, takich jak:

• paliwo,
• przegląd i naprawa pojazdu,
• zakup opon,
• opłaty za autostrady i parkingi,
• wydatki na drobne części eksploatacyjne, np. wycieraczki, lampy, żarówki, itp.,
• OC i AC,

nie można rozliczyć w całości (art. 23 ust.7 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych). Przedsiębiorcę ogranicza w odliczeniach limit wydatków, zwany kilometrówką. Wysokość kosztów, jakie będzie można odliczyć, przedsiębiorca wyliczy według następującego wzoru:

Koszty utrzymania i eksploatacji = liczba km faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika x stawka za 1 km przebiegu określona w odrębnych przepisach

Stawki za 1 km przebiegu pojazdu w 2018 roku wynoszą:

• 0,5214 zł – samochód o pojemności do 900 cm3,
• 0,8358 zł – samochód o pojemności od 900 cm3,
• 0,2302 zł – motocykl,
• 0,1382 zł – motorower.
• OC i AC,

Do wyjątku można zaliczyć sytuację, w której zawarta umowa najmu długoterminowego spełnia warunki wymienione w Ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych (art. 23a i 23b) uprawniające ją do uznania za umowę leasingu operacyjnego. W takim wypadku wynajem długoterminowy traktuje się jako leasing operacyjny i przedsiębiorca nie musi prowadzić kilometrówki.

Wpływ kosztów leasingu i wynajmu na wynik finansowy przedsiębiorcy

Sporą popularnością wśród firm cieszy się leasing finansowy i operacyjny, które zmniejszają do minimum zaangażowanie finansowe przedsiębiorcy związane z zakupem samochodu osobowego. Dzieje się tak dlatego, że zakup pojazdu ze środków własnych lub z kredytu to zazwyczaj duży wydatek dla małej firmy i może mieć istotny wpływ na ostateczny wynik finansowy przedsiębiorcy. Dodatkowo, dużym ograniczeniem przy zakupie samochodu osobowego z własnych środków, z kredytu i w leasingu finansowym jest wysokość możliwych odpisów amortyzacyjnych ograniczona do 20 000 euro. Jest to spory problem dla przedsiębiorcy, gdy kupił drogie auto. Taki zakup umożliwia ewentualne rozliczenie pozostałej, niezamortyzowanej kwoty dopiero podczas sprzedaży samochodu, a więc jest ono rozłożone w czasie. Ograniczenie to nie dotyczy przedsiębiorców, którzy już zdążyli zamortyzować samochód osobowy w całości, przed jego sprzedażą.

Trzeba zaznaczyć, że nie ma nic za darmo i nie istnieją rozwiązania idealne. Dlatego warto podkreślić, że początkowe koszty finansowania w leasingu finansowym są wysokie (odsetki). Jednak z czasem maleją i pod koniec okresu trwania umowy raty leasingowe są zazwyczaj niższe od rat leasingu operacyjnego.

Choć w ostatecznym rozliczeniu leasing operacyjny jest droższy od finansowego i kredytu, w praktyce jest uznawany za lepsze rozwiązanie, gdy przedsiębiorca:

• zamierza sfinansować zakup samochodu o wartości przekraczającej 20 000 euro,
• potrzebuje wygenerować koszty, bo ma duże przychody.

Warto również zaznaczyć, że są sytuacje, w których wynajem długoterminowy traktowany jest jak leasing operacyjny. Dzieje się tak wtedy, gdy umowa najmu samochodu została zawarta na czas oznaczony, stanowiący co najmniej 2 lata.

Podatek VAT w leasingu i najmie

Wysokość podatku VAT w leasingu operacyjnym i wynajmie samochodu w systemie Rent a Car jest taka sama i wynosi 23%. Podatek doliczany jest do każdej raty leasingowej i wynajmu płaconego przez przedsiębiorcę. Wyjątek stanowi wynajem samochodu osobowego wraz z kierowcą lub wynajem autobusu. W takim wypadku stawka podatku VAT wynosi 8%.

W umowie leasingu finansowego podatek VAT płatny jest po odbiorze przedmiotu leasingu w całości „z góry”, od całej wartości leasingowanego samochodu.

Ze względu na to, że VAT stanowi duży wydatek dla firmy, niektóre firmy leasingowe oferują usługę “refinansowania” VAT. Pożyczka na spłatę VAT udzielana jest „pod zastaw” samochodu. Zabezpieczeniem dla firmy leasingowej jest cesja z polisy ubezpieczeniowej i niekiedy przewłaszczenie na samochodzie, co wiąże się z wpisem do dowodu rejestracyjnego. Pożyczka spłacana jest w ratach leasingowych. Opłacane przez przedsiębiorcę noty odsetkowe są naliczane netto bez VAT. Zaliczane są w koszty w pełnej wysokości w dacie ich opłacenia.

Opłacony przez przedsiębiorcę VAT można odliczyć w całości lub w połowie. Zależy to od tego, czy firmowy samochód wykorzystywany jest również do celów prywatnych.

Co do zasady w leasingu operacyjnym, finansowym i wynajmie długookresowym można odliczyć 50% naliczonego podatku VAT od każdej raty. Pozostałe 50% VAT, dla którego nie przysługuje prawo odliczenia, wraz z kwotą netto zaliczany jest do kosztów uzyskania przychodów. Jeżeli przedsiębiorca chce odliczyć 100% VAT, musi zgłosić samochód do urzędu skarbowego jako firmowy na druku VAT-26, prowadzić „szczegółową kilometrówkę” na potrzeby VAT oraz opracować regulamin użytkowania leasingowanego/wynajmowanego pojazdu.

Amortyzacja w leasingu i wynajmie

Amortyzacja samochodu, określająca rzeczywistą wartość pojazdu i rozliczana w czasie, wliczana jest w koszty uzyskania przychodów w danym okresie, a tym samym zmniejsza wysokość podatku dochodowego. To uprawnienie przysługuje jedynie właścicielowi pojazdu.

W leasingu finansowym można dokonać odpisów amortyzacyjnych do 20 000 euro, a w przypadku pojazdu elektrycznego do 30 000 euro. Jednorazowy odpis amortyzacyjny jest możliwy dla samochodów o wartości nie przekraczającej 10 000 zł (netto – w przypadku czynnych podatników VAT lub brutto w przypadku podatników zwolnionych z VAT). W pozostałych przypadkach stosuje się amortyzację liniową. Tu przedsiębiorca dokonuje odpisów w wysokości 20% rocznie przez 5 lat. Możliwe jest ustalenie indywidualnej, zwiększonej do 40% amortyzacji prowadzonej przez 2,5 roku w odniesieniu do samochodów używanych lub ulepszonych.

W leasingu operacyjnym i wynajmie samochodu uprawnienie dokonywania odpisów amortyzacyjnych nie przysługuje przedsiębiorcy. Dopiero po zakończeniu umowy wykupiony pojazd można zaliczyć do środków trwałych i amortyzować go w wartości wykupu.

Dodatkowy wykup samochodu w leasingu i wynajmie

Decydując się na daną formę finansowania zakupu samochodu, warto zwrócić uwagę, czy po spłacie wszystkich rat samochód bez dodatkowego wykupu przejdzie na własność przedsiębiorcy oraz czy jego późniejsze zbycie nie będzie obciążone obowiązkiem zapłaty podatku VAT.

Tylko w leasingu finansowym przedsiębiorca nie musi dodatkowo płacić za to, by po okresie obowiązywania umowy nabyć pełne prawa własności do samochodu. Automatycznie przechodzi on na własność przedsiębiorcy po wpłacie ostatniej raty leasingowej. Od sprzedaży takiego samochodu przedsiębiorca będzie jednak musiał zapłacić podatek dochodowy i VAT.

By stać się właścicielem używanego w leasingu operacyjnym lub wynajmowanego samochodu, przedsiębiorca musi zapłacić dodatkowo, tzw. wartość wykupu.

W leasingu operacyjnym wykup nie jest obowiązkowy. Jeżeli przedsiębiorca chce, na zakończenie umowy może wykupić samochód za ustalony procent wartości przedmiotu leasingu. Może to zrobić jako firma lub osoba prywatna.

Przy wypożyczeniu samochodu w systemie Rent a Car standardowo brak jest opcji wykupu po zakończeniu umowy, choć jest on teoretycznie możliwy. Ze względu na wysokie koszty wykupu taka transakcja jest po prostu nieopłacalna.

Jeżeli przedsiębiorca wykupił pojazd używany w leasingu operacyjnym lub na podstawie wynajmu, to wraz z jego sprzedażą będzie musiał zapłacić fiskusowi należny podatek dochodowy i odprowadzić VAT. Opłaty te nie będą wymagane, gdy wykup zostanie zrealizowany na osobę prywatną, a sprzedaż pojazdu nastąpi nie wcześniej niż po upływie 6 miesięcy od dnia wykupu. Należy jednak zaznaczyć, iż pojazd wykupiony prywatnie nie może być powtórnie wykorzystany przez przedsiębiorcę w ramach prowadzonej przez niego działalności gospodarczej. Złamanie tej zasady spowoduje, iż przedsiębiorca będzie musiał zapłacić to, czego właśnie uniknął – podatek dochodowy i należny VAT.

Zalety leasingu operacyjnego, leasingu finansowego i wynajmu długookresowego

Każda z form finansowania samochodu do celów biznesowych ma swoje zalety i wady. Dlatego warto dokonać szczegółowej analizy dostępnych na rynku rozwiązań, by wybrać to najlepsze. Taka analiza pozwoli nie tylko pozyskać wybrany model samochodu, ale również dostosować zakup do możliwości finansowych i organizacyjnych przedsiębiorcy.