Zarówno przedsiębiorcy, jak i pracownicy od czasu do czasu przebywają w podróży służbowej, czyli poza stałym miejscem prowadzenia działalności gospodarczej. W takich przypadkach ustawodawca przewidział możliwość wypłaty m.in. diet z tytułu pobytu w delegacji. Wysokość diet krajowych przez długi okres czasu była na stałym poziomie 30 zł. W 2022 roku aż dwukrotnie doszło do zmiany rozporządzenia w tej sprawie. W dzisiejszej publikacji pokażemy, w jaki sposób powinno wyglądać rozliczanie delegacji służbowych wg nowych stawek, po zmianie przepisów.
Zmiana wysokości diet w 2022 i 2023 roku
Zmiana wysokości diety ma wpływ na wzrost kwot z tytułu rozliczenia podróży służbowej, ale nie tylko z tytułu diet, zmieniają się również ryczałty za: dojazd, nocleg i limit udokumentowanych kosztów noclegu. Począwszy od 28 lipca 2022 r. powyższe kwoty kształtują się następująco:
(poprzednio 30 zł) |
(poprzednio 6 zł) |
(poprzednio 45 zł) |
(poprzednio 600 zł) |
---|
Kolejna zmiana rozporządzenia w sprawie wysokości diet objęła również diety zagraniczne, chociaż nie wszystkie stawki zostały zmienione. Rozporządzenie w tym zakresie zaczęło obowiązywać od 29 listopada 2022 roku.
W tym samym rozporządzeniu została podana nowa wysokość diety krajowej, która od 1 stycznia 2023 roku będzie wynosiła 45 zł. Co ciekawe już w tym rozporządzeniu ustawodawca wyraźnie napisał, że w przypadku rozpoczęcia podróży służbowej przed dniem wejścia w życie nowych stawek i kontynuowanie jej po tym dniu, należności z tytułu podróży służbowej będą obliczane z uwzględnieniem dotychczasowych, jak i nowych stawek diety. W stosunku do zmian wprowadzonych rozporządzeniem zmieniającym z 25 października 2022 r. pracodawcy nie będą już mieli takich dylematów, jak przy rozporządzeniu czerwcowym.
(poprzednio 38 zł) |
(poprzednio 7,60 zł) |
(poprzednio 57 zł) |
(poprzednio 760 zł) |
---|
Rozliczanie diet w okresie przejściowym
Nas będzie jednak interesowało, jak powinno wyglądać rozliczenie delegacji w okresie przejściowym. W rozporządzeniu zmieniającym z lipca niestety nie podano, w jaki sposób powinny być one rozliczane. Dlatego też można się spotkać z różnym podejściem do tego rozliczania, preferowane są następujące:
Według nowej stawki diety – jeśli delegacja kończy się po 28 lipca 2022 r.
|
|
Według starej i nowej stawki diety – odrębne rozliczenie dla dób podróży służbowych:
do 27 lipca i od 28 lipca, do 28 listopada i od 29 listopada, do 31.12.2022 r. i od 01.01.2023 r. | |
Według starej i nowej stawki diety – obliczając udział procentowy pobytu w podróży służbowej w przeliczeniu na godziny podróży
|
Pomimo, że w rozporządzeniu październikowym zostały doprecyzowane zasady rozliczania diet w okresie przejściowym, to i tak w dalszym ciągu nie wiadomo, czy robić to według metody II czy III. Dla lepszego zobrazowania omówimy te zasady na przykładach.
Rozliczanie delegacji służbowych wg nowych stawek diet – przykłady
Biorąc pod uwagę fakt, że brakuje przepisu przejściowego, to pracodawca będzie musiał podjąć decyzję, w jaki sposób dokona takiego rozliczenia. My jedynie spróbujemy pokazać na przykładach, jak takie rozliczenie będzie wyglądało na konkretnych liczbach. W pierwszych przykładzie będzie to zmiana, która zaczęła obowiązywać w lipcu. W drugim przykładzie opiszemy zmianę wysokości diety zagranicznej od 29 listopada. Trzeci przykład będzie dotyczył rozliczania diety krajowej w okresie przejściowym w związku ze zmianą jej wysokości od 1 stycznia 2023 r.
Przykład 1
Pracownik odbył podróż służbową w dniach 26-29 lipca 2022 r., od godz. 6.00 dnia 26.07.2022 r. do godz. 22.00 29.07.2022 r. Pobyt w podróży służbowej wyniósł łącznie 88 godzin, co daje 3 doby i 16 godzin a to oznacza, że do wyliczenia delegacji brane są pod uwagę 4 doby, za które pracownik powinien otrzymać wypłatę diety. W zależności od przyjętej metody rozliczenia wysokość diety będzie wyglądała następująco:
Metoda I | 152 zł
4 x 38 zł = 152 zł |
Metoda II | 136 zł
zgodnie z wyliczeniem: Pierwsze 2 doby podróży – od 6.00 dnia 26.07.2022 r. do 6.00 dnia 28.07.2022 r. – 2 x 30 zł = 60 zł Kolejne 2 doby podróży – od 06.00 dnia 28.07.2022 r. do 22.00 dnia 29.07.2022 r. – 2 x 38 zł = 76 zł |
Metoda III | 136,73 zł
zgodnie z wyliczeniem poniżej: Na 88 godzin podróży służbowej składa się: – 42 godziny według starej stawki diety (od 6.00 dnia 26.07.2022 r. do 24.00 dnia 27.07.2022 r.) – 46 godzin według nowej stawki diety (od 0.00 dnia 28.07.2022 r. do 22.00 dnia 29.07.2022 r.) 42/88*100% = 47,73% 46/88*100% = 52,27% 4 x 30 zł = 120 zł x 47,73% = 57,28 zł 4 x 38 zł = 152 zł x 52,27% = 79,45 zł Razem: 57,28 zł + 79,45 zł = 136,73 zł |
Niewątpliwie wyliczenie według I metody jest najprostsze i opiewa na najwyższą kwotę, którą powinien otrzymać pracownik. Skoro brakuje przepisu przejściowego wydaje się, że rozliczenie delegacji w każdym z tych modeli jest jak najbardziej możliwe. Do obliczeń w przykładzie 2 i 3 nie podajemy już metody I, ponieważ w Rozporządzeniu październikowym doprecyzowano już zasady rozliczania w okresie przejściowym.
Przykład 2
Pracownik przebywał w podróży służbowej zagranicznej do Norwegii od godziny 8.00 dnia 28.11.2022 r. do 22.00 dnia 30.11.2022 roku, daje to łącznie 62 godzin, a więc 2 doby i 14 godzin, rozliczane będą 3 doby podróży służbowej.
Metoda II | 1.443 NOK
zgodnie z wyliczeniem: Pierwsza doba podróży – od 8.00 dnia 28.11.2022 r. do 8.00 dnia 29.11.2022 r. – 1 x 451 NOK = 451 NOK Kolejne 2 doby podróży – od 8.00 dnia 29.11.2022 r. do 22.00 dnia 30.11.2022 r. – 2 x 496 NOK = 992 NOK |
Metoda III | 1.453,16 NOK
zgodnie z wyliczeniem poniżej: Na 62 godziny podróży służbowej składa się: – 16 godzin według starej stawki diety (od 8.00 dnia 28.11.2022 r. do 24.00 dnia 28.11.2022 r.) – 46 godzin według nowej stawki diety (od 0.00 dnia 29.11.2022 r. do 22.00 dnia 30.11.2022 r.) 16/62*100% = 25,81% 46/62*100% = 74,19% 3 x 451 NOK = 1.353 NOK x 25,81% = 349,21 NOK 3 x 496 NOK = 1.488 NOK x 74,19% = 1.103,95 NOK Razem: 349,21 NOK + 1.103,95 NOK = 1.453,16 NOK |
Przykład 3
Pracownik przebywał w podróży służbowej krajowej od godz. 6.00 dnia 30.12.2022 r. do godz. 16.00 dnia 02.01.2023 r., co daje 82 godziny podróży służbowej. W przeliczeniu na pełne doby będą to 3 doby i 10 godzin, przy podróży która trwa dłużej niż dobę, jeżeli podróż trwa powyżej 8 godzin liczymy dietę w 100%, a więc będą to 4 doby podróży służbowej. Pracownik nie miał zapewnionego wyżywienia, dodatkowo nie przedłożył żadnych dokumentów potwierdzających poniesienie kosztów noclegu, a więc będzie mu się należał jeszcze ryczałt za nocleg. Ponieważ pracownik poruszał się komunikacją miejscową otrzyma także ryczałt za dojazdy w wysokości 20%, zobaczmy jak będzie wyglądało rozliczenie tej podróży służbowej.
Metoda II | 166 zł
zgodnie z wyliczeniem: Pierwsze 2 doby podróży – od 6.00 dnia 30.12.2022 r. do 6.00 dnia 01.01.2023 r. – 2 x 38 zł = 76 zł Kolejne 2 doby podróży – od 6.00 dnia 01.01.2023 r. do 16.00 dnia 02.01.2023 r. – 2 x 45 zł = 90 zł |
181,50 zł
2 x 57 zł = 114 zł 1 x 67,50 zł = 67,50 zł |
33,20 zł
2 x 7,60 zł = 15,20 zł 2 x 9 zł = 18 zł |
Metoda III | 165,65 zł
zgodnie z wyliczeniem poniżej: Na 82 godziny podróży służbowej składa się: – 42 godziny według starej stawki diety (od 6.00 dnia 30.12.2022 r. do 24.00 dnia 31.12.2022 r.) – 40 godzin według nowej stawki diety (od 0.00 dnia 01.01.2023 r. do 16.00 dnia 02.01.2023 r.) 42/82*100% = 51,22% 40/82*100% = 48,78% 4 x 38 zł = 152 zł x 51,22% = 77,85 zł 4 x 45 zł = 180 zł x 48,78% = 87,80 zł Razem: 77,85 zł + 87,80 zł = 165,65 zł |
186,37 zł
3 x 57 zł = 171 zł x 51,22% = 87,59 zł 3 x 67,50 zł = 202,50 zł x 48,78% = 98,78 zł |
33,13 zł
4 x 7,60 zł = 30,40 zł x 51,22% = 15,57 zł 4 x 9 zł = 36 zł x 48,78% = 17,56 zł |
Rozliczenie delegacji służbowych według nowych stawek – podsumowanie
W dzisiejszej publikacji poruszony został temat rozliczania delegacji służbowych po zmianie wysokości diet i limitów z tym związanych. Jak się okazuje przy pierwszej zmianie zabrakło przepisów przejściowych, w jaki sposób powinny być rozliczane podróże służbowe rozpoczęte przed a zakończone po zmianie rozporządzenia. To niedopatrzenie zostało naprawione w rozporządzeniu zmieniającym z października. Jednak w dalszym ciągu nie znamy odpowiedzi na pytanie, w którym momencie zaczynają obowiązywać zmienione przepisy, akurat w związku z rozliczaniem delegacji. Czy to będzie godzina 0.00 dnia 29 listopada 2022 r. dla diet zagranicznych, czy godzina 0.00 dnia 1 stycznia 2023 roku dla diet krajowych? Czy jednak rozliczenie podróży służbowej powinno być dokonane w oparciu o umownie przyjętą metodę nr 2, według której wyliczane były pełne doby pobytu w delegacji służbowej? Czy może jednak powinniśmy rozliczać według modelu 3, proporcjonalnie do godzin pobytu w podróży służbowej? Jedno jest pewne, że wyliczenie według metody nr 3 jest nieco bardziej czasochłonne. Nie odpowiemy wiążąco na te pytania z uwagi na brak wyjaśnień w tym zakresie. Być może, że doczekamy się jeszcze jakiś dodatkowych wytycznych ze strony Ministerstwa Finansów. Jednak jest bardzo prawdopodobne, że tak się nie stanie, a więc wybór sposobu rozliczenia podróży służbowej w tych newralgicznych okresach będzie należał do przedsiębiorcy. Dlatego w dzisiejszym artykule opracowane praktyczny materiał w postaci wyliczeń, który powinien być pomocny. Różnice kwotowe pomiędzy poszczególnymi metodami rozliczenia nie są zbyt drastyczne, jednak niektóre są mniej lub bardziej czasochłonne.