Co zrobić kiedy omyłkowo nie policzono kosztów uzyskania wynagrodzenia pracownikowi?

Pracownicze koszty uzyskania przychodów zostały określone kwotowo w ustawie o podatku dochodowym. Koszty te mają rekompensować pracownikowi ponoszone wydatki na dojazdy do pracy. Ich wysokość została wskazana w ustawie o podatku dochodowym. W dzisiejszej publikacji będziemy analizowali sytuację, w której pracodawca omyłkowo nie policzył kosztów uzyskania przychodów pracownikowi.

Pomyłka przy naliczaniu kosztów pracowniczych

Jest wiele sytuacji, w których przy naliczaniu wynagrodzeń pracownikowi mogą być nienależne koszty uzyskania przychodów. Nic więc dziwnego, że może dojść do zaniżenia, zawyżenia lub omyłkowego pominięcia kosztów pracowniczych. Przedsiębiorca lub jego księgowa mogą mieć w takim przypadku dylemat czy taką pomyłkę skorygować na bieżąco, czy może jednak pozostawić tak jak jest a powstała różnica będzie widoczna dopiero w składanym rozliczeniu rocznym PIT-4R. Wyjaśnienie prezentujemy poniżej.

Jak postąpić, gdy omyłkowo nie policzono kosztów pracowniczych?

Kiedy już dojdzie do takiej sytuacji, że pracodawca nie naliczy w danym miesiącu kosztów, to wówczas pracownik będzie miał naliczoną i pobraną wyższą zaliczkę na podatek dochodowy. Kwota netto do wypłaty będzie automatycznie niższa. W takim przypadku nie powinno się takiej pomyłki korygować na bieżąco. Pracodawca po zakończonym roku podatkowym jest zobowiązany złożyć PIT-11 i PIT-4R, w których będą wykazane kwoty odzwierciedlające faktycznie dokonane wypłaty wynagrodzeń i odprowadzone zaliczki na podatek dochodowy.

Błędnie pobrane koszty pracownicze a PIT-4R i PIT-11

Jeśli już popełniliśmy pomyłkę, to wówczas w składanym rozliczeniu rocznym PIT-11 wykazujemy koszty uzyskania przychodów, w kwotach, jakie faktycznie zostały uwzględnione przez płatnika przy poborze zaliczek na podatek dochodowy.

W omawianej sytuacji koszty pracownicze zostały zaniżone, więc takie powinny zostać wykazane w PIT-11. Pracownik powinien zostać poinformowany przez pracodawcę, jakie koszty, zgodnie z ustawą, może wykazać w składanym zeznaniu rocznym. W takim przypadku kwota kosztów uzyskania przychodów w zeznaniu rocznym będzie inna niż na otrzymanym PIT-11 od pracodawcy.

Natomiast jeżeli chodzi o rozliczenie PIT-4R, to również na tym formularzu należy wpisać faktycznie pobrane zaliczki na podatek dochodowy, nawet jeżeli zostały zawyżone. Wówczas wystąpi różnica pomiędzy zaliczkami pobranymi a należnymi. W części D deklaracji rocznej o zaliczkach na podatek dochodowy płatnik musi opisać przyczyny różnicy pomiędzy kwotą pobraną, należną i wpłaconą do urzędu skarbowego.