Rozliczenie roczne

Dla przedsiębiorcy koniec roku to nie tylko sylwester. Firmy handlowe, produkcyjne oraz większość usługowych mają obowiązek sporządzić remanent na koniec roku.

Czym jest remanent?

Zwany też spisem z natury, to sporządzony przez przedsiębiorcę wykaz towarów handlowych, materiałów podstawowych i pomocniczych, półwyrobów, produkcji w toku, wyrobów gotowych, braków i odpadów, które zostały na stanie na koniec roku podatkowego. W remanencie na koniec roku nie ujmujemy środków trwałych i wyposażenia.

Rozliczenie roczne – najważniejsze definicje

Towary handlowe

To wyroby przeznaczone do sprzedaży w stanie nieprzerobionym; towarami handlowymi są również produkty uboczne uzyskiwane przy prowadzeniu działów specjalnych produkcji rolnej.

Materiały podstawowe

To materiały, które – w procesie produkcji lub przy świadczeniu usług – stają się główną substancją gotowego wyrobu; do materiałów podstawowych zalicza się również materiały stanowiące część składową (montażową) wyrobu lub ściśle z wyrobem złączone (np. opakowania – puszki, butelki) oraz opakowania wysyłkowe wielokrotnego użytku (np. transportery, palety), jeżeli opakowania te nie są środkami trwałymi.

Materiały pomocnicze

To materiały niebędące materiałami podstawowymi, które są zużywane w związku z działalnością gospodarczą i bezpośrednio oddają wyrobowi swoje właściwości.

Wyroby gotowe

To wyroby własnej produkcji, których proces przerobu został całkowicie zakończony, wykonane usługi, prace naukowo-badawcze, prace projektowe, geodezyjno-kartograficzne, zakończone roboty, w tym także budowlane.

Produkcja niezakończona

To produkcja w toku oraz półwyroby (półfabrykaty), czyli niegotowe jeszcze produkty własnej produkcji; to także wykonywane roboty i usługi przed ich ukończeniem.

Braki

To nieodpowiadające wymaganiom technicznym wyroby własnej produkcji, całkowicie wykończone bądź też doprowadzone do określonej fazy produkcji; brakami są również towary handlowe, które na skutek uszkodzenia lub zniszczenia w czasie transportu bądź magazynowania utraciły częściowo swą pierwotną wartość.

Odpady

To materiały, które na skutek procesów technologicznych, lub na skutek zniszczenia albo uszkodzenia, utraciły całkowicie swą pierwotną wartość użytkową.

Towary handlowe

Materiały podstawowe i pomocnicze wycenia się według cen zakupu albo według cen rynkowych z dnia sporządzenia spisu, jeżeli są one niższe od cen zakupu (np. ze względu na uszkodzenie towaru).

Półwyroby (półfabrykaty)

Wyroby gotowe i braki własnej produkcji wycenia się na podstawie kosztów ich wytworzenia, a odpady użytkowe, które w toku działalności utraciły swoją pierwotną wartość użytkową, wycenia się według wartości wynikającej z oszacowania uwzględniającego ich przydatność do dalszego użytkowania.

Niesprzedane wartości dewizowe

Wycenia się na podstawie cen zakupu z dnia sporządzenia spisu (cena ta nie może być wyższa niż średni kurs ogłaszany przez NBP w dniu 30 grudnia).

Wartość rzeczy zastawionych

Wycenia się według ich wartości rynkowej.

Produkcję niezakończoną (w działalności usługowej i budowlanej)

Wycenia się według kosztów wytworzenia, jednak wartość ta nie może być niższa od kosztów materiałów bezpośrednio zużytych do produkcji.

Produkcję zwierzęcą

Wycenia się według cen rynkowych z dnia sporządzenia spisu, uwzględniając gatunek, grupę i wagę zwierząt.

Cena zakupu

To cena, jaką nabywca płaci za zakupione składniki majątku, pomniejszona o podatek od towarów i usług, podlegający odliczeniu zgodnie z odrębnymi przepisami, a przy imporcie powiększona o należne cło, podatek akcyzowy oraz opłaty celne dodatkowe, obniżona o rabaty, opusty i inne podobne obniżenia. W przypadku zaś otrzymania składnika majątku w drodze darowizny lub spadku, ceną zakupu będzie wartość odpowiadająca cenie zakupu takiego samego lub podobnego składnika.

Koszt wytworzenia

To wszelkie koszty związane bezpośrednio i pośrednio z przerobem materiałów, wyłączeniem kosztów sprzedaży wyrobów gotowych i usług. Remanent odejmuje się od kosztów, czyli ma on wpływ na dochód za cały rok. Nie warto robić dużych zakupów towarów pod koniec roku. Problemem w działalności handlowej jest wypośrodkowanie między rozszerzeniem i wzbogaceniem asortymentu przed świętami i sylwestrem a koniecznością sporządzenia remanentu, w którym znajdą się niesprzedane towary. Skutkiem będzie nie tylko zamrożenie gotówki, ale także konieczność zapłacenia podatku. W ciągu roku warto na bieżąco prowadzić ewidencję strat (towarów przeterminowanych, zepsutych, zniszczonych), ponieważ pomoże nam to wyjaśnić różnicę między marżą z remanentu a marżą rzeczywistą. Spisu nie zanosimy do urzędu skarbowego, dołączamy do innych dokumentów księgowych i przechowujemy 5 lat.

Wyceny remanentu

Należy dokonać w ciągu 14 dni od dnia jego sporządzenia, jeżeli remanent sporządzono na dzień 31 grudnia, wycena powinna być dokonana najpóźniej do 14 stycznia roku następnego.

Kontrola remanentowa

Nie musi być pisemnie zapowiedziana, oznacza to, że w styczniu do każdej firmy handlowej, usługowej czy produkcyjnej mogą przyjść pracownicy US, i po okazaniu legitymacji, zażądać pokazania remanentu. Sporządzić spis z natury trzeba przed otworzeniem sklepu w nowym roku. Zgodnie z przepisami nie możemy rozpocząć sprzedaży w nowym roku, jeśli nie spisaliśmy stanu towarów. Wartość remanentu początkowego i końcowego dla danego roku ma bezpośredni wpływ na roczne zeznanie podatkowe, ponieważ odpowiednio powiększa i pomniejsza poniesione w trakcie roku koszty uzyskania przychodu. Remanent to spis z natury, oznacza to, że nie wystarczy wydruk z programu magazynowego. Trzeba wziąć kartkę, długopis i łażąc po półkach spisać ile i czego nam rzeczywiście zostało. Oprócz sporządzenia remanentu, na przedsiębiorcy ciąży obowiązek złożenia różnych deklaracji rocznych. Przedsiębiorcy rozliczający się ryczałtem ewidencjonowanym lub kartą podatkową składają deklaracje roczne do końca stycznia następnego roku. Przedsiębiorcy prowadzący KPiR powinni rozliczyć się z dochodów lub straty z działalności do 30 kwietnia. Data złożenia zeznania nie musi pokrywać się z datą zapłacenia podatku. Przedsiębiorca zatrudniający pracowników na podstawie umowy o pracę, umowy o pracę nakładczą, umowy-zlecenia lub umowy o dzieło powinien złożyć do Urzędów Skarbowych dwie deklaracje roczne: PIT-4R, PIT-8AR i PIT-11. PIT-4R i PIT-8AR składamy do końca stycznia następującego po roku podatkowym. Należy jednak pamiętać, że te deklaracje przedsiębiorca składa do swojego urzędu skarbowego. PIT-11 – po zakończeniu danego roku podatkowego. Sporządzony w wersji papierowej składamy do końca stycznia. Natomiast do końca lutego przekazujemy drogą elektroniczną do urzędu skarbowego pracownika oraz wysyłamy pracownikowi listem poleconym za potwierdzeniem odbioru. Możliwe jest również wręczenie pracownikowi PIT-11 osobiście, wówczas pracownik powinien potwierdzić jego odbiór na kopii pracodawcy. Trzecią kopię PIT-11 przedsiębiorca przechowuje w aktach osobowych pracownika. Należy pamiętać, że PIT-11 może składać w formie papierowej przedsiębiorca zatrudniający maksymalnie 5 pracowników.

Rozliczenie roczne – najważniejsze dane

Określono, jakie dane minimalne muszą się znaleźć w spisie z natury:

imię i nazwisko właściciela zakładu (nazwa firmy),
data sporządzenia spisu,
numer kolejny pozycji arkusza spisu z natury,
szczegółowe określenie towaru i innych składników,
jednostka miary,
ilość stwierdzona w czasie spisu,
cena w złotych i groszach za jednostkę miary,
wartość wynikająca z przemnożenia ilości towaru przez jego cenę jednostkową,
łączna wartość spisu z natury,
klauzula „Spis zakończono na pozycji…”,
podpisy osób sporządzających spis,
podpis właściciela zakładu (wspólników).

Spis z natury należy sporządzić w sposób staranny i trwały. Powinien obejmować również towary stanowiące własność podatnika, znajdujące się w dniu sporządzenia spisu poza zakładem podatnika (czyli towary, które już kupiliśmy i mamy na to fakturę, ale towar jeszcze do nas nie dojechał), a także towary obce, znajdujące się w zakładzie podatnika (czyli towary już sprzedane, ale nie wydane nabywcy). Towary obce nie podlegają wycenie,; wystarczające jest ilościowe ich ujęcie w spisie towarów z podaniem, czyją stanowią własność. Niektóre rodzaje działalności są traktowane szczególnie, w przypadku:

księgarń i antykwariatów księgarskich – spisem z natury można obejmować jedną pozycją wydawnictwa o tej samej cenie, bez względu na nazwę i nazwisko autora, z podziałem na książki, broszury, albumy i inne,
działalności kantorowej – spisem z natury należy objąć niesprzedane wartości dewizowe,
działalności polegającej na udzielaniu pożyczek pod zastaw – spisem z natury należy objąć rzeczy zastawione pod udzielone pożyczki,
działów specjalnych produkcji rolnej – spisem z natury należy objąć niezużyte w toku produkcji materiały i surowce oraz ilość zwierząt według gatunków z podziałem na grupy.

Po sporządzeniu remanentu należy go wycenić.