Materiały/towary wykorzystywane do świadczenia usługi jak powinny być księgowane?

O ile przy działalności handlowej większość przedsiębiorców nie ma problemów z właściwym ujęciem zakupów w PKPiR to już działalność usługowa może takich problemów przysparzać. Rozporządzenie w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów w sposób szczegółowy odnosi się do właściwego ujmowania dokumentów księgowych, jednak nie wszystkie kwestie są w nim opisane wprost.

Każdy rodzaj działalności gospodarczej wiąże się z określoną specyfiką. To co dla jednych firm będzie materiałem podstawowym, dla innych będzie materiałem związanym z bieżącym funkcjonowaniem firmy. Będzie się to wiązało z prawidłowym zdefiniowaniem i ujęciem w PKPiR.

Co to jest usługa?

Termin usługa oznacza wszelkie czynności związane z pracą nieprodukcyjną. Usługa nie ma charakteru materialnego. Z punktu widzenia zarządzania charakteryzuje ją:

• Niematerialność – co oznacza, że nie można jej zobaczyć, poczuć, usłyszeć czy spróbować.
• Nietrwałość – nie da się jej magazynować.
• Różnorodność – nie da się ich znormalizować, uregulować zbiorem przepisów i norm.
• Nierozdzielność – usługa jest ściśle powiązana z osobą wykonawcy.

Usługa w PKPiR

Rozporządzenie w sprawie prowadzenia PKPiR nie zawiera zbyt wielu uregulowań dotyczących jedynie usług.
W części słownikowej możemy się dowiedzieć, że:

• materiały (surowce) podstawowe są to te, które przy świadczeniu usług stają się główną substancja gotowego wyrobu,
• wyrobami gotowymi są również wykonane usługi,
• produkcją niezakończoną lub produkcją w toku są również usługi przed ich ukończeniem,
• kosztem wytworzenia są wszelkie koszty związane bezpośrednio i pośrednio z wykonaniem usług,
• zapisów w PKPiR dotyczących sprzedaży usług dokonuje się w kol. 7 na podstawie faktur, na podstawie dowodu wewnętrznego – sprzedaż nieobjęta fakturami, na podstawie raportów z kasy fiskalnej.

W jaki sposób ewidencjonować materiały w PKPiR?

Materiały (surowce) wykorzystywane do działalności usługowej powinny się znaleźć w kol. 10 PKPiR. Natomiast koszty uboczne związane z ich zakupem np. transport, w kol. 11. Pozostałe materiały powinny się znaleźć w kol. 13.

Jakie materiały znajdą się w kol. 10 zależy od rodzaju świadczonej usługi. A oto przykłady:

Przykład 1

Pani Krysia jest fryzjerką. W swojej działalności dokonuje zakupów: szamponów, odżywek do włosów, lakierów, farb. Wszystkie te zakupy powinny się znaleźć w kol. 10 PKPiR, ponieważ są to materiały podstawowe i pomocnicze wykorzystywane w tego rodzaju działalności. Zakup grzebieni, szczotek, nożyczek, suszarek, ręczników powinien być traktowany jako koszty pozostałe i znaleźć się w kol. nr 13.

Przykład 2

Pan Jan zajmuje się naprawą samochodów. Do realizacji usługi wykorzystuje części samochodowe, które montuje w naprawianych pojazdach. W tym przypadku części samochodowe, oleje, smary będą stanowiły materiały podstawowe i pomocnicze i znajdą się w kol. 10 PKPiR. Natomiast narzędzia, którymi dokonuje napraw, rękawice, ubrania robocze, znajdą się w kol. 13.

Przykład 3

Pan Zbigniew świadczy usługi budowlane i budowlano-montażowe. Do wykonania usługi potrzebne mu są różnego rodzaju materiału budowlne: cement, piasek, kleje, farby, cegły, płyty gipsowe, glazura, wiele innych, które zużywa przy ich realizacji. Te materiały podstawowe i pomocnicze powinny się znaleźć w kol. 10. Zakup narzędzi: pędzle, wiertła, wiertarki, drabiny, miarki, ubrania robocze znajdą się w kol. nr. 13.

Przykład 4

Pan Marek wykonuje prace projektowe. Przy ich wykonywaniu korzysta z usług firm wydających opinie dla przykładu: kominiarskie, gazownicze, wodno-kanalizacyjne. W tej sytuacji koszty usług podwykonawców powinny się znaleźć w kol. 10 PKPiR. Do takiego stanowiska przychylają się również organy podatkowe dla przykładu w interpretacji indywidualnej z 05.01.2016 r. nr ITPB1/4511-1061/15/DP.

O czym pamiętać na koniec roku?

Zgodnie z ogólną zasadą dotyczącą prowadzenia PKPiR wszystkie materiały i towary, które znajdą się w kol. 10 muszą być ujęte w spisie z natury jaki sporządza się na zakończenie roku podatkowego. Zasada ta obowiązuje również w działalności usługowej. Wszystkie materiały, które nie zostały wykorzystane w firmie na 31 grudnia powinny znaleźć się w remanencie końcoworocznym. Wyceny dokonuje się według cen zakupu lub nabycia. Przy wyliczaniu podatku dochodowego w zeznaniu rocznym należy uwzględnić różnice remanentowe pomiędzy początkowym a końcowym.