Zespół IFIRMA
Po co stać w korku, aby dojechać do księgowej, skoro można wybrać księgowość online? Dzięki funkcjom dostępnym w serwisie ifirma.pl samodzielne księgowanie może być proste, wygodne i szybkie. Ile średnio czasu w miesiącu potrzebuje na księgowanie online przeciętny przedsiębiorca? Sprawdzamy i wyliczamy krok po kroku, pokazując przy okazji kilka przydatnych opcji w serwisie.
Na wstępie warto podkreślić, że na czas samodzielnego księgowania online wpływa rodzaj i skala prowadzonej działalności. Przedsiębiorca prowadzący działalność handlową będzie musiał liczyć się z wykonaniem większej ilości czynności księgowych w serwisie. My jednak dla uproszczenia skupimy się na przykładzie działalności usługowej, np. tej prowadzonej przez programistę.
Księgowość online a konfiguracja konta w serwisie ifirma.pl
Pierwszym krokiem, zanim zaczniesz na dobre księgowanie online w serwisie, będzie konfiguracja konta. Nie jest to tak czasochłonne, jak mogłoby się wydawać. Oto kilka podstawowych kroków i szacowany czas ich zrealizowania:
- pobranie danych z GUS, ustawienie pierwszego miesiąca księgowego w serwisie, uzupełnienie danych właściciela firmy – to ok. 2, 5 minuty,
- wprowadzenie ustawień ZUS, PIT i VAT – ok. 2 minuty,
- wygenerowanie UPL-1 – ok. 20 sekund,
- uzupełnienie przychodu w celu wysłania e-deklaracji – ok. 25 sekund.
Jak przygotować listę kontrahentów oraz listę towarów i usług?
Księgujesz online i przez dłuższy czas będziesz współpracował z tym samym klientem? Warto dodać go do indywidualnej listy kontrahentów (CRM → Lista kontrahentów → Dodaj kontrahenta). W tym celu wystarczy, że wpiszesz numer NIP, co zajmie Ci dosłownie chwilę, a w łatwy sposób pozyskasz gotowe dane (nam to zajęło ok. 20 sekund).
Dane możesz też wprowadzić samodzielnie, co będzie już nieco bardziej czasochłonne (potrwa ok. minuty). Jeśli masz średnio 5 kontrahentów, to w ciągu ok. 2 minut przygotujesz swoją listę. Pamiętaj też, że jeśli Twój kontrahent jest obcokrajowcem, to nie pobierzesz jego danych z GUS. Wówczas będziesz musiał je wprowadzić samodzielnie, co zajmie Ci ok. minutę.
Poza tym, zanim przystąpisz do wystawiania faktur, warto przygotować w serwisie gotową listę towarów i usług, która będzie się automatycznie rozwijała w polu „Nazwa towaru lub usługi” w momencie wystawiania dokumentu sprzedaży. Dzięki temu usprawnisz swoje księgowanie online.
Masz dwie ścieżki, aby to zrobić:
1.Faktury → Towary i usługi → Dodaj towar lub usługę.
2. Lub wystawiając fakturę w module „Faktury”, wpisujesz nazwę usługi w polu „Nazwa towaru lub usługi” i klikasz na “zielony plus”. Usługa zostanie zapisana na liście usług.
W tym pierwszym przypadku dodanie towaru/usługi zajmuje ok. 15 sekund. Jeśli chcesz przygotować listę składającą się z 10 pozycji, zrobisz to zatem w ok. 2 minuty i 30 sekund.
Co więcej, jeżeli masz gotową listę towarów i usług, bo na przykład korzystasz z innego programu magazynowego, to taką listę możesz również zaimportować poprzez: Faktury → Towary i usługi → Importuj listę towarów i usług, co zajmie Ci ok. 20 sekund.
Jak szybko wystawić fakturę w ifirma.pl?
Jeżeli Twoim klientem jest kontrahent, któremu będziesz wystawiał faktury regularnie na tę samą stałą kwotę, to podczas księgowania online warto skorzystać z opcji: Faktury → Faktury cykliczne.
O tym, jak dokładnie wystawiać faktury cykliczne w ifirma.pl, piszemy tutaj. Dane w ramach faktury cyklicznej wprowadzasz jednorazowo i zajmie Ci to ok. minutę. A jeżeli wymagają one przeedytowania, np. ilość, jednostka czy cena, to możesz to zrobić raz w miesiącu przed wystawieniem faktury cyklicznej lub tuż po wystawieniu. W tym celu wracasz do zakładki „Faktury cykliczne” i wybierasz stosowną fakturę cykliczną z listy (patrz niżej).
“Ręczne” wystawienie faktury w serwisie nawet początkującemu użytkownikowi nie powinno zająć więcej niż 1 minutę i 15 sekund (bazujemy na fakturze krajowej).
Przydatną opcją jest również funkcja „Skopiuj” wyświetlająca się w serwisie tuż po wystawieniu faktury. Dzięki niej szybko wygenerujesz fakturę z podobnymi danymi. Taką fakturę można edytować.
Przydatne w codziennej pracy będzie również utworzenie serii numeracji faktur, co zajmie nawet mniej niż minutę.
Jak rozliczyć pojazd w serwisie?
Wprowadzenie jednego wydatku związanego z użytkowaniem samochodu, np. faktury za paliwo, zajmie Ci maksymalnie 25 sekund. Jeśli masz ich w miesiącu na przykład pięć, to w sumie zrobisz to w ok. 2 minuty i 5 sekund. Trochę czasu zaoszczędzisz również, gdy przy wprowadzaniu kilku kolejnych faktur zamiast opcji „zatwierdź”, wybierzesz „zatwierdź i dodaj kolejny”. W ten sposób nie będziesz musiał przechodzić całej ścieżki dodawania wydatku samochodowego od początku.
Ile czasu zajmuje księgowanie wydatków?
Księgowanie online można też sobie usprawnić, korzystając z opcji automatycznego księgowania faktur elektronicznych. W tym celu wybierz moduł: Wydatki → Import faktur elektronicznych i przeciągnij plik jednym ruchem z pulpitu komputera do serwisu lub po prostu wybierz go z dysku. Przy wyborze z dysku zajmie Ci to ok. 10 sekund, a przeciągnięcie 5 sekund.
Listę wystawców, których faktury możesz księgować w serwisie, znajdziesz tutaj. A jeżeli któregoś brakuje na liście, to wyślij wiadomość na bok@ifirma.pl, a postaramy się go dodać. Pamiętaj o dodaniu jako załącznik faktury pdf. Czas wysłania takiego e-maila – według naszych szacunków – nie powinien przekroczyć półtorej minuty 🙂
Z kolei jeżeli chcesz wprowadzić 5 kosztów miesięcznie poprzez ścieżkę: Wydatki → Dodaj wydatek, to dodanie jednego z nich zajmie Ci ok. 35 sekund, czyli łącznie na księgowaniu kosztów w ten sposób spędzisz ok. 3 minuty.
Nieco dłużej, bo ok. minutę, może zająć dodanie popularnego wśród programistów wydatku, jakim jest import usług (Wydatek → Dodaj wydatek → Import usług).
Warto również zwrócić uwagę na funkcję kopiowania wydatków, z której można skorzystać, gdy określone koszty powtarzają się co miesiąc. Wtedy wystarczy skopiować wydatek z miesiąca poprzedniego (Wydatki → Lista wydatków, co zostało dokładnie opisane tutaj) i uzupełnić dane o numerze faktury i dacie wystawienia dokumentu. Nie powinno to zająć więcej niż 30 sekund.
Jak szybko wprowadzisz majątek do serwisu ifirma.pl?
Inną z czynności, którą warto wykonać na początku księgowania w serwisie, jest utworzenie rejestru środków trwałych (Majątek → Rejestr środków trwałych → Dodaj) oraz wyposażenia (Wydatki → Dodaj wydatek).
Załóżmy, że programista chce dodać w serwisie laptop. Wprowadzenie takiego środka trwałego to też kwestia zaledwie minuty. Nieco więcej czasu może zająć wprowadzenie do serwisu samochodu (Uwaga! Poprzez ścieżkę: Pojazdy → Dodaj pojazd, nie „Majątek”). Taka czynność wiąże się z wprowadzeniem większej liczby danych, dlatego czas wydłuży się do ok. 2 minut. W każdym razie zapisanie w serwisie 3 składników wyposażenia w ciągu miesiąca zajmie Ci ok. 3 minut.
Ile czasu zajmuje wygenerowanie i wysłanie deklaracji do Urzędu Skarbowego i ZUS?
Wygenerowanie deklaracji ZUS, VAT, PIT-5/PIT-5L/PIT-28 (łącznie z ręcznym wprowadzeniem dat opłacenia) zajmie Ci ok. 45 sekund.
Wysyłka JPK_VAT (poprzez podpis pracownika ifirma.pl, co wiąże się z koniecznością jednorazowego wygenerowania i złożenia UPL-1) i VAT-7/VAT-7K to kolejne 30 sekund. Dodajmy, że deklarację ZUS, kiedy nie masz pracowników, wysyłasz raz (chyba że nastąpią zmiany w opłacanych przez Ciebie składkach).
Potem pozostaje już tylko wykonywanie co miesiąc przelewów za składki ZUS oraz PIT i VAT, jeżeli występują do zapłaty. W tym celu możesz skorzystać z opcji paczki przelewów. Pobranie takich plików elixir zajmie Ci raptem 15 sekund.
Jeżeli jesteś nievatowcem, to na tym etapie zaoszczędzisz trochę czasu (i będziesz mógł na przykład zaparzyć kawę :)). Twoim zadaniem będzie jedynie wygenerowanie deklaracji PIT-5/PIT-5L/PIT-28, co zajmie Ci ok. 15 sekund.
Ile czasu zajmuje księgowanie online z ifirma.pl – podsumowanie
Księgowanie w pierwszym miesiącu po założeniu konta w serwisie ifirma.pl jest na pewno dłuższe, bo wiąże się z wykonaniem większej liczby czynności. Według naszych obliczeń zajmie to ok. 28 minut i 10 sekund. Jednak już po pełnym skonfigurowaniu konta w kolejnych miesiącach czas ten może się skrócić do 13 minut i 30 sekund!
| Czynności wykonywane w pierwszym miesiącu po założeniu konta w serwisie: | Konto gotowe do księgowania w kolejnych miesiącach (u vatowca): |
|---|---|
Konfiguracja konta – 4,5 minuty Lista kontrahentów – 1 minuta i 40 sekundLista towarów i usług – 2,5 minuty Wprowadzenie pojazdu – 2 minuty Seria numeracji faktur – 1 minuta Dodanie wyposażenia (3 pozycje) – 3 minuty 5 faktur niecyklicznych – 6 minut i 15 sekund 4 faktury elektroniczne – 40 sekund Rozliczenie pojazdu – 2 minuty i 5 sekund Dodanie 5 kosztów firmowych – 3 minuty Generowanie deklaracji (u vatowca) – 45 sekund Wysyłka deklaracji (u vatowca) – 30 sekund Wygenerowanie paczek przelewów – 15 sekund Razem: 28 minut i 10 sekund | 5 faktur niecyklicznych – 6 minut i 15 sekund 4 faktury elektroniczne – 40 sekund Rozliczenie pojazdu – 2 minuty i 5 sekund Dodanie 5 kosztów firmowych – 3 minuty Generowanie deklaracji – 45 sekund Wysyłka deklaracji – 30 sekund Wygenerowanie paczek przelewów – 15 sekund Łącznie: 13 minut i 30 sekund |
Uwaga! U nievatowca ten czas może być jeszcze krótszy z racji wykonywania mniejszej ilości czynności księgowych w serwisie. Zyskuje on w ten sposób czas na kawę i ciastko 🙂
4327 
Dorota Łesak
