Spis z natury – co powinno się w nim znaleźć?

Nie wszyscy przedsiębiorcy mają obowiązek sporządzania spisu z natury. Dotyczy to tylko tych, którzy prowadzą podatkową książkę przychodów i rozchodów (PKPiR), a więc opłacają podatek dochodowy na zasadach ogólnych według skali podatkowej lub według zasad obowiązujących dla podatku liniowego. W dzisiejszej publikacji opiszemy, co powinno się znaleźć w spisie z natury.

Z czego wynika obowiązek sporządzania spisu z natury?

Przedsiębiorcy, którzy prowadzą PKPiR muszą przede wszystkim znać przepisy ustawy o podatku dochodowym (PIT) i rozporządzenie w sprawie prowadzenia PKPiR, jeżeli chodzi o obowiązki związane z podatkiem dochodowym. Rozporządzenie jest aktem prawnym niższej rangi w stosunku do ustawy, jest to kategoria przepisów wykonawczych, w których można uzyskać bardziej szczegółowe informacje na temat zasad dotyczących prowadzenia PKPiR. Znajdziemy tam m.in. regulacje dotyczące sporządzania spisu z natury. Zaczniemy od informacji kiedy sporządza się spis z natury:

Na dzień 1 stycznia
Na koniec każdego roku podatkowego
Na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej w trakcie roku podatkowego
W przypadku utraty prawa do ryczałtu
W przypadku zmiany wspólnika w spółkach osobowych
W przypadku zmiany proporcji udziałów wspólników
Na dzień likwidacji działalności gospodarczej

Przedsiębiorcy, którzy sporządzają spis z natury na koniec roku podatkowego nie mają obowiązku sporządzania spisu na dzień 1 stycznia kolejnego roku. W tym przypadku na dzień 1 stycznia roku podatkowego do PKPiR wpisuje się spis z natury na 31 grudnia poprzedniego roku podatkowego. Spis z natury może być przeprowadzony również w pewnych nietypowych sytuacjach, przykładowo na zlecenie naczelnika urzędu skarbowego lub gdy przedsiębiorca chce sporządzać taki spis na koniec każdego miesiąca. Jeżeli jest sporządzony spis z natury, to istnieje obowiązek wpisania go do PKPiR. Należy jednak pamiętać, że nawet przedsiębiorcy, którzy świadczą usługi przykładowo: informatyczne, marketingowe, również mają obowiązek sporządzenia spisu i ujęcia go w PKPiR, jako ostatniej pozycji w grudniu, nawet jeśli wartość takiego remanentu wynosi zero. W spisie z natury potwierdza się to zapisem np. brak towarów i materiałów do objęcia spisem.

Co jest ujmowane w spisie z natury?

W spisie z natury zgodnie z rozporządzeniem ujmuje się:

• towary handlowe,
• materiały/surowce podstawowe i pomocnicze,
• półwyroby,
• produkcję w toku,
• wyroby gotowe,
• braki i odpady.

W rozporządzeniu zdefiniowane zostały wszystkie wymienione powyżej kategorie, dlatego każdy przedsiębiorca przed rozpoczęciem spisu powinien z nimi zapoznać.

Wycena spisu z natury

Jak już zostanie przeprowadzony spis z natury, to w następnej kolejności należy dokonać jego wyceny, najpóźniej w terminie 14 dni od dnia zakończenia spisu. W rozporządzeniu podano również szczegółowe informacje na temat cen stosowanych do wyceny.

W rozporządzeniu w słowniczku zostały zdefiniowane pojęcia: cena zakupu, cena nabycia, koszt wytworzenia, więc warto się również przed spisem z nimi zapoznać.

Jak powinien wyglądać arkusz spisu z natury?

Nie ma urzędowego arkusza spisu z natury, podane są tylko informacje na temat niezbędnych danych, jakie muszą się znaleźć na arkuszu spisowym:

• imię i nazwisko (nazwa),
• data sporządzenia spisu,
• numer pozycji spisu,
• szczegółowe określenie towaru i innych składników spisu,
• jednostki miary,
• ilość,
• cena na jednostkę miary,
• wartość pozycji,
• łączną wartość spisu z natury,
• klauzula: “Spis zakończono na pozycji …”,
• podpisy osób sporządzających i właściciela.

Spis z natury a dochód roczny

Wartość spisu z natury ma wpływ na wysokość dochodu w prowadzonej działalności gospodarczej. Przykład takiego wyliczenia z uwzględnieniem różnic remanentowych znajduje się w rozporządzeniu. W zależności od tego, czy remanent końcowy jest mniejszy, czy większy od remanentu początkowego dochód do opodatkowania może być odpowiednio wyższy lub niższy. Dodatkowo od 2022 roku w związku ze zmianą zasad obliczania składki zdrowotnej wartość remanentu będzie kształtowała podstawę do składki zdrowotnej.

Jak widać wartość spisu z natury ma bezpośrednie przełożenie na wysokość dochodu do opodatkowania, ale również na kwotę składki zdrowotnej.

Towary w drodze a spis z natury

Niekiedy przedsiębiorcy mogą mieć dylemat, w jaki sposób powinni postąpić w nietypowych przypadkach. Jednym z nich może być sytuacja, w której przedsiębiorca posiada fakturę zakupu a nie otrzymał jeszcze towarów, często się je określa “jako towary w drodze”. Niestety nie uzyskamy odpowiedzi na to pytanie w przepisach. Jest co prawda zapis, że towary, które stanowią własność przedsiębiorcy a na moment spisu znajdują się poza siedzibą jego firmy ujmuje się w spisie z natury. Jednak otwarte pozostaje pytanie, w którym momencie dochodzi do przeniesienia własności towaru na przedsiębiorcę? W podlinkowanej publikacji temat ten został opisany w większej szczegółowości.

Darowizna towarów a spis z natury

Inną kwestią jest otrzymanie towarów w drodze darowizny. Tutaj też przedsiębiorcy mają wątpliwości, w jaki sposób je wykazywać w spisie z natury i czy wogóle jest taki obowiązek. Na ten temat można przeczytać w wydawanych interpretacjach podatkowych, że towary i materiały otrzymane w darowiźnie należy ujmować w spisie z natury, tylko nie powinno się uwzględniać ich wartości do obliczania dochodu rocznego. Takie rozstrzygnięcie zapadło w interpretacji nr 0115-KDIT3.4011.492.2019.3.AW z dnia 21.02.2020 r.

Ulga na złe długi a spis z natury

Kolejna problematyczna kwestia dotyczy braku zapłaty za fakturę w terminie 90 dni od terminu płatności określonego na fakturze, mowa jest o tzw. uldze na złe długi w podatku PIT. W takiej sytuacji przedsiębiorca/nabywca ma obowiązek zmniejszyć koszty uzyskania przychodów lub zwiększyć przychody do opodatkowania, to wynika z ustawy o podatku dochodowym (art. 26i ustawy PIT). Nie ma jednak szczególnych regulacji co do korekty spisu z natury w tym zakresie, rozporządzenie w sprawie prowadzenia PKPiR nie wypowiada się na ten temat. Należy więc uznać, że przedsiębiorca nie ma podstaw do zmniejszenia spisu z natury o nieopłacone towary/materiały.

Dostawa towaru w grudniu a faktura wystawiona w styczniu

Kolejny dylemat może dotyczyć dostawy towarów przed otrzymaniem faktury. W takim przypadku z pomocą przychodzi nam rozporządzenie, w którym wyczytamy wprost, że jeżeli materiał podstawowy, pomocniczy lub towar handlowy dokumentowany fakturą dotrze do przedsiębiorcy przed otrzymaniem faktury lub dojdzie do sprzedaży tego towaru w tym czasie, to należy sporządzić szczegółowy opis dostawy i na tej podstawie dokonać wpisu do PKPiR. W dniu otrzymania faktury można dokonać korekty wpisu, jeżeli powstaną różnice. Oznacza to więc, że jeżeli taka okoliczność wystąpi na przełomie roku, to takie materiały i towary handlowe znajdą się w spisie z natury.

Spis z natury – podsumowanie

Obowiązkiem spisu z natury objęci są przedsiębiorcy, którzy prowadzą PKPiR, czyli na skali podatkowej i podatku liniowym, ryczałtowcy nie muszą sporządzać spisu. Najczęściej spis jest dokonywany na koniec roku podatkowego i należy go ująć w PKPiR. Dla przedsiębiorców kontynuujących działalność gospodarczą spis na 31 grudnia jest jednocześnie spisem na 1 stycznia kolejnego roku. Wartość spisu z natury na wpływ na dochód roczny i podstawę do naliczania składki zdrowotnej, chodzi o tzw. różnice remanentowe. W firmach, w których jest tzw. zerowy remanent też należy to udokumentować w odpowiedni sposób. Niekiedy spis może rodzić pytania i wątpliwości, na niektóre z nich odpowiedzieliśmy w publikacji.