Faktura wewnętrzna

Każdy przedsiębiorca zarejestrowany na potrzeby podatku VAT ma obowiązek dokumentowania sprzedaży. Obowiązek oraz zasady dokumentowania przychodu w formie faktur określa art. 106 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. Uprawnione do wystawiania faktur VAT podmioty są zarejestrowane w urzędzie skarbowym jako czynni podatnicy VAT. Rejestracja odbywa się poprzez dokonanie zgłoszenia na formularzu VAT- R.

Poza tradycyjną fakturą VAT, która jest jednym z podstawowych dokumentów w rozliczaniu podatku od towarów i usług istnieje wiele innych dokumentów służących do naliczania tego podatku. Są to szczególne dowody, które wystawiane są w ściśle określonych sytuacjach. Do takich dokumentów zaliczane są również faktury wewnętrzne. Charakterystyczną cechą takich faktur jest brak odbiorcy. Podatnik wystawia je na własne potrzeby, aby udowodnić fakt naliczenia należnego podatku VAT. Pozostają one w dokumentacji ich wystawcy.

Faktury wewnętrzne wystawia się w przypadku czynności wymienionych w art. 7 ust. 2 oraz w art. 8 ust. 2 ustawy o podatku od towarów i usług z dnia 11 marca 2004 r. czyli

1.Przekazania przez podatnika towarów należących do jego przedsiębiorstwa na cele nie związane z prowadzonym przez niego przedsiębiorstwem, w szczególności

a) przekazanie lub zużycie towarów na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członów spółdzielni i ich domowników, członków stowarzyszeń oraz członów organów stanowiących osób prawnych

b) wszelkie inne przekazanie towarów bez wynagrodzenia, w szczególności darowizny,

Obowiązek wystawiania faktury wewnętrznej i naliczenia podatku występuje jeżeli podatnikowi przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego od tych czynności, w całości lub w części, nawet jeżeli to prawo nie zostało zrealizowane.

2.Nieodpłatnego świadczenia usług niebędących dostawą towarów na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członów spółdzielni i ich domowników, członków stowarzyszeń i członów organów stanowiących osób prawnych oraz wszelkie inne nieodpłatne świadczenia usług, jeżeli nie są one związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa, a podatnikowi przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług wykorzystanych przy świadczeniu usługi

3.Wewnątrzwspólnotowym nabyciu towarów
4.Dostawie towarów, dla której podatnikiem VAT jest ich nabywca
5.Imporcie usług
6.Zwrocie dotacji, subwencji i innych dopłat o podobnym charakterze

W przypadku przekazania towarów oraz darowizn podatnik może wystawić za dany okres rozliczeniowy jedną fakturę dokumentującą czynności w nim dokonane.

Informacje zawarte na fakturze wewnętrznej
Zasady wystawiania faktur wewnętrznych są identyczne jak w przypadku standardowych faktur VAT. Sposób wystawiania faktur określa rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku towarów i usług.
Do wystawiania faktur wewnętrznych stosujemy przepisy dotyczące elementów zwykłej faktury VAT. Wytyczne dotyczące elementów jakie powinna zawierać faktura zawiera § 5 rozporządzenia – są to ogólne wytyczne dotyczące wystawiania faktur, w związku z tym podatnik posiada dowolność w konstruowaniu faktur wewnętrznych. Wyjątkiem od ogólnie przyjętych norm jest nieodpłatne przekazanie towarów oraz świadczone nieodpłatnie usługi, nie posiadają konkretnego nabywcy w takich sytuacjach faktury wewnętrzne nie muszą zawierać informacji o nabywcy oraz kwoty należnej w wyniku wykonania tych czynności. W przypadku dokumentowania dostawy towarów na potrzeby wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów jak i importu usług nie jest wymagany numer identyfikacji kontrahenta.

Faktury wewnętrzne można wystawić w jednym egzemplarzu, Wyjątkiem jest faktura wewnętrzna dokumentująca wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów i import usług, która powinna być wystawiona w dwóch egzemplarzach. W Ewidencji sprzedaży VAT na podstawie kopii rozliczamy podatek VAT należy, a na podstawie oryginału w ewidencji zakupów VAT rozliczamy podatek VAT naliczony.

WNT i Import usług

Ponieważ w praktyce faktury wewnętrzne najczęściej są wystawiane przy nabyciu wewnątrzunijnym i imporcie usług więc dokładniej omówimy problemy jakie mogą występować przy wystawianiu i księgowaniu tych dokumentów.

I. Terminy wystawiania faktur wewnętrznych oraz moment powstania obowiązku podatkowego

Według ogólnej reguły faktury należy wystawić w ciągu 7 dni od dnia wydania towaru lub wykonania usługi. Natomiast w sytuacji kiedy podatnik VAT na fakturach określa miesiąc i rok dokonania sprzedaży to zobowiązany jest do wystawienia faktury do siódmego dnia od zakończenia miesiąca. Taka sytuacja występuje jeżeli podatnik świadczy tzw usługi ciągłe, a fakturę wystawia za okres rozliczeniowych np. (miesiąc, kwartał ). Jeżeli podatnik dokumentuje czynności w określonym okresie jedną fakturą wewnętrzną to fakturę powinien wystawić nie później niż 7 dnia po zakończeniu miesiąca, w którym dokonana była sprzedaż.

Wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów

Obowiązek podatkowy powstaje w 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towarów będących przedmiotem wewnętrzwspólnotowego nabycia towarów.
W przypadku wystawienia faktury przed upływem tego terminu obowiązek podatkowy powstaje z datą wystawienia faktury przez sprzedawcę. Gdy przed kupnem towaru kupujący dokonał przedpłaty, zaliczki wpłaty raty to obowiązek podatkowy powstaje w dacie dokonania zapłaty

Wewnątrzwspólnotowe nabycie nowych środków transportu

Obowiązek podatkowy powstaje w momencie otrzymania samochodu lub w momencie wystawienia faktury, w zależności co nastąpiło szybciej. Zakup nowego samochodu w kraju Wspólnoty jest traktowany jako WNT. Nie ma znaczenia od kogo został on zakupiony, a także to, czy podatnik kupuje go jako osoba fizyczna czy jako firma. W terminie 14 dni od powstania obowiązku podatkowego przedsiębiorca ma obowiązek złożyć do Urzędu Skarbowego “informację o wewnątrzwspólnotowym nabyciu środków transportu” na druku VAT-23 wraz z kopią faktury potwierdzającej nabycie pojazdu oraz dowód zapłaty podatku.

Wewnątrzwspólnotowe nabycie używanego środku transportu

Obowiązek podatkowy powstaje 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dostarczono samochód. Jeżeli jednak przed upływem tego terminu została wystawiona faktura, to obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury. W praktyce obowiązek podatkowy u nabywcy powstaje w miesiącu wystawienia faktury sprzedaży.

Usługi transportu międzynarodowego i transportu wewnętrzwspólnotowego, podlegającego opodatkowaniu podatkiem VAT w kraju nabywcy.

W przypadku usług transportu międzynarodowego oraz transportu wewnątrzwspólnotowego, które podlegają opodatkowaniu VAT w Polsce obowiązek podatkowy powstaje z dniem dokonania przez usługobiorcę całości lub części zapłaty, ale nie później niż 30 dnia licząc od daty wykonania usług transportu.(art. 19 ust. 13 pkt 2a ustawy o podatku dochodowym od towarów i usług). Natomiast z rozporządzenie w sprawie faktur (§ 15 ust. 1 i 2) wynika, że należy wystawić fakturę wewnętrzną nie później niż z chwilą powstania obowiązku podatkowego i nie wcześniej niż 30 dnia przed jego powstaniem. Co oznacza, że faktura wewnętrzna powinna być wystawiona z datą jej płatności. W przypadku zbiorczej faktury wewnętrznej termin ten nie obowiązuje.

Import Usług

W przypadku nabycia usług przez podatników polskich od zagranicznych kontrahentów, polski podatnik jest zobowiązany do rozliczenia podatku VAT z tytułu tej transakcji na zasadzie importu usług. Rozliczenie to polega na tym, że kontrahent zagraniczny wystawia fakturę bez zagranicznego podatku VAT z adnotacją, że podatek VAT powinien rozliczyć nabywca usługi a polski nabywca wystawia fakturę wewnętrzną i wykazuje w tej samej deklaracji VAT podatek VAT należny i naliczony w tej samej wysokości.

Obowiązek podatkowy powstaje najczęściej z datą wystawienia faktury przez sprzedawcę. Jeżeli faktura nie zostanie wystawiona, to moment powstania obowiązku podatkowego przypada na dzień wykonania usługi. Gdy przed wykonaniem usługi zleceniobiorca dokonał przedpłaty, zaliczki wpłaty raty to obowiązek podatkowy powstaje w dacie zapłaty. (Art. 19 ust. 19 ustawy o VAT)

II Podstawa opodatkowania
1. Wystawiając fakturę wewnętrzną do transakcji wewnątrzunijnego nabycia towaru podstawą opodatkowania jest kwota należna dostawcy. Może się na nią składać cena towaru jak i zapłacone dostawcy (a nie firmie trzeciej) kwoty z tytułu opakowania, transportu, ubezpieczenia.
2.przy imporcie usług jest to kwota należna dostawcy za zakupioną usługę.

Przy zaliczce, w obu przypadkach, podstawą opodatkowania jest kwota zaliczki

III Przeliczanie kwot wyrażonych w walucie na złote

Faktura wewnętrzna jest wystawiana w złotych, jeżeli faktura sprzedaży lub zapłata przy braku faktury sprzedaży była wyrażona w walucie konieczne jest przeliczenie waluty na złote.
Przeliczenia odbywa się przy zastosowaniu kursu NBP opublikowanego w ostatnim dniu roboczym przez dniem wystawienia faktury sprzedaży.

IV Prawo do odliczenia podatku naliczonego
Wystawiając fakturę wewnętrzną podatnik dokonuje samoopodatkowania się. Kwoty podatku wyliczone na fakturze – tzw. podatek należny – należy odprowadzić do US. Ale podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia od podatku należnego podatku naliczonego, czyli zapłaconego przy zakupie towarów i usług i zasada ta rozciąga się również na transakcje tu omawiane. W praktyce, w większości wypadków, podatek naliczony jest równy podatkowi należnemu więc realna wpłata do US wynosi 0 zł.
Ale są przypadki, gdy podatnikowi nie przysługuje prawo do odliczenia całej kwoty a jedynie w części lub w ogóle. Takie sytuacje to:
– zakup samochodu osobowego, gdzie prawo do odliczenia podatku jest ograniczone do 60% podatku naliczonego (nie więcej niż 6 tys. zł)
– dokonanie zakupu udokumentowanego fakturą wewnętrzną a związanego jednocześnie ze sprzedażą opodatkowaną i zwolnioną dokonywaną przez podatnika– wówczas przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego w części określonej przez proporcję sprzedaży opodatkowanej do całkowitej.
– brak prawa do odliczenia podatku naliczonego przez nievatowca przy transakcji importu usług
– brak prawa do odliczenia podatku naliczonego gdy zakup jest związany ze sprzedażą zwolnioną

V. Import usług w przypadku podmiotów gospodarczych zwolnionych z podatku VAT

Zwolnienie podmiotowe z podatku VAT nie ma zastosowania w przypadku gdy nievatowiec dokonuje importu usług. Oznacza to, że podatnik nie zarejestrowany dla potrzeb podatku VAT obowiązany jest wyliczyć i
odprowadzić na konto urzędu skarbowego podatek należny od importowanej usługi w terminie 14 dni od dnia powstania obowiązku podatkowego. W tym celu podatnik wystawia fakturę wewnętrzną i na niej nalicza podatek VAT. Następnie wartość netto oraz kwotę podatku VAT wykazuje na deklaracji VAT 9. Deklaracje składa do US w ciągu 14 dni od dnia powstania obowiązku podatkowego.
Księgowanym kosztem zakupu jest kwota brutto z faktury wewnętrznej.

VI Wewnętrzne faktury korygujące

Wystawianie faktur korygujących do faktur wewnętrznych odbywa się na zasadach określonych w wyżej wymienionym rozporządzeniu bez względu na fakt czy dana okoliczność została udokumentowana wystawieniem faktury przez kontrahenta.
Korektę faktury wewnętrznej można wystawić w przypadku stwierdzenia pomyłki w jakiejkolwiek pozycji. Wewnętrzną fakturę korygującą wystawia się na takich samych zasadach jak fakturę korygującą VAT. Przede wszystkim powinna zawierać:

-termin wystawienia (ze wskazaniem aby była wystawiona przed końcem okresu, w którym wystąpiły zdarzenia powodujące obowiązek korekty)
-oznaczenie „faktura wewnętrzna korygująca”
-informacje dotyczące wystawcy, dostawcy lub odbiorcy towaru lub usługi
-pozycje przed dokonaniem korekty oraz po korekcie
-kwoty podane w omyłkowej jak i prawidłowej wysokości
-kwoty zmniejszenia lub zwiększenia podstawy opodatkowania i podatku należnego po korekcie
-podanie ilości zwróconych towarów.

Uwaga!!! Przy przeliczaniu waluty na złote stosuje się kurs NBP obowiązujący przy przeliczaniu na złote waluty z faktury pierwotnej.

Odpowiedzialność karna

Faktury wewnętrzne podlegają takim samym zasadom karno-skarbowym jak pozostałe faktury VAT. Zasady wystawiania i przechowywania faktur VAT określa kodeks karny skarbowy.
W przypadku sprawcy, który wbrew obowiązkowi nie wystawia faktur VAT lub wystawia je w sposób wadliwy czy odmawia ich wydania lub nie przechowuje faktur najwyższa kara wynosi 180 stawek dziennych.(w 2009 r. do kwoty 7 655,40 zł) Za faktury wystawione nierzetelnie kara grzywny wynosi do 240 stawek dziennych. (w 2009 r. do kwoty 10 207,20 zł) Jedna stawka dzienna nie może być niższa od 1/30 minimalnego wynagrodzenia ustalanego na podstawie przepisów Ministerstwa Pracy. W 2009 r minimalne wynagrodzenie wynosi 1276 zł brutto, a minimalna stawka dzienna wynosi 42,53 zł.

Biuro rachunkowe
już od 89zł/mc.

  • Jednolity Plik Kontrolny bez dodatkowych opłat.
  • Pełna odpowiedzialność za prowadzoną dokumentację.
  • Wygodne formy dostarczania dokumentów (online, poczta, kurier)

dowiedz się więcej


  • M

    Witam. W punkcie
    “Przeliczanie kwot wyrażonych w walucie na złote” napisali Państwo “Przeliczenia odbywa się przy zastosowaniu kursu NBP opublikowanego w ostatnim dniu roboczym przez dniem wystawienia faktury wewnętrznej.” Czy nie chodzi czasem o dzień poprzedzający dzień wystawienia faktury zagranicznej a nie wewnętrznej?

  • Joanna Zalewska

    Rzeczywiście w tekście był błąd, już został poprawiony. Dziękujemy za zwrócenie uwagi.