11 kosztów freelancera

Jest ich w Polsce ok. 3 procent zatrudnionych. Prawie połowa z nich nie chce przechodzić na etat. Copywriterzy, graficy, architekci, fotografowie, tłumacze… Każdy freelancer posiadający własną działalność gospodarczą może płacić niższe podatki. Jak to zrobić? Wystarczy poszukać wydatków. Sprawdź naszą listę kosztów freelancera. Lista wydatków, które mogą zostać uznane za koszt uzyskania przychodów, jest całkiem długa. Jednak zanim coś do niej zaliczymy, muszą zostać spełnione pewne warunki.

Co to jest koszt uzyskania przychodów?

W świetle prawa (art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym): „Kosztami uzyskania przychodów z poszczególnego źródła są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów”. Oznacza to, że kosztem mogą być wydatki bezpośrednio związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, ponieważ w razie kontroli podatkowej taki związek przyczynowo-skutkowy między wydatkiem a przyszłym przychodem przedsiębiorca będzie musiał udowodnić. Sprawdź, jak udowodnić, że wydatek jest kosztem działalności gospodarczej.

Co może być kosztem uzyskania przychodów?

Wśród podstawowych uniwersalnych kosztów uzyskania przychodów każdego niemal przedsiębiorcy możemy wymienić m.in.:

• komputer i oprogramowanie,
• wydatki związane z użytkowaniem pojazdów (samochód, rower, skuter) w firmie, np. paliwo, wymiana opon czy serwis,
• czynsz i media za biuro, np. opłata za wynajem, wodę czy prąd,
• wyposażenie, np. biurko i krzesło,
• abonament za Internet i telefon,
• księgowość.

A co jeszcze w koszty może wrzucić freelancer? Poniżej nasze zestawienie.

1. Sprzęt i oprogramowanie

Zaliczenie do kosztów freelancera laptopa czy oprogramowania jest już raczej standardem. Jednak “wolni strzelcy” z określonych branż do kosztów uzyskania przychodów mogą również zaliczyć chociażby aparat fotograficzny czy kamerę. Tak zrobi np. fotograf. Grafik wrzuci w koszty tablet graficzny czy program do obróbki zdjęć, z kolei tłumacz wydatek związany z zakupem narzędzia CAT, a architekt programu do projektowania. Jeśli jednak copywriter do pisanych przez siebie tekstów przygotowuje również samodzielnie grafiki, to nie powinno być problemu z uznaniem za koszt firmowy oprogramowania do tworzenia grafik. Wiele zależy od indywidualnego charakteru pracy freelancera.

2. Usługi online

W koszty freelancera można również wliczyć usługi online oferowane m.in. przez zagranicznych sprzedawców, takie jak chociażby Dropbox czy Google Apps (oczywiście jeśli mają one tylko związek z prowadzoną działalnością). Specjalista SEM wrzuci w koszty wydatek związany z korzystania z Google Ads, a grafik z Adobe Creative Cloud. Wielu freelancerów korzysta także z takich serwisów jak: Elance.com czy Freelancer.pl. Przy rozliczaniu takiego kosztu warto sprawdzić, jaka jest siedziba sprzedawcy – czy jest to terytorium Unii Europejskiej czy już kraj poza granicami wspólnoty, ale w takich przypadkach zalecane jest zarejestrowanie do VAT-UE.

3. Konferencje i szkolenia

Do kosztów freelancera oprócz branżowych książek i czasopism można również wrzucić koszt udziału w szkoleniach i konferencjach, jeśli mają związek z prowadzoną działalnością. Na przykład tłumacz przysięgły do wydatków może zaliczyć koszt udziału w szkoleniu z przekładu tekstów medycznych, a copywriter kurs z pozycjonowania i SEO. Także opłaty za udział w targach i branżowych wydarzeniach można uznać za koszt podatkowy.

4. Wyjazdy służbowe

Jeżeli podróż służbowa ma związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, to poniesione na ten cel wydatki mogą stanowić koszt uzyskania przychodu freelancera, np. jeśli udaje się on na spotkanie z kontrahentem, konferencję czy szkolenie. W tej sytuacji przysługuje mu dieta, która jest ekwiwalentem pieniężnym na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia. W 2019 roku wysokość dziennej diety w podróży krajowej wynosi 30 zł. W przypadku podróży zagranicznych stawka diety jest ustalana według stawki kraju docelowego.

Pozostałe wydatki powinny być udokumentowane fakturą VAT lub rachunkiem – paliwo, koszty transportu (taksówka, bilety PKP, PKS, MPK), nocleg. Jednak w niektórych określonych przepisami przypadkach sam bilet może spełniać wymogi faktury. Wyjątkiem jest także przejazd autostradą – tutaj będzie się liczył paragon.

Warto również wiedzieć, że jeżeli nocleg został udokumentowany fakturą, to vatowcom nie przysługuje odliczenie podatku VAT naliczonego. Cała kwota brutto staje się kosztem. Zobacz, jak rozliczyć fakturę z Airbnb lub booking.com.

W praktyce suma poniesionych wydatków i zryczałtowana dieta zostają zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

5. Wynagrodzenie pracownika i podwykonawców

Pracując nad większymi projektami, freelancer może zatrudnić współpracownika, np. na umowę o dzieło, umowę-zlecenie czy umowę o pracę (na czas określony lub nieokreślony). Takie wynagrodzenie można wrzucić w koszty uzyskania przychodu. Zresztą nie tylko wynagrodzenie, ale również składki ZUS, jeśli były odprowadzane w ramach podpisanej umowy. Poza tym zatrudnienie pracownika pozwala na generowanie dodatkowych kosztów, takich jak na przykład zakup kawy, herbaty czy napojów.

Co więcej, od 1 stycznia 2019 roku do kosztów uzyskania przychodów można również zaliczyć wynagrodzenie małżonka i małoletnich dzieci.

6. Odsetki od kredytu, opłaty skarbowe i ubezpieczenie

Odsetki od kredytu mogą być uznane za koszt freelancera po spełnieniu kilku warunków:

• kredyt został zaciągnięty w związku z prowadzoną działalnością,
• odsetki zostały opłacone,
• odsetki nie wpływają na wysokość kosztów inwestycji.

Co prawda, opłaty skarbowe nie są zbyt dużymi kwotami, ale warto wiedzieć, że je również można wliczyć do kosztów uzyskania przychodów, zarówno te pobierane przez Urząd Skarbowy, jak i przez wójta czy burmistrza.

Poza tym polisa ubezpieczeniowa wykupiona w celu zabezpieczenia środków trwałych firmy może również zostać uznana za koszt uzyskania przychodu.

Warto wiedzieć, że do kosztów firmowych można również wrzucić składki opłacane z tytułu przynależenia do organizacji, ale jak czytamy w art. 23 ust. 1 o podatku dochodowym, musi to być organizacja, w której członkostwo jest obowiązkowe, poza dwoma wyjątkami zapisanymi w ustawie.

7. Kursy językowe i studia podyplomowe

Jeżeli między podejmowanymi studiami podyplomowymi czy kursem językowym a prowadzoną działalnością występuje związek, to taki wydatek może być uznany za koszt podatkowy. Tak będzie w przypadku copywritera chcącego pisać teksty również w języku obcym. Podobnie grafik, który w ramach prowadzonej przez siebie działalności chce zacząć również tworzyć strony internetowe. Wówczas koszt studiów na kierunku Web Developer będzie mógł również zostać potraktować jako koszt.

8. Reklama

Innym firmowym kosztem ponoszonym przez freelancera może być reklama, czyli wydatki ponoszone na kampanie Google Ads i Facebook Ads lub inne działania reklamowe, takie jak druk ulotek czy wizytówek.

9. Upominki dla klientów

Wręczane w ramach promocji czy reklamy drobne upominki (najlepiej o niskiej wartości) dla klientów czy kontrahentów mogą być także wliczone do kosztów freelancera. Takim firmowym gadżetem może być nie tylko długopis, ale chociażby podkładka pod kubek, lniana torba, firmowa wlepka czy magnes. Warto postawić na oryginalność, aby wyróżniać się na tle konkurencji. Takie upominki powinny być jednak opatrzone logo firmy. Przeczytaj więcej o przekazywaniu prezentów kontrahentom i ich rozliczaniu.

10. Elementy dekoracyjne

To, że do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć wyposażenie biura, np. biurko czy odkurzacz, nikogo już raczej nie dziwi. Tymczasem koszt freelancera mogą również stanowić elementy dekoracyjne, pod warunkiem że nie stają się kosztem reprezentacji. Dlatego dzieła sztuki ze względu na swoją wartość nie mogą zostać uznane za koszt podatkowy, ale już reprodukcja znanego obrazu za kilkadziesiąt złotych czy roślina doniczkowa – tak.

11. Księgowość

Co jeszcze freelancer może wrzucić w koszty? Oczywiście usługi księgowe – biuro rachunkowe czy program do samodzielnego księgowania.