Zatrudnienie pracownika krok po kroku – obowiązki pracodawcy


Pracodawca, chcąc zatrudnić pracownika na podstawie umowy o pracę, musi spełnić kilka obowiązków. W artykule zostaną one dokładnie omówione w poszczególnych punktach.

1. Przede wszystkim, pracodawca musi podpisać z pracownikiem umowę o pracę.

Umowa o pracę zawsze powinna być zawarta na piśmie. Ponadto forma pisemna wymagana jest również przy każdorazowej zmianie jej warunków.

Po nowelizacji przepisów od 1 września 2016 r. każdy pracownik przed podjęciem pracy musi mieć umowę o pracę zawartą na piśmie albo potwierdzone w formie pisemnej warunki umowy, jeżeli nie została ona zawarta na piśmie.

Dokładniej zmiany te omówione są w naszym artykule.

Umowa o pracę powinna określać:

  • rodzaj pracy- zazwyczaj podawane jest stanowisko lub też podaje się zawód, funkcje czy specjalność,
  • miejsce wykonywania pracy – podajemy konkretny adres lub siedzibę pracodawcy. W niektórych przypadkach pracodawcy podają jakiś obszar czy terytorium np. województwo dolnośląskie i wielkopolskie. Tak jest w przypadku pracowników mobilnych tj. przedstawicieli handlowych czy pracowników budowlanych,
  • wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia,
  • wymiar czasu pracy,
  • termin rozpoczęcia pracy.

Oprócz tego w przypadku zatrudniania pracownika na część etatu należy w umowie dodatkowo:

  • wskazać wymiar czasu pracy, czyli wymiar etatu. Sposób w jaki określimy w umowie wymiar czasu pracy jest dowolny. Najczęściej określa się go ułamkowo -np. 1/2, 3/4 czy 1/8 etatu (Reguluje to art. 29 § 1 pkt 4 Kodeksu pracy),
  • ustalić dopuszczalną liczbę godzin pracy których przekroczenie uprawnia pracownika, oprócz normalnego wynagrodzenia również do dodatku jak za pracę w godzinach nadliczbowych. Obowiązek dokonania takiego ustalenia w umowie dla pracownika zatrudnionego na część etatu wynika z art. 151 § 5 Kodeksu pracy.

Przykład:
Możemy w umowie o pracę zapisać, że strony ustaliły, iż dopuszczalna liczba godzin pracy których przekroczenie będzie uprawniało pracownika, oprócz normalnego wynagrodzenia, do dodatku za godziny nadliczbowe, wynosi 6 godzin dzienne i przeciętnie 30 godzin na tydzień w okresie rozliczeniowym. Zapis taki będzie prawidłowy w przypadku jak zatrudnimy pracownika na 1/2 etatu.

W ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę pracodawca powinien poinformować każdego pracownika indywidualnie na piśmie o:

  • obowiązującej dobowej i tygodniowej normie czasu pracy
  • częstotliwości wypłaty wynagrodzenia za pracę
  • urlopie wypoczynkowym
  • długości okresu wypowiedzenia umowy.

Jeżeli pracodawca nie tworzy regulaminu pracy to powinien informować pracownika o:

  • porze nocnej,
  • miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia,
  • przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Pracodawca podpisując umowę o pracę ma do wyboru kilka rodzajów umów o pracę.

Po zmianie przepisów z Kodeksu pracy od 22 lutego 2016 r. została usunięta umowa na czas wykonywania określonej pracy. A pozostały nadal:

  • umowa na okres próbny,
  • umowa na czas określony, (w tym umowa na zastępstwo)
  • umowa na czas nieokreślony.

W tym artykule opisane są wszystkie zmiany dotyczące zawierania umów na czas określony.

Przed zawarciem którejś z tych umów, coraz częściej pracodawca z kandydatem do pracy zawiera tzw. przedwstępną umowę o pracę. Pracodawcy podpisują taką umowę z pracownikami, którzy wygrali rekrutację ale z powodu zobowiązań u obecnego pracodawcy nie mogą jej w danym momencie rozpocząć. Podpisanie takiej umowy z jednej strony gwarantuje, że pracownik zostanie zatrudniony u danego pracodawcy, a z drugiej strony jest też zabezpieczeniem dla przyszłego pracodawcy, że pracownik podejmie u niego zatrudnienie. Jeżeli którakolwiek ze stron zmieni zdanie ponosi koszt niedotrzymania warunków umowy w postaci kary umownej. Jak do tej pory Kodeks pracy nie reguluje kwestii związanych z zawieraniem umowy przedwstępnej. Dlatego strony powinny to doprecyzować między sobą, oczywiście najlepiej w formie pisemnej.

2. Wysłać pracownika na badania lekarskie.

Przed dopuszczeniem pracownika do pracy należy go wysłać na badania lekarskie. Regulacja ta wynika wprost z art. 229 § 4 K. p. pracodawca nie może dopuścić do pracy pracownika bez aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku. Badania lekarskie wykonuje się na koszt pracodawcy i w miarę możliwości w godzinach pracy.

Pracodawca musi dać pracownikowi skierowania na badania lekarskie i wskazać placówkę medycyny pracy w której ma te badania wykonać. Oczywiście, pracodawca musi mieć podpisaną umowę z taką placówką. Pracodawca powinien też poinformować pracownika do kiedy powinien te badania wykonać. Po wykonaniu badań pracownik dostarcza pracodawcy zaświadczenie. Badania wykonywane są tylko takie które są wymagane na dane stanowisko pracy. Za każde dodatkowe badania płaci pracownik. Pracownik zachowuje za ten okres prawo do wynagrodzenia.

Zgodnie z art. 229 § 3 K.p. za przejazd na badania wstępne do innej miejscowości nie będzie zwrotu, zwrot taki byłby możliwy tylko dla badań okresowych lub kontrolnych na zasadach obowiązujących dla podróży służbowych.

Są trzy rodzaje badań lekarskich:

  • badania wstępne – wykonywane są przed przystąpieniem pracownika do pracy,
  • badania okresowe – wykonywane w czasie trwania stosunku pracy,
  • badania kontrolne – wykonywane przez pracownika, który przebywał na zwolnieniu lekarskim dłużej niż 30 dni.

Z dniem 1 kwietnia 2015 r. weszły w życie przepisy ustawy z dnia 7 listopada 2014 r. o ułatwieniu wykonywania działalności gospodarczej -Dz. U. 2014 r., poz. 1662, które zmieniają ustawę z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – Dz. U. z 2014 r., poz. 1502. W ustawie tej zostało doprecyzowane kto podlega wstępnym badaniom lekarskim, a także dodano katalog osób niepodlegających wstępnym badaniom lekarskim.

Zmiany te zostały omówione szczegółowo w naszym artykule.

3. Przed podjęciem zatrudnienia pracownik musi przejść szkolenia BHP.

Według art. 237 Kodeksu pracy przed przystąpieniem do pracy i podpisaniem umowy o pracę pracownik musi przejść szkolenie BHP- wstępne i dotyczące stanowiska pracy.

Szkolenie wstępne powinno składać się z instruktażu ogólnego i stanowiskowego.

Podczas instruktażu ogólnego pracownik powinien zapoznać się z przepisami dotyczącymi BHP znajdującymi się w Kodeksie pracy oraz regulaminie pracy, jeśli pracodawca jest upoważniony do posiadania takiego regulaminu (dotyczy to firm zatrudniających powyżej 50 pracowników). Podczas takiego instruktażu pracownik zapoznaje się również z zasadami udzielania pierwszej pomocy.

Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy takie szkolenie musi trwać minimum 3 godziny lekcyjne, trwające po 45 min.

Natomiast podczas instruktażu stanowiskowego pracownik zapoznaje się z metodami bezpiecznego wykonywania pracy, zagrożeniami występującymi na danym stanowisku oraz sposobami ochrony przed nimi. Czas takiego szkolenia jest uzależniony od przygotowania zawodowego pracownika, stażu pracy, rodzaju pracy oraz występujących na stanowisku zagrożeń. Po takim szkoleniu pracownik jest obowiązany potwierdzić na piśmie zapoznanie się z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy. Powinno zostać to także odnotowane w aktach osobowych pracownika.

Szkolenie wstępne powinno być udokumentowane oświadczeniem pracownika o jego odbyciu, a okresowe po przeprowadzeniu egzaminu, udokumentowane zaświadczeniem wydanym przez organizatora szkolenia w przypadku pozytywnego wyniku egzaminu. Szkolenie pracowników jest przeprowadzane w czasie pracy i na koszt pracodawcy. Takie szkolenie może zorganizować sam pracodawca albo uprawnione do tego osoby.

Ważne!
Szkolenie pracownika przed dopuszczeniem do pracy nie jest wymagane jedynie wówczas, gdy pracownik podejmuje pracę na tym samym stanowisku pracy, które zajmował u danego pracodawcy bezpośrednio przed nawiązaniem z tym pracodawcą kolejnej umowy o pracę.

4. Pracodawca zatrudniający pracowników był zobowiązany dokonywać zgłoszenia do PIP i sanepidu. Teraz już nie jest to wymagane.

Od 17 stycznia 2013 r. pracodawcy rozpoczynający działalność gospodarczą nie muszą już zgłaszać faktu zatrudniania pracowników do Państwowej Inspekcji Pracy i Państwowej Inspekcji Sanitarnej. Poza jednym wyjątkiem, a mianowicie od 22 lutego 2016 r. zostały wprowadzone limity dotyczące zawierania umów na czas określony i tak:
Zgodnie z art. 251 § 1 Kp.: “Okres zatrudnienia na podstawie umowy o pracę na czas określony, a także łączny okres zatrudnienia na podstawie umów o pracę na czas określony zawieranych między tymi samymi stronami stosunku pracy, nie może przekraczać 33 miesięcy, a łączna liczba tych umów nie może przekraczać trzech.”

Ale limity te nie obowiązują w przypadku gdy umowa zawarta zostaje:

  1. w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy,
  2. w celu wykonywania pracy o charakterze dorywczym lub sezonowym,
  3. w celu wykonywania pracy przez okres kadencji,
  4. w przypadku gdy pracodawca wskaże obiektywne przyczyny leżące po jego stronie.

W takich przypadkach pracodawca musi zawrzeć w umowie postanowienia które będą precyzować dokładny cel i okoliczności zawarcia takiej umowy. I powiadomić właściwego okręgowego inspektora pracy, w formie pisemnej lub elektronicznej, w terminie 5 dni roboczych od dnia jej zawarcia.

5. Do obowiązków pracodawcy należy zgłoszenie pracownika do ZUS.

Pracodawca ma obowiązek zgłosić zatrudnioną osobę do ZUS w terminie 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczenia, czyli od daty zatrudnienia. Obowiązek ten dotyczy zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego osoby zatrudnionej. Zgłoszenia dokonujemy na formularzu – ZUS ZUA.

W przypadku umowy o pracę wszystkie składki są obowiązkowe, czyli pracodawca powinien zgłosić pracownika do następujących ubezpieczeń:

  • emerytalnego,
  • rentowego,
  • chorobowego,
  • wypadkowego,
  • i ubezpieczenia zdrowotnego.
I te składki za pracownika co miesiąc opłacać.

Ale może wystąpić taka sytuacja, że nie trzeba będzie już opłacać składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe. A mianowicie, będzie tak w przypadku gdy przychód osiągnięty przez osobę ubezpieczoną przekroczy kwotę rocznego ograniczenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (w 2017 r. to kwota 127.890 zł), to wtedy należy zaprzestać odprowadzać składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe od momentu przekroczenia tej podstawy.

Oprócz tych składek pracodawca zobowiązany jest także do opłacania składek na Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. Obowiązek płacenia składki na FP powstaje u pracodawcy wówczas, gdy wynagrodzenie brutto pracownika w danym miesiącu jest na co najmniej kwotę ustawowego wynagrodzenia minimalnego. W 2017 r. jest to kwota 2.000,00 zł brutto.

Ale w niektórych przypadkach pracodawca jest zwolniony z opłacania składki na FP i FGŚP. Zwolnienie to przysługuje jak:

  1. zatrudnimy kobietę powyżej 55 roku życia oraz mężczyznę powyżej 60 roku życia to takie osoby są zwolnione z opłacania tych składek. Zwolnienie to obowiązuje niezależnie od tytułu ubezpieczenia, czyli w przypadku umowy o pracę, umowy zlecenie, jak i w przypadku prowadzenia działalności gospodarczej. Jest to zwolnienie bezterminowe i przysługuje od pierwszego dnia miesiąca po ukończeniu 55 lub 60 lat.
  2. zatrudnimy pracownika powyżej 50 roku życia na podstawie umowy o pracę w przypadku gdy przed zatrudnieniem, osoba taka widniała w ewidencji bezrobotnych powiatowego urzędu pracy przez okres co najmniej 30 dni. Jest to zwolnienie które dotyczy wyłącznie umowy o pracę i przysługuje jedynie przez 12 miesięcy od pierwszego dnia miesiąca po zawarciu umowy o pracę.
  3. zatrudnimy pracowników powracających z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, dodatkowego urlopu macierzyńskiego, dodatkowego urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego lub urlopu wychowawczego w okresie 36 miesięcy począwszy od pierwszego miesiąca po powrocie z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, dodatkowego urlopu macierzyńskiego, dodatkowego urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego lub urlopu wychowawczego. Zwolnienie to dotyczy wyłącznie umowy o pracę i przysługuje przez 36 miesięcy od pierwszego dnia następującego po tym, w którym pracownik wrócił z urlopu.

Pracodawca nie musi opłacać składki na FGŚP za członków rodziny. Dotyczy to:

  • dzieci (własnych,drugiego małżonka i przysposobionych),
  • małżonka pracodawcy,
  • rodziców, macochy i ojczyma oraz osób przysposabiających, a także rodzeństwa, wnuków, dziadków, zięciów, synowych, bratowych, szwagierek i szwagrów oraz osób wykonujących pracę zarobkową w gospodarstwie domowym.

W przypadku umowy o pracę część składek finansowana jest po stronie pracownika a cześć po stronie pracodawcy.

Poniższa tabela obrazuje wysokość poszczególnych składek oraz zasady ich finansowania:

Rodzaj ubezpieczenia Stopa składki finansowana przez pracodawcę Stopa składki finansowana przez ubezpieczonego
Emerytalne
9,76 proc.
9,76 proc.
Rentowe
6,5 proc.
1,5 proc.
Chorobowe
2,45 proc.
Wypadkowe
0,40 – 3,60*
Zdrowotne
9,00 proc.
Fundusz pracy
2,45 proc.
FGŚP
0,10 proc.
*stopa ubezpieczenia wypadkowego – tutaj podajemy procent ustalony w zależności od rodzaju prowadzonej działalności i liczby ubezpieczonych pracowników. W przypadku firm zatrudniających nie więcej niż 9 pracowników składka wynosi 1,80 % do końca marca 2017 r.


Autor: Małgorzata Michalak – ifirma.pl


UWAGA

Zachęcamy do komentowania naszych artykułów. Wyraź swoje zdanie i włącz się w dyskusje z innymi czytelnikami. Na indywidualne pytania (z zakresu podatków i księgowości) użytkowników ifirma.pl odpowiadamy przez e-mail, czat lub telefon – skontaktuj się z nami.

Biuro rachunkowe
już od 89zł/mc.

  • Pełna odpowiedzialność za prowadzoną dokumentację.
  • Wygodne formy dostarczania dokumentów (online, poczta, kurier)

dowiedz się więcej