Zarządzanie zmianą w firmie – jak skutecznie planować?

Czym jest zarządzanie zmianą w firmie?

Zarządzanie zmianą to proces, który obejmuje planowanie i wdrażanie nowych metod działania w ramach przedsiębiorstwa. W tym podejściu przyjmuje się, że zmiana nie może ograniczać się do pojedynczych stanowisk czy działów, lecz powinna mieć wpływ na całą strukturę organizacyjną.

Zarządzanie zmianą w firmie – kiedy wdrożyć?

Możemy wyróżnić kilka przesłanek, w których warto rozpocząć proces wprowadzania zmian lub gdy jest to nieuniknione i kluczowe dla przetrwania firmy. Będą to np.:

• Restrukturyzacja lub fuzja firmy
• Przemiany i rozwój technologiczny, która zmienia funkcjonowanie całej branży;
• Chęć podniesienia poprawa efektywności;
• Wysoka rotacja pracowników;
• Wdrażanie nowej strategii rozwoju;
• Wprowadzenie nowego stylu zarządzania – agile lub lean management;
• Zmiana struktury organizacyjnej.

Model zarządzania zmianą Kottera

Model zmiany Kottera składa się z kilku kroków i służy liderom do skutecznego wdrażania zmian organizacyjnych. Prezentują się one w sposób następujący:

1. Utwórz poczucie pilności

Pierwszy krok polega na stworzeniu świadomości potrzeby zmiany. Wszyscy członkowie zespołu muszą rozumieć, że zmiana jest niezbędna do ciągłego doskonalenia firmy. Jest to kluczowy aspekt decydujący o przyszłej trwałości wprowadzonych zmian. W tym celu musisz zidentyfikować problemy i możliwości. Najlepiej jest zaangażować do tego pracowników i zachęcić ich do dyskusji na ten temat. Wyjaśnij powody, dla których zmiana jest niezbędna w tym momencie dla firmy. Możesz również zaangażować osoby zewnętrzne związane z Twoją branżą, aby poznać szerszą perspektywę.

2. Stwórz zespół lub wyznacz osoby, które będą odpowiadać za proces zarządzania zmianą

Realizacja tego kroku zależy od wielkości i zasobów Twojej organizacji. Jednak co do zasady, warto delegować takie zadanie zaufanej osobie, w której dostrzegasz predyspozycje do prowadzenia całym procesem. Powinna być ona doświadczona i obeznana w funkcjonowaniu całej organizacji, mieć umiejętności przywódcze oraz komunikacyjne.

3. Sformułuj wizję i strategię zmiany

Wizja to ważny element tworzenia strategii, ponieważ ułatwia zrozumienie celów strategicznych firmy. Ponadto wizja powinna być zauważalna we wszystkich aspektach działalności przedsiębiorstwa. W ten sposób możesz budować zaangażowanie swojego zespołu, a także wpływać pozytywnie na komunikację zewnętrzną i kapitał marki. Dla lepszego zobrazowania przyszłych zmian i modernizacji możesz wykorzystać diagramy przepływu procesów.

4. Usuń przeszkody i zwiększ motywację

Na samym początku musisz wiedzieć, z jakimi ograniczeniami (tzw. wąskim gardłami) zmaga się firma. Które procesy biznesowe generują straty i zmniejszają efektywność zespołu? Postaraj się znaleźć rozwiązania na ich usunięcie lub zminimalizowanie ich negatywnych skutków. Dodatkowo pamiętaj, aby angażować i nagradzać za wspieranie zmian samych pracowników. Monitoruj postępy, np. za pomocą wskaźników KPI.

5. Skupiaj się na krótkoterminowych celach i świętuj małe sukcesy

Wyznaczaj realne do osiągnięcia cele – to szczególnie istotne w pierwszych fazach wdrażania zmian, kiedy zespół może mieć tendencję do wątpliwości i szybkiego zniechęcania się. Możesz stosować zasadę SMART do wyznaczania celów strategicznych.

6. Utrzymuj osiągnięty poziom

Dosyć często prawdziwym wyzwaniem jest faktyczne zaimplementowanie zmian, aby stały się one elementem ciągłego uczenia się i rozwoju na rozmaitych obszarach działalności. Dlatego systematycznie analizuj swoje sukcesy oraz aspekty, które warto poprawić. Zachęcaj pracowników do dzielenia się swoimi pomysłami – to właśnie oni mają obszerną i praktyczną wiedzę o procesach zachodzących w firmie. Mogą oni dostrzegać niedociągnięcia tam, gdzie nie widzą ich osoby na wyższych stanowiskach. Możesz również zastosować benchmarking i inspirować się doświadczeniami innych firm.

Zalety i wady zarządzania zmianą

ZALETY

• Lepsze zrozumienie funkcjonowania i kultury organizacji przez kierownictwo oraz pracowników;
• Jest dobrym punktem wyjścia dla nowych, innowacyjnych rozwiązań;
• Zwiększenie motywacji członków zespołu w codziennej pracy;
• Pozwala wyeliminować nieefektywne procesy;
• Zwiększenie zdolności adaptacji do zmian przez organizację;
• Umożliwia szeroko pojęty rozwój firmy i dopasowanie do dynamicznych zmian na rynku;
• Zapewnia spójność w działaniach przedsiębiorstwa.

WADY

• Cały proces może być rozłożony w czasie (jednakże miej na uwadze, że żadne istotne zmiany w sposobie organizacji nie powinny być gwałtowne i nieprzemyślane);
• Jeżeli nie będziesz brał(a) pod uwagę opinii pracowników, mogą czuć niechęć do zmian i opierać się im. W ten sposób uniemożliwiasz sobie skuteczne wprowadzenie swojej nowej strategii;
• Wprowadzanie zmian może wiązać się również z koniecznością przeprowadzenia szkoleń dla pracowników, co generuje dodatkowe koszty;
• Wybrane techniki mogą być niedostosowane do specyfiki działania firmy. W następstwie wysiłek i praca włożona w proces okażą się nieskuteczne.

Podsumowanie

Zarządzanie zmianą w przedsiębiorstwie jest nieodłącznym elementem skutecznego rozwoju i adaptacji do zmieniającego się otoczenia biznesowego. Wymaga to strategicznego podejścia, skutecznej komunikacji, zaangażowania pracowników i efektywnego monitorowania postępów. To proces, który ma na celu zapewnić płynną adaptację i osiągnięcie pożądanych rezultatów w obecnych, bardzo zmiennych warunkach rynkowych.