Sztuczna inteligencja dla managerów – jak ułatwić sobie pracę korzystając z AI

Sztuczna inteligencja dla managerów – nowy asystent

Sztuczna inteligencja już wkracza do biur managerów projektów. Według prognoz analityków Gartnera, do 2030 roku aż 80% żmudnych zadań związanych z zarządzaniem projektami zostanie zautomatyzowanych przez AI. Warto potraktować te dane nie tyle jako ostrzeżenie, ile zaproszenie do wypróbowania możliwości sztucznej inteligencji już dziś.

Traktowanie AI jako partnera w pracy menedżerskiej niewątpliwie otwiera nowe horyzonty. AI można postrzegać jako nowoczesnego asystenta, który nie tylko usprawnia codzienne zadania, ale również oferuje interesujące i nierzadko zaskakująco trafne uwagi na temat realizowanych projektów i gromadzonych danych. W jakich jednak obszarach AI zarządzanie może pomóc organizacji osiągnąć lepsze wyniki?

Szybsze definiowanie zakresu i planowanie projektów z AI

Sztuczna Inteligencja to nie tylko oszczędność czasu w codziennych obowiązkach. To także lepsze prognozowanie ryzyka i planowanie projektów.

Specjalne aplikacje oparte na uczeniu maszynowym i analizie big data są w stanie pomóc menedżerom identyfikować potencjalne zagrożenia, których inaczej mogliby nie dostrzec. Co więcej, algorytmy już dziś potrafią zaproponować najlepsze działania zapobiegawcze i zmodyfikować harmonogramy, by uniknąć ryzyka opóźnień czy wzrostu kosztów.

Tego typu zaawansowane wsparcie decyzyjne pozwoli lepiej planować i definiować zakres nowych projektów. Procesy, które dziś są czasochłonne, powtarzalne i wymagają dużej uwagi, takie jak planowanie zadań czy raportowanie postępów, zostaną zautomatyzowane. AI pomoże zebrać, usystematyzować i przeanalizować niezbędne informacje o projekcie i zaproponuje najlepszy plan działania, uwzględniający możliwe ryzyka.

Dzięki temu menedżerowie zyskają więcej czasu na strategiczne decyzje i bieżącą optymalizację inicjatyw. Będą lepiej przygotowani do prowadzenia nowych projektów mając większą pewność, że osiągną cele bez nieprzewidzianych kosztów po drodze.

Sztuczna inteligencja dla managerów: Wsparcie dla biura zarządzania projektami

Także w codziennej pracy biur zarządzania projektami (PMO) sztuczna inteligencja oferuje duże możliwości optymalizacji.

Inteligentne narzędzia analityczne i automatyzujące już dziś pomagają poprawić wydajność PMO. Przykładowo, prezydent Francji Emmanuel Macron, który jest jednym z orędowników AI w Europie, wykorzystał najnowszą technologię do dostarczania aktualnych informacji o publicznych projektach w kraju.

Podobne, zaawansowane systemy wsparcia decyzyjnego pozwalają szybko i bez przerwy analizować postępy w projektach, przewidywać potencjalne problemy oraz automatycznie reagować na łatwe do rozwiązania kwestie. Ponadto generują raporty, zbierają informacje zwrotne, a nawet za pośrednictwem wirtualnych asystentów wykonują wiele zadań administracyjnych i komunikacyjnych. Na przykład wysyłanie przypomnień, aktualizacji statusu, czy przygotowywanie analiz ryzyka i interesariuszy.

Dzięki temu pracownicy PMO zyskują więcej czasu na strategiczne decyzje, zamiast standardowych obowiązków biurowych.

Analiza danych i tworzenie raportów z AI

Kolejną sferą pracy menedżerskiej, którą odciążą asystenci AI, jest analiza danych oraz raportowanie wyników.

Sztuczna inteligencja pozwala analizować informacje nawet kilkaset razy szybciej niż człowiek. Ponadto algorytmy uczące się na dużych ilościach danych z poprzednich projektów mogą wykryć prawidłowości i trendy niewidoczne dla ludzkiego oka. W ten sposób AI nie tylko generuje raporty w ułamku sekundy, ale też dostarcza cennych wniosków na temat optymalizacji kolejnych inicjatyw.

Korzystając z AI w analizie danych i raportowaniu, managerowie otrzymują mocne wsparcie w podejmowaniu decyzji oraz szansę zwiększenia wydajności zespołu i projektów w firmie.

Źródło: DALL·E 3, prompt: Marta M. Kania (https://www.linkedin.com/in/martamatyldakania/)

Zwiększenie efektywności zespołu dzięki narzędziom AI

AI może przyczynić się do ogromnego zwiększenia efektywności pracy, szczególnie w zespołach IT. Częstym wyzwaniem w zarządzaniu projektami jest testowanie finalnych rozwiązań technologicznych stworzonych przez zespół. Tu również sztuczna inteligencja oferuje konkretną pomoc w postaci automatyzacji procesu testów. Zaawansowane systemy potrafią wcześnie wykryć usterki i uruchomić samokorygujące się mechanizmy, co redukuje konieczność żmudnych napraw przez programistów. W ten sposób asystenci AI nie tylko oszczędzają czas zespołu, ale też zmniejszają ryzyko opóźnień i zwiększają szanse na dostarczenie bezbłędnego produktu finalnego zgodnie z założonym harmonogramem. Z perspektywy menedżera oznacza to zwiększenie szans sukcesu dla realizowanego projektu, a dla członków zespołu satysfakcję z wykonanej pracy i możliwość skupienia się na rozwiązywaniu bardziej złożonych problemów zamiast żmudnych poprawek.

Sztuczna inteligencja dla managerów w przyszłości – co nas czeka?

Top Strategic Technology Trends 2024 podkreśla AI jako znaczący czynnik w strategicznych decyzjach technologicznych, wpływający na cele biznesowe. Jakie jeszcze trendy w obszarze sztucznej inteligencji dla managerów czekają w najbliższej przyszłości? Eksperci zapowiadają bardzo szerokie wdrożenia systemów AI do wspierania decyzji, automatyzacji i optymalizacji zarządzania. Już dziś menedżerowie projektów, którzy decydują się na wprowadzenie systemów AI, doświadczają mniejszej liczby nieprzewidzianych opóźnień i ryzyk wynikających z ludzkich pomyłek. Ponadto mają dokładne i ciągle aktualizowane informacje o statusie realizacji poszczególnych zadań, identyfikacji opóźnień i problemach. W miarę rozwoju tych narzędzi rola człowieka w procesie podejmowania decyzji będzie ewoluować. Asystenci AI przejmą standardowe obowiązki administracyjne, raportowanie i śledzenie postępu. Natomiast od managerów wymagane będą strategiczne decyzje, umiejętności miękkie, budowanie kultury organizacji oraz ogólna wiedza o biznesie. Sukces we wdrażaniu AI w procesy zarządcze wymaga też odpowiednich szkoleń i adaptacji umiejętności pracowników do nowych warunków. Menadżerowie muszą umieć zmierzyć się z tym wyzwaniem, aby w pełni wykorzystać potencjał sztucznej inteligencji dla dobra projektów, zespołów i całej firmy.