Jak i kiedy wystawiać faktury wewnętrzne?

Jak i kiedy wystawiać faktury wewnętrzne? Obejrzyj nasz materiał video!

Do końca 2013 r. faktury wewnętrzne należały do dokumentów wymaganych przez przepisy. Wykorzystywano je w sytuacji, kiedy przedsiębiorca był zobowiązany do naliczenia VAT od transakcji we własnym zakrakresie.

Faktura wewnętrzna to ciekawy rodzaj dokumentu – bardzo przydatny, jest wystawiany przez wielu przedsiębiorców mimo braku takiego obowiązku. Warto wiedzieć, kiedy można skorzystać z faktur wewnętrznych i jaka jest ich alternatywa.

Faktury wewnętrzne wyłącznie fakultatywne

Do końca 2013 r. faktury wewnętrzne należały do dokumentów wymaganych przez przepisy. Korzystało się z nich w sytuacji, kiedy przedsiębiorca był zobowiązany do naliczenia VAT od transakcji we własnym zakresie – tj.:

• Przy nieodpłatnym przekazaniu towarów (z wyjątkiem próbek czy prezentów o małej wartości), nieodpłatnym świadczeniu usług,
• Przy wewnątrzwspólnotowym nabyciu towarów lub nabyciu usług od kontrahenta z UE,
• Przy nabyciu podlegającym opodatkowaniu w ramach odwrotnego obciążenia,
• Przy zwrocie dotacji, subwencji i tym podobnych opłat,
• Przy wycofaniu składników majątku, dla których przysługiwało prawo do odliczenia VAT.

Wraz z rewolucją w przepisach o VAT, która nastąpiła na początku 2014 r., pojęcie faktur wewnętrznych zniknęło z przepisów podatkowych – tym samym podatnicy przestali mieć obowiązek wystawiania takich dowodów. Mimo to z przyzwyczajenia i wygody wielu przedsiębiorców nadal korzysta z faktur wewnętrznych – i generalnie nie jest to błąd. Z przepisów zniknął jedynie obowiązek wystawiania faktur wewnętrznych – ale ich wystawianie nie zostało wzbronione.

Faktura wewnętrzna a inne rozwiązania

Faktury wewnętrzne nie są już wymagane, ale obowiązek naliczenia VAT we wskazanych wcześniej transakcjach pozostał. Jak sobie z tym radzić? Aby nie generować nadmiaru dokumentów, w niektórych przypadkach można skorzystać z „gotowca” – np. przy WNT, nabyciu usług z UE czy krajowej transakcji odwrotnego obciążenia. W tych przypadkach posiadamy już faktury, brakuje na nich jednak naliczenia VAT oraz kursu walut i wartości transakcji w złotówkach. Podatnik może zatem dopisać na dokumencie naliczenie VAT i inne niezbędne elementy, i tak opisaną fakturę wprowadzić do systemu księgowego oraz umieścić w dokumentacji swojej firmy.

W pozostałych przypadkach faktury co do zasady nie wystąpią, ale powinniśmy mieć do czynienia z innymi dokumentami – np. protokołem przekazania towaru czy składnika majątku lub wykonania bezpłatnie usługi albo rozliczeniem, pokwitowaniem subwencji, opłaty etc. Tutaj również możemy skorzystać z takiego dokumentu i dopisać na nim niezbędne dla VAT informacje, na podstawie których rozliczymy następnie podatek.

Uwaga!

Jeśli nie pasuje nam pomysł faktur wewnętrznych ani opisywania istniejących już dokumentów, możemy co do zasady stworzyć dowolny własny dokument, informujący o rozliczeniu VAT. Najistotniejsze, aby był on sporządzony w jasny i czytelny sposób, niepozostawiający wątpliwości, co do której transakcji stosujemy opodatkowanie.