Zmiany w wystawianiu faktur na rzecz gminnych jednostek i zakładów budżetowych

Od 2017 roku na fakturze dokumentującej sprzedaż na rzecz Jednostki Samorządu Terytorialnego (JST) powinny pojawić się dane nabywcy oraz płatnika/odbiorcy.

Wprowadzone już zmiany przepisów mające na celu m.in. centralizację rozliczeń podatku VAT obejmują w swoim zakresie rozliczenia podmiotów funkcjonujących jako Jednostki Samorządu Terytorialnego (JST). W ogólnym zarysie, zmiany zostały wprowadzone w celu przełożenia obowiązku w rozliczeniu podatku VAT z JST na gminy i wprowadzenia wewnętrznych rozliczeń z podatku VAT dla tych podmiotów.

Skutek dla przedsiębiorców

Firmy często współpracują ze szkołami, urzędami, ośrodkami miejskimi, gminnymi poprzez świadczenie swoich usług, dostawę towarów. Od roku 2017 jednostki zamawiające będą zastrzegać, aby wystawiona na ich rzecz faktura zawierała dwa pola: nabywcy oraz płatnika/odbiorcy. Do tej pory, wystarczające było wskazanie podmiotu, na rzecz którego była dokonywana dostawa towarów lub usług, jako nabywcy i odbiorcy/płatnika jednocześnie. Było to spowodowane traktowaniem danej instytucji jako wyodrębnionego podatnika podatku VAT, który rozliczał podatek VAT samodzielnie poprzez złożenie właściwej deklaracji VAT-7 oraz VAT-7K. Mogły one podobnie jak przedsiębiorcy, korzystać ze zwolnienia podmiotowego z art. 113 ustawy o VAT.

Od wejścia w życie przepisów centralizujących rozliczenia wewnętrzne w gminach, obligatoryjnie nabywcą na fakturze będzie np. gmina, a odbiorcą faktury lub płatnikiem zamawiająca instytucja, np. szkoła. Jest to skutek uznania przez ustawodawcę, że zamawiające usługi i towary gminne jednostki budżetowe nie są samodzielnym podatnikiem, ale podlegają zarówno majątkiem jak też organizacją działalności i jej prowadzeniem – gminom.

Terminy wykonywania usługi

Wprowadzona centralizacja pozwala na nie dokonywanie korekt poprzednich okresów. Dla przedsiębiorcy oznacza to, że nie musi on wystawiać faktur korygujących do dokumentów wystawionych wcześniej, na których jest jedynie instytucja zamawiająca. Korekta będzie musiała zostać sporządzona do faktur, dokumentujących dokonanie dostawy towarów lub wykonanie usługi od dnia centralizacji. Sposobem korekty jest wystawienie przez JST noty korygującej zmieniającej dane.

Przedsiębiorców nawiązujący współpracę z instytucjami będącymi gminnymi jednostkami budżetowymi lub w przypadku kontynuacji takiej współpracy w roku 2017, powinni wyczulić się na przekazywane dane do wystawienia faktury, pamiętając zarówno o danych gminy jako nabywcy, jak również danych jednostki budżetowej, dokonującej zamówienia – jako odbiorcy. Firmy, które często biorą udział w przetargach i licznie współpracują z tym rodzajem podmiotów, mogły już wcześniej otrzymywać zgłoszenia, aby na fakturach były wymienione dwa podmioty. Obecnie stanie się to powszechnym standardem funkcjonującym w każdej transakcji z gminną jednostką budżetową.

Serwis ifirma.pl jest dostosowany do wystawiania tego rodzaju faktur.

Wystawianie faktur dla Jednostek Samorządu Terytorialnego

W tym przypadku kontrahenta należy traktować jako odbiorcę dokumentu.

1. Utwórz konto kontrahenta
  • CRM > dodaj kontrahenta.

księgowość online, dodaj kontrahenta, JST
Dodaj kontrahenta


2. Uzupełnij dane

Potraktuj konto kontrahenta jako konto odbiorcy faktury – uzupełnij je danymi odbiorcy. Żeby odbiorca pokazał się na wystawionej fakturze zaznacz opcję: “Używaj danych odbiorcy na fakturach”.

Przykład:

odbiorcą faktury jest „Szkoła nr 1” natomiast faktycznym nabywcą Urząd Wojewódzki. Zatem, uzupełniasz profil danymi urzędu, natomiast w „danych odbiorcy” podajesz dane szkoły. Możesz stworzyć kilka kont Urzędu Wojewódzkiego i na każdym z nich podać inne „dane odbiorcy”, np. Szkoła nr 1, Szkoła nr 2 (i analogicznie identyfikatory kontrahenta: szkoła_1, szkoła_2).

  • Nazwa firmy – Urząd Wojewódzki,
  • identyfikator – szkoła_1,
  • adres – adres urzędu,
  • dane odbiorcydane szkoły.

księgowość online, dodaj kontrahenta, dane kontrahenta, JST
Uzupełnij dane


3. Wystaw fakturę

Wystawiając fakturę wybierasz odpowiedniego kontrahenta (wg identyfikatora).

Autor: Katarzyna Marciniak – ifirma.pl


UWAGA

Zachęcamy do komentowania naszych artykułów. Wyraź swoje zdanie i włącz się w dyskusje z innymi czytelnikami. Na indywidualne pytania (z zakresu podatków i księgowości) użytkowników ifirma.pl odpowiadamy przez e-mail, czat lub telefon – skontaktuj się z nami.

Biuro rachunkowe
już od 89zł/mc.

  • Jednolity Plik Kontrolny bez dodatkowych opłat.
  • Pełna odpowiedzialność za prowadzoną dokumentację.
  • Wygodne formy dostarczania dokumentów (online, poczta, kurier)

dowiedz się więcej


  • Łukasz

    Zabrakło informacji, że trzeba zaznaczyć “Używaj danych odbiorcy na fakturach” ;)

    • Dziękujemy za uwagi, artykuł został już uzupełniony.

  • Korzystając z serwisu zgodnie z instrukcją podaną powyżej odbiorca poprawnie pokazuje się na fakturze. Dane nabywcy wraz z przypisanym odbiorcą są wprowadzane jednorazowo do bazy a podczas wystawiania kolejnych faktur wystarczy jedynie wybrać podmiot z listy kontrahentów. Dane kontrahenta JST każdorazowo można pobrać z bazy GUS, pozostaje tylko dopisanie konkretnego podmiotu jako odbiorcy. Korzystanie z wprowadzonej funkcji jest dobrowolne. Jeśli użytkownikowi wygodniej jest uzupełniać dane odbiorcy ręcznie – nadal można to robić, korzystając z pola “uwagi”.

  • allebron.pl

    W danych odbiorcy powinno jeszcze znaleźć się pole “NIP”

    • Zmiana jaka zaszła w przypadku wystawiania faktur dla jednostek centralnych polega na tym, iż na fakturze powinien pokazać się NIP jednostki centralnej oraz NIP sprzedawcy. Z uwagi na to w danych kontrahenta jest wskazany tylko jeden NIP.

  • Jacek Potęga

    Problem z Odbiorca/Nabywca jest też na poziomie innych usług oferowanych w serwisie ifirma. Dla przykładu: Moim rzeczywistym kontrahentem jest jednostka podległa gminie. Do jednostki tej wysyłam przesyłkę kurierem. Muszę ją zarejestrować dwa razy. Raz jako nabywca Gmina a odbiorca Jednostka podległa aby wsytawić fakturę, ale żeby wysłac przesyłkę muszę zarejestrować jednostkę podległą osobno. porażka

    • Skąd pobierane są dane do przesyłek kurierskich zostało opisane w odrębnym artykule: https://pomoc.ifirma.pl/pomoc-artykul/uslugi-kurierskie-instrukcja-nadania-przesylki/#danewysylajacego Jest tam wskazane jak w prosty sposób wskazać adres kontrahenta i osobę, która ma paczkę odebrać bez dodawania nowego kontrahenta.

      • Jacek Potęga

        Chyba się nie do końca rozumiemy. Jako kontrahent w CRM jest wskazana Gmina. Jako odbiorca np Szkoła. Przesyłkę chcę wysłać do szkoły a nie do gminy. Jako adresata pobiera zawsze Gminę. Chyba że czegoś nie rozumiem

        • Dane odbiorcy i nabywcy są funkcją dedykowaną do wystawiania faktury. Jeżeli Użytkownik serwisu chce nadać przesyłkę, w danych kontrahenta jest miejsce na wskazanie adresu korespondencyjnego, dla którego będzie nadana paczka. Przy wysyłaniu przesyłki zaś jest miejsce na wskazanie Osoby kontaktowej gdzie można wskazać kto konkretnie paczkę ma odebrać, czy podać odmienną nazwę instytucji.