Nie każdy wydatek, związany z prowadzoną działalnością gospodarczą może być uznany za koszt podatkowy. Wydatek, aby został uznany za koszt, musi być przeanalizowany pod kątem jego związku ze źródłem przychodu firmy i nie może być wymieniony w ustawie na liście wydatków wykluczonych.
“Kosztami uzyskania przychodów z poszczególnego źródła są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23” (art. 22 ust.1 pdf).
Art.23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych
Polecamy najnowszy artykuł opisujący koszty uzyskania przychodów 2019
Przedsiębiorca powinien zawsze sprawdzić, czy poniesiony wydatek mieści się w katalogu wyjątków wymienionych w art. 23 pdof. Lista zawiera 61 pozycji. Są tu wymienione między innymi:
Wydatki nie uznawane za koszty uzyskania przychodów
1. Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów:
a) nabycie gruntów lub prawa wieczystego użytkowania gruntów, z wyjątkiem opłat za wieczyste użytkowanie gruntów,
b) nabycie lub wytworzenie we własnym zakresie innych niż wymienione w lit. a środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, w tym również wchodzących w skład nabytego przedsiębiorstwa lub jego zorganizowanych części,
c) ulepszenie środków trwałych, które zgodnie z art. 22g ust. 17 powiększają wartość środków trwałych, stanowiącą podstawę naliczania odpisów amortyzacyjnych
– wydatki te, zaktualizowane zgodnie z odrębnymi przepisami, pomniejszone o sumę odpisów amortyzacyjnych, o których mowa w art. 22h ust. 1 pkt 1, są jednak kosztem uzyskania przychodów przy określaniu dochodu z odpłatnego zbycia rzeczy określonych w art. 10 ust. 1 pkt 8 lit. d, oraz gdy odpłatne zbycie rzeczy i praw jest przedmiotem działalności gospodarczej, a także w przypadku odpłatnego zbycia składników majątku związanych z działalnością gospodarczą, o których mowa w art. 14 ust. 2 pkt 1, bez względu na czas ich poniesienia;
a) podstawowe odpisy i wpłaty na te fundusze, jeżeli obowiązek lub możliwość ich tworzenia w ciężar kosztów określają odrębne ustawy,
b) odpisy i zwiększenia, które w rozumieniu przepisów o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych obciążają koszty działalności pracodawcy, jeżeli środki pieniężne stanowiące równowartość tych odpisów i zwiększeń zostały wpłacone na rachunek Funduszu;
a) spłatę pożyczek (kredytów), z wyjątkiem skapitalizowanych odsetek od tych pożyczek (kredytów), z tym że kosztem uzyskania przychodów są wydatki na spłatę pożyczki (kredytu) w przypadku, gdy pożyczka (kredyt) była waloryzowana kursem waluty obcej, jeżeli:
– pożyczkobiorca (kredytobiorca) w związku ze spłatą pożyczki (kredytu) zwraca kwotę kapitału większą niż kwota otrzymanej pożyczki (kredytu) – w wysokości różnicy pomiędzy kwotą zwrotu kapitału a kwotą otrzymanej pożyczki (kredytu),
– pożyczkodawca (kredytodawca) otrzymuje środki pieniężne stanowiące spłatę kapitału w wysokości niższej od kwoty udzielonej pożyczki (kredytu) – w wysokości różnicy pomiędzy kwotą udzielonej pożyczki (kredytu) a kwotą zwróconego kapitału,
b) spłatę innych zobowiązań, w tym z tytułu udzielonych gwarancji i poręczeń,
c) umorzenie kapitałów pozostających w związku z utworzeniem (nabyciem), powiększeniem lub ulepszeniem źródła przychodów;
a) nieprzestrzegania przepisów w zakresie ochrony środowiska,
b) niewykonania nakazów właściwych organów nadzoru i kontroli dotyczących uchybień w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy;
16a) dodatkowej opłaty produktowej, o której mowa w art. 17 ust. 2 ustawy z dnia 11 maja 2001 r. o obowiązkach przedsiębiorców w zakresie gospodarowania niektórymi odpadami oraz o opłacie produktowej (Dz. U. z 2007 r. Nr 90, poz. 607 oraz z 2009 r. Nr 79, poz. 666 i Nr 215, poz. 1664), z tym że kosztem uzyskania przychodów jest poniesiona opłata produktowa, o której mowa w art. 12 ust. 2 tej ustawy;
16b) dodatkowej opłaty za brak sieci zbierania pojazdów, o której mowa w art. 17 ust. 2 ustawy z dnia 20 stycznia 2005 r. o recyklingu pojazdów wycofanych z eksploatacji (Dz. U. Nr 25, poz. 202, z późn. zm.), z tym że kosztem uzyskania przychodów są poniesione opłaty, o których mowa w art. 12 ust. 2 i art. 14 tej ustawy;
16c) dodatkowej opłaty produktowej, o której mowa w art. 69 ust. 2 ustawy z dnia 29 lipca 2005 r. o zużytym sprzęcie elektrycznym i elektronicznym (Dz. U. Nr 180, poz. 1495, z 2008 r. Nr 223, poz. 1464 oraz z 2009 r. Nr 79, poz. 666 i Nr 215, poz. 1664), z tym że kosztem uzyskania przychodów są poniesione opłaty, o których mowa w art. 9 ust. 1 i 3 oraz art. 64 ust. 2 tej ustawy;
16d) dodatkowej opłaty produktowej, o której mowa w art. 42 ust. 2 ustawy z dnia 24 kwietnia 2009 r. o bateriach i akumulatorach (Dz. U. Nr 79, poz. 666), z tym że kosztem uzyskania przychodów są poniesione wydatki, o których mowa w art. 37 ust. 4, oraz poniesione opłaty, o których mowa w art. 38 ust. 2 tej ustawy;
a) wpłat podatników prowadzących działalność gospodarczą w dziedzinie turystyki, wypoczynku, sportu i rekreacji na rzecz Polskiej Organizacji Turystycznej,
b) składek na rzecz organizacji zrzeszających przedsiębiorców i pracodawców, działających na podstawie odrębnych ustaw – do wysokości łącznie nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty odpowiadającej 0,15 % kwoty wynagrodzeń wypłaconych w poprzednim roku podatkowym, stanowiących podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne; jeżeli przedsiębiorca nie wypłacał tych wynagrodzeń, kwota składek zaliczana do kosztów uzyskania przychodów w roku podatkowym nie może przekroczyć kwoty odpowiadającej kwocie 114 zł;
a) w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu,
b) w jazdach lokalnych – w wysokości przekraczającej wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo w wysokości przekraczającej stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra;
a) podatek naliczony:
– jeżeli podatnik zwolniony jest od podatku od towarów i usług lub nabył towary i usługi w celu wytworzenia albo odprzedaży towarów lub świadczenia usług zwolnionych od podatku od towarów i usług,
– w tej części, w której zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty lub zwrot różnicy podatku od towarów i usług – jeżeli naliczony podatek od towarów i usług nie powiększa wartości środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej,
b) podatek należny:
– w przypadku importu usług oraz wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, jeżeli nie stanowi on podatku naliczonego w rozumieniu przepisów o podatku od towarów i usług; kosztem uzyskania przychodów nie jest jednak podatek należny w części przekraczającej kwotę podatku od nabycia tych towarów i usług, która mogłaby stanowić podatek naliczony w rozumieniu przepisów o podatku od towarów i usług,
– w przypadku przekazania lub zużycia przez podatnika towarów lub świadczenia usług na potrzeby reprezentacji i reklamy, obliczony zgodnie z odrębnymi przepisami,
– od nieodpłatnie przekazanych towarów, obliczony zgodnie z odrębnymi przepisami, w przypadku gdy wyłącznym warunkiem ich przekazania jest uprzednie nabycie przez otrzymującego towarów lub usług od przekazującego w określonej ilości lub wartości,
c) kwota podatku od towarów i usług, nieuwzględniona w wartości początkowej środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, podlegających amortyzacji zgodnie z art. 22a–22o, lub dotycząca innych rzeczy lub praw niebędących środkami trwałymi lub wartościami niematerialnymi i prawnymi podlegającymi tej amortyzacji – w tej części, w jakiej dokonano korekty powodującej zmniejszenie podatku odliczonego zgodnie z art. 91 ustawy o podatku od towarów i usług;
a) odpisów amortyzacyjnych od wartości początkowej środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych:
a) nabytych nieodpłatnie, z wyjątkiem nabytych w drodze spadku lub darowizny, jeżeli:
– nabycie to nie stanowi przychodu z tytułu nieodpłatnego otrzymania rzeczy lub praw lub
– dochód z tego tytułu jest zwolniony od podatku dochodowego, lub
– nabycie to stanowi dochód, od którego na podstawie odrębnych przepisów zaniechano poboru podatku,
b) jeżeli przed dniem 1 stycznia 1995 r. zostały nabyte lecz niezaliczone do środków trwałych albo wartości niematerialnych i prawnych,
c) oddanych do nieodpłatnego używania – za miesiące, w których składniki te były oddane do nieodpłatnego używania;
a) wypłatę kwoty stanowiącej wartość odstąpienia od umowy,
b) możliwość zaciągania zobowiązań pod zastaw praw wynikających z umowy,
c) wypłatę z tytułu dożycia wieku oznaczonego w umowie;
Reguła zaliczania wydatku do kosztów podatkowych stanowi, że wydatek nie wykazany w art. 23 może stanowić koszt uzyskania przychodu ale podatnik musi posiadać jednak argumenty, które w razie ewentualnego sporu z organami podatkowymi pozwolą mu udowodnić, iż dany zakup służy wyłącznie jego działalności gospodarczej.
Trzeba pamiętać o podstawowej zasadzie, że do kosztów podatkowych można zaliczyć tylko wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Czyli musi być związek takiego wydatku z działalnością gospodarczą, a jego wykazanie należy do przedsiębiorcy.
Zatem aby dany wydatek mógł być wprowadzony do kosztów musi spełniać następujące warunki:
Istnieje pewna grupa wydatków, której celowość jest kwestionowana przez fiskus. Będą to między innymi wydatki o charakterze osobistym, czyli np. zakup okularów, zakup odzieży, która nie jest specjalistyczna ani ochronna (garnitur), zakup karnetów na siłownię itp. Analizie organu skarbowego podlegają też często wyjazdy przedsiębiorcy. Podróżą służbową jest wykonywanie bezpośrednio przez przedsiębiorcę zadań należących do jego działalności gospodarczej poza miejscem prowadzenia działalności. A więc podróżą służbową nie będzie wyjazd do sanatorium, czy też spa.
Często podważane są również koszty, które mają charakter reprezentacji, a więc będzie to np. obiad w restauracji z kontrahentem, zakup prezentów dla współpracowników. Kwestionowany jest również zakup sprzętu RTV i AGD, przede wszystkim jeśli działalność jest prowadzona w mieszkaniu przedsiębiorcy.
W przypadku pojazdów niefirmowych za koszty uzyskania przychodów nie jest uznawany zakup, który nie ma bezpośredniego związku z eksploatacją pojazdu, dlatego US nie pozwala na zaliczenie w koszty wydatków m.in. na założenie instalacji gazowej, czy też zakupu nawigacji GPS.
Zakwestionowane również mogą zostać szkolenia i kursy przedsiębiorcy, przede wszystkim związane z przygotowaniem się do zmiany przedmiotu działalności lub pogłębieniem wiedzy ogólnej, niezwiązanej bezpośrednio z wykonywanymi czynnościami. Po zapoznaniu się z lekturą pism urzędowych należy stwierdzić, iż interpretacje US odnoszące się do podobnych stanów faktycznych mogą się znacząco od siebie różnić.
Dlatego dany wydatek podlega zawsze indywidualnej i wnikliwej ocenie pod kątem rzeczywistej przydatności i związku ze źródłem przychodów. W przypadku wątpliwości przy uznawaniu danego wydatku za koszt uzyskania przychodu podatnik powinien zwrócić się do swojego Urzędu Skarbowego z pisemnym pytaniem o indywidualną interpretację.
Jeżeli zdarzy się sytuacja, że otrzymaliśmy od sprzedawcy fakturę wystawioną na naszą firmę a po analizie dochodzimy do wniosku, że wydatek nie może być kosztem podatkowym to nie należy faktury wyrzucać, lecz przechowujemy ją w dokumentacji firmy np. z adnotacją “nie księgowano”.
Zachęcamy do komentowania naszych artykułów. Wyraź swoje zdanie i włącz się w dyskusje z innymi czytelnikami. Na indywidualne pytania (z zakresu podatków i księgowości) użytkowników ifirma.pl odpowiadamy przez e-mail, czat lub telefon – skontaktuj się z nami.
Administratorem Twoich danych osobowych jest IFIRMA S.A. z siedzibą we Wrocławiu. Dodając komentarz na blogu, przekazujesz nam swoje dane: imię i nazwisko, adres e-mail oraz treść komentarza. W systemie odnotowywany jest także adres IP, z wykorzystaniem którego dodałeś komentarz. Dane zostają zapisane w bazie systemu WordPress. Twoje dane są przetwarzane na podstawie Twojej zgody, wynikającej z dodania komentarza. Dane są przetwarzane w celu opublikowania komentarza na blogu, jak również w celu obrony lub dochodzenia roszczeń. Dane w bazie systemu WordPress są w niej przechowywane przez okres funkcjonowania bloga. O szczegółach przetwarzania danych przez IFIRMA S.A dowiesz się ze strony polityki prywatności serwisu ifirma.pl.
Zrób to za darmo z programem IFIRMA!
Wg powyższego wynika, że zakup żywności zawsze nie jest kosztem.
A z ustawy wynika, że tylko zakup żywności będący reprezentacją nie jest kosztem.
To jak to jest właściwie?
Art. 23 pdof mówi, iż nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.
Wydatki te mają na ogół znamiona okazałości i wystawności, a więc mają charakter reprezentacji. Wyłączenie z kosztów dotyczy także usług gastronomicznych serwowanych poza siedzibą firmy.
Wyjątkiem od tej zasady są wydatki na zakup artykułów spożywczych w postaci kawy, herbaty, cukru, śmietanki do kawy, drobnych słodyczy przeznaczonych na poczęstunek podczas spotkań z kontrahentami w siedzibie firmy. Jest to działanie zwyczajowe – powszechnie stosowane.