Małgorzata Jagusiak 
Brak potwierdzeń odbioru faktur korygujących in minus
Wprowadzenie zmiany w zakresie korygowania faktur in minus w zakresie likwidacji potwierdzeń odbioru wzbudzało najwięcej emocji wśród przedsiębiorców. Realizacja nowych obowiązków wymaga spełnienia kilku warunków przez przedsiębiorcę, aby można było uznać, że korekta została skutecznie odebrana, a należą do nich:
- Uzgodnienie warunków korekty z nabywcą towaru lub usługobiorcą,
- Spełnienie uzgodnionych warunków,
- Posiadanie dokumentacji potwierdzającej uzgodnienie,
- Wystawienie faktury korygującej w oparciu o posiadaną dokumentację.
Wszystkie te warunki muszą być spełnione łącznie.
Uzgodnienie i spełnienie warunków korekty
Kontrowersyjne i dyskusyjne jest pojęcie “uzgodnienia warunków korekty” i “spełnienie uzgodnionych warunków”.
Jeżeli przedsiębiorcy prowadzą współpracę na podstawie zawieranych umów, to w takich sytuacjach informacje o sposobie i formie uzgodnień można zapisać w umowie, np. w formie aneksu do umowy. Dużo mówi się o umowach i umowach ramowych, ale to dotyczy najczęściej większych podmiotów gospodarczych. Mikro i mały przedsiębiorca, szczególnie gdy przeprowadza transakcje handlowe z dużą liczbą kontrahentów, np. w przypadku handlu internetowego, nie zawiera umów indywidualnych z każdym z nich, a tym bardziej z osobami fizycznymi.
Zgodnie z wyjaśnieniami również faktury korygujące wystawiane dla konsumenta obowiązują te same zasady, co dla faktur dla przedsiębiorców. Dlatego też mówi się w objaśnieniach o wykorzystaniu dokumentacji handlowej posiadanej przez przedsiębiorcę.
Wprowadzenie nowych zasad nie powinno wymagać od przedsiębiorcy tworzenia innych niż dotychczas wykorzystywanych dokumentów.
Przedsiębiorcy w ramach pakietu SLIM VAT w zakresie korekt in minus mają znaczną swobodę w kreowaniu uzgodnienia warunków obniżenia podstawy opodatkowania w VAT. Podobna praktyka była stosowana do końca 2020 r. – jeżeli przedsiębiorca miał problem z uzyskaniem potwierdzenia odbioru faktury korygującej, mógł bazować na innych dokumentach potwierdzających, że nabywca zna warunki transakcji po korekcie.
Co zatem proponuje MF w objaśnieniach?
Wskazuje mianowicie, że przesłanki uzasadniające obniżenie podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego mogą być również zawarte w regulaminach realizacji sprzedaży lub ogólnych warunkach umowy, których akceptacja dokonywana jest w momencie przystąpienia nabywcy do transakcji. W tym przypadku uzgodnienie warunków korekty będzie wynikało z zaakceptowania umowy lub regulaminu na etapie realizacji zakupu.
To jest jednak pierwszy z warunków do realizacji. Kolejny warunek mówi o spełnieniu uzgodnionych warunków. Jeżeli strony ustalają np. udzielenie rabatu z tytułu osiągniętego pułapu zakupów, to wówczas warunek spełnienia wystąpi po tym fakcie.
Dokumentacja potwierdzająca uzgodnienie
Przedsiębiorca gromadzi i przechowuje dokumentację potwierdzającą uzgodnienie warunków korekty w dowolnej formie, nie ma obowiązku żeby to była forma papierowa. Jednak na żądanie urzędu skarbowego ma obowiązek przedstawić posiadaną dokumentację do weryfikacji.
Dokumentacja potwierdzająca uzgodnienie może być w postaci:
- korespondencji mailowej,
- aneksu do umowy,
- innego dokumentu handlowego, z którego będzie wynikało uzgodnienie,
- zwrot zaliczki za nie zrealizowaną dostawę,
- zwrot z tytułu korekty faktury.
W przypadku utrudnionego kontaktu z kontrahentem dopuszczalne jest również uzgodnienie telefoniczne, ale w takim przypadku rozmowa telefoniczna powinna być zabezpieczona na odpowiednim nośniku danych, ponieważ sama notatka sporządzona na tę okoliczność może być niewystarczająca.
Domniemana akceptacja uzgodnienia – korekta deklaracji
W objaśnieniach zwrócono również uwagę na fakt, że przedsiębiorcy będą dążyli do minimalizacji formalności związanych z uzgodnieniem i spełnieniem jego warunków stosując domniemaną akceptację uzgodnienia warunków transakcji.
Podkreślono jednak, że taki sposób działania powinien występować w sytuacji wyjątkowej, w przypadku gdy okoliczność dokonania korekty byłaby niemożliwa do uzgodnienia w inny dostępny sposób.
Wystawienie faktury korygującej i wysłanie na adres e-mail wskazany w umowie do kontaktu między stronami z klauzulą informacyjną: np.: „W nawiązaniu do wcześniejszych ustaleń przesyłam fakturę korygującą. Brak sprzeciwu co do przesłanej faktury korygującej w terminie 14 dni będzie uważany za jej akceptację”, będzie oznaczało potwierdzenie domniemanej akceptacji korekty.
Domniemana akceptacja uzgodnienia – dokonanie przelewu i zwrot towaru
Uzgodnienie warunków korekty in minus może stanowić również zwrot partii towarów na rzecz sprzedawcy lub zwrot kwoty z powodu korekty transakcji.
Przelew z takim zwrotem powinien być odpowiednio opisany, np. wskazanie numeru korekty faktury, można dodać adnotację, że brak odpowiedzi w ustalonym terminie oznacza uzgodnienie/spełnienie warunków.
Uzgodnienie korekty in minus na przykładach
Przykład 1
Przedsiębiorca X dokonuje zwrotu towarów do podatnika Y dnia 31 maja 2021 r., towar dociera do sprzedawcy 1 czerwca. Zgodnie z regulaminem zwroty powinny być dokonywane na adres siedziby firmy. Faktura korygująca została wystawiona 10.06.2021 r. i przesłana do firmy X.
Uzgodnienie warunków: moment zaakceptowania regulaminu firmy Y.
Spełnienie warunków uzgodnienia: doręczenie zwracanego towaru do firmy Y, w tym przypadku 01.06.2021 r.
Dokumentacja: protokół dokonania zwrotu towarów lub inny dokument potwierdzający ten zwrot.
Korekta podatku VAT naliczonego i należnego: do spełnienia uzgodnionych warunków doszło w miesiącu czerwcu 2021 r., a więc w tym miesiącu będzie można dokonać korekty VAT.
Przykład 2
Przedsiębiorca A otrzymał zaliczkę na dostawę towarów od firmy B w miesiącu kwietniu 2021 r. Zgodnie z umową dostawa ma być zrealizowana do końca maja, w przeciwnym wypadku zostanie zwrócona zaliczka. Z uwagi na trudności firma A nie dopełniła warunków umowy i 1 czerwca 2021 r. zwróciła zaliczkę firmie B.
Uzgodnienie warunków: moment zaakceptowania umowy w miesiącu kwietniu.
Spełnienie warunków uzgodnienia: do końca maja 2021 r. nie doszło do realizacji transakcji, warunek do zwrotu zaliczki zostaje spełniony w dniu 1 czerwca 2021 r.
Dokumentacja: zawarta umowa + np. korespondencja mailowa z informacją, że dostawa nie zostanie zrealizowana.
Korekta podatku VAT naliczonego i należnego: do spełnienia uzgodnionych warunków doszło w miesiącu czerwcu 2021 r., a więc w tym miesiącu będzie można dokonać korekty VAT.
Pamiętajmy, że w każdym przypadku podstawą do obniżenia podatku VAT naliczonego od zakupu będzie wystawiona faktura korygująca.
Więcej przykładów zostało zaprezentowane w objaśnieniach MF.
Korekty zwiększające podstawę opodatkowania in plus
Korekty in plus dokonujemy co do zasady w okresie rozliczeniowym, w którym znana była przyczyna korekty:
- Korekta wstecz – przyczyna korekty znana w momencie wystawienia faktury pierwotnej – korekta w okresie wystawienia faktury pierwotnej.
- Korekta bieżąca – przyczyna korekty znana po wystawieniu faktury pierwotnej – korekta w okresie wystawienia faktury korygującej.
Przykład 3
Firma X wystawiła firmie Y fakturę na 10 sztuk telefonów komórkowych w miesiącu marcu. Na fakturze została błędnie naliczona cena jednostkowa. Firma X zorientowała się, że popełniła błąd dopiero w miesiącu maju. Wystawiono korektę faktury, która zwiększa podstawę opodatkowania w VAT. W tym przypadku korekta musi zostać zaksięgowana w miesiącu marcu i za ten miesiąc będzie wykazany VAT należny od sprzedaży.
Przykład 4
Firma A przeprowadza kampanię reklamową na rzecz firmy B i w warunkach umowy został zapisany punkt, który mówi o wypłacie dodatkowej kwoty za wykonana usługę, jeżeli w firmie B wzrośnie sprzedaż w ciągu 6 miesięcy od przeprowadzonej kampanii. Jeżeli ten warunek umowy zostanie spełniony, to nastąpi wypłata dodatkowego wynagrodzenia dla firmy A. Będzie to jednak korekta bieżąca, ponieważ w momencie wystawiania faktury pierwotnej nie było wiadomo, czy ten warunek zostanie spełniony.
Więcej przykładów z omówieniem znajduje się w objaśnieniach podatkowych Ministra Finansów.
Do korekty zwiększającej z tytułu WNT, WDT i eksportu towarów stosuje się takie same zasady, jak do transakcji krajowych. W związku z tym, jeżeli dojdzie do takiej sytuacji należy dokonać zwiększenia podstawy opodatkowania takich transakcji w miesiącu, w którym wykazana była transakcja pierwotna.
Adrianna Glapiak
Zespół IFIRMA
