|
|
4 minut czytania

Zwrot kosztów pracy zdalnej powyżej 24 dni

Pracownikowi przy pracy zdalnej powyżej 24 dni należy zapewnić narzędzia do pracy albo zwrócić koszty. Co w przypadku, kiedy pracownik chce zrzec się tych świadczeń? Czy pracodawca może to uwzględnić?

zwrot kosztów pracy zdalnej

Od 2023 r. Kodeks Pracy (dalej: k.p.) uwzględnia pracę zdalną. Wszyscy rozumiemy, na czym polega praca zdalna, ale ustawa przewiduje kilka jej form i różne obowiązki pracodawcy przy każdej z nich. Przy zdalnej pracy okazjonalnej pracodawca nie ma obowiązku zapewniać pracownikowi narzędzi pracy ani zwracać kosztów. Z kolei ma taki obowiązek przy pracy zdalnej po uzgodnieniu stron. Przeczytaj artykuł, a dowiesz się, kiedy pracę zdalną należy traktować jako okazjonalną, a kiedy jako uzgodnioną i jak się to ma do zwrotu kosztów.

Praca zdalna okazjonalna i na wniosek pracownika

K.p. przewiduje możliwość pracy zdalnej. Świadczenie pracy zdalnej może występować w trzech trybach:

  • na polecenie pracodawcy – przy wystąpieniu okoliczności, o których mówi art. 6719 ust.1 § 3 k.p.,
  • na wniosek pracownika lub z inicjatywy pracodawcy po uzgodnieniu z drugą stroną (art. 6719 ust.1 § 2 k.p.),
  • okazjonalnie – na wniosek pracownika w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym (art. 6733 § 1 k.p.).

Zwrot kosztów dla pracownika pracującego zdalnie

W stosunku do pracy zdalnej na polecenie pracodawcy lub po uzgodnieniu takiej pracy z pracownikiem pracodawca ma obowiązek m.in.:

  • zapewnić pracownikowi materiały i narzędzia pracy (w tym urządzenia techniczne),
  • zapewnić pracownikowi instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy,
  • pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej,
  • pokryć inne koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu lub regulaminie dot. pracy zdalnej.

Pracodawca i pracownik mogą także ustalić wykorzystywanie w pracy zdalnej narzędzi niezapewnionych przez pracodawcę – chodzi np. używanie przez pracownika jego prywatnego komputera.

W takim przypadku pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą. Ekwiwalent można zastąpić ryczałtem, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.

Obowiązek zapewnienia narzędzi (lub zwrotu kosztów) nie dotyczy jednak pracy okazjonalnej. Limit dni na pracę okazjonalną to 24. Świadczenie pracy zdalnej powyżej limitu nie może zostać zakwalifikowane jako praca zdalna okazjonalna (w rozumieniu przepisów)

Obowiązek ponoszenia kosztów zdalnej pracy (innej niż okazjonalna) wynika wprost z k.p. i należy przyjąć, że pracownik nie ma prawa do zrzeczenia się z tych świadczeń.

Przykład 1

Pani Marzena zatrudnia pracownicę, która wykorzystała limit 24 dni okazjonalnej pracy zdalnej w tym roku. Pracownica złożyła wniosek o jeszcze jeden dzień świadczenia pracy zdalnie. Z racji wykorzystania limitu dni na okazjonalną pracę zdalną, dodatkowy jeden dzień należy zakwalifikować jako pracę zdalną uzgodnioną z pracodawcą na podst. art. 6719 ust.1 § 2 k.p. Wobec tego pani Marzena ma obowiązek zapewnić pracownicy na ten jeden dzień narzędzia do pracy lub wypłacić jej ekwiwalent albo ryczałt.

Wnioski o pracę zdalną w rozumieniu art. 6719 ust.1 § 2 k.p jak i okazjonalną (art. 6733 § 1 k.p) pracownik może składać papierowo lub elektronicznie. Przepisy nie przewidują, który tryb pracy zdalnej należy rozliczyć w pierwszej kolejności. Mówiąc krócej – nie można wymagać od pracownika, aby w pierwszej kolejności wykorzystał 24 dni pracy okazjonalnej, a o pracę zdalną “po uzgodnieniu stron” wnioskował później.

Ponadto praca zdalna “po uzgodnieniu” świadczona jest, jeżeli obie strony się na nią zgadzają. Wobec tego pracodawca ma prawo nie uwzględnić wniosku pracownika o taki tryb pracy (nie dotyczy to m.in. pracownic w ciąży, pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia – więcej dowiesz się tutaj).

Przykład 2

Pracownik pana Janka po raz pierwszy w tym roku złożył wniosek o świadczenie pracy zdalnej z art. 6719 ust.1 § 2 k.p. w wymiarze 5 dni. Pan Janek może nie uwzględnić wniosku pracownika. Jeżeli jednak go uwzględni, ma obowiązek zapewnić pracownikowi narzędzia do pracy (lub zwrócić koszty).

Podsumowując – pracodawca i pracownik mogą uzgodnić pracę zdalną przez cały rok lub przez cały okres zatrudnienia – k.p. nie wprowadza w tej kwestii żadnych limitów. Przez cały ten okres pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikowi narzędzia pracy lub zwrócić koszty. Pracodawca nie może “odjąć” z uzgodnionego okresu 24 dni i uznać, że była to okazjonalna praca zdalna, przy której nie ma obowiązku zwrotu kosztów.

Czy przy pracy zdalnej powyżej 24 dni należy się zwrot kosztów?

Z zasady pracownik ma prawo do świadczenia okazjonalnej pracy zdalnej w wymiarze 24 dni w trakcie roku. Kodeks pracy nie przewiduje obowiązku zapewnienia pracownikowi w tym czasie narzędzi do pracy ani zwrotu kosztów.

Każdy dzień pracy zdalnej ponad limit 24 dni, nie zalicza się do okazjonalnej pracy, a więc mamy tutaj do czynienia z pracą zdalną uzgodnioną między stronami (pracodawcą i pracownikiem). Praca w takim trybie oznacza konieczność zapewnienia pracownikowi narzędzi do pracy lub zwrotu kosztów. Pracownik nie może zrzec się prawa do tych świadczeń.

Autor ifirma.pl

Justyna Czerwińska

Od kilku lat związana z topowymi redakcjami biznesowymi. Pisze o księgowości, finansach i sprawach marketingowych - czyli o tematach, które interesują każdego przedsiębiorcę.

Z przyjemnością czyta ustawy, kodeksy, rozporządzenia, regulaminy i inne oficjalne dokumenty, które rozkłada na czynniki pierwsze. Pomagają jej w tym umiejętności analityczne i syntetyczne. Wierzy w moc twardych danych i w artykułach chętnie wykorzystuje wyniki badań, raporty i statystyki. Sama prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą, dlatego z doświadczenia zna i rozumie problemy drobnych przedsiębiorców. Artykułami dotyczącymi spraw księgowych stara się je rozwiązywać. Stawia przy tym na prosty, zrozumiały dla każdego język, logiczną strukturę i przykłady z życia wzięte.

Pracę nad każdym artykułem zaczyna od zakwestionowania swojej wiedzy i sprawdzenia jej w źródłach. Prywatnie lubi zagadki logiczne i grę w Sudoku.

Dodaj komentarz

Zachęcamy do komentowania naszych artykułów. Wyraź swoje zdanie i włącz się w dyskusje z innymi czytelnikami. Na indywidualne pytania (z zakresu podatków i księgowości) użytkowników ifirma.pl odpowiadamy przez e-mail, czat lub telefon – skontaktuj się z nami.

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

Administratorem Twoich danych osobowych jest IFIRMA S.A. z siedzibą we Wrocławiu. Dodając komentarz na blogu, przekazujesz nam swoje dane: imię i nazwisko, adres e-mail oraz treść komentarza. W systemie odnotowywany jest także adres IP, z wykorzystaniem którego dodałeś komentarz. Dane zostają zapisane w bazie systemu WordPress. Twoje dane są przetwarzane na podstawie Twojej zgody, wynikającej z dodania komentarza. Dane są przetwarzane w celu opublikowania komentarza na blogu, jak również w celu obrony lub dochodzenia roszczeń. Dane w bazie systemu WordPress są w niej przechowywane przez okres funkcjonowania bloga. O szczegółach przetwarzania danych przez IFIRMA S.A dowiesz się ze strony polityki prywatności serwisu ifirma.pl.

Potrzebujesz
wystawić fakturę?

Zrób to za darmo z programem IFIRMA!

  • Wszystkie rodzaje faktur
  • Baza kontrahentów
  • Program magazynowy
  • Wsparcie techniczne BOK
Załóż darmowe konto

Może te tematy też Cię zaciekawią

Biuro rachunkowe - ifirma.pl

Mobilnie. Wszędzie

Z ifirma.pl masz księgowość w swoim telefonie. Wysyłaj dokumenty, sprawdzaj salda i terminy online, gdziekolwiek jesteś. Aplikację znajdziesz na najpopularniejszych platformach.

Mobilnie