Czy można wystawiać fakturę zbiorczą bez otrzymania od klienta paragonów fiskalnych

Rok 2020 przyniósł ważne zmiany przepisów co do wystawiania faktur do paragonów. Do końca 2019 roku każdy klient mógł po zakupie zwrócić się do dostawcy o wystawienie faktury do paragonu. To się jednak zmieniło i obecnie przedsiębiorca nie otrzyma już faktury na firmę jeżeli nie podał numeru NIP na paragonie.

Kiedy można wystawiać faktury do paragonów?

Sprawa wystawiania faktur do paragonów nieco się skomplikowała od 2020 roku. Obecnie należy rozgraniczać czy wystawienie faktury do paragonu dotyczy konsumenta, czy przedsiębiorcy.

W przypadku konsumenta nic się nie zmieniło, może on zażądać wystawienia faktury w terminie 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym dokonano transakcji.

W przypadku przedsiębiorcy sytuacja zmieniła się diametralnie, nie można wystawić faktury do paragonu bez NIP od 1 stycznia 2020 r. Skutki nie zastosowania się do przepisów są bardzo dotkliwe finansowo zarówno dla dostawcy jak i nabywcy.

Wystawianie faktur zbiorczych do paragonów

Wystawianie jednej faktury do kilku paragonów nie jest zabronione w obowiązujących przepisach, a więc jak najbardziej można to zrobić. Trzeba pamiętać o tym, żeby na fakturze zbiorczej były podane wszystkie daty dostaw towarów lub usług. Nie można zapominać o obowiązkowym numerze NIP na paragonach przedsiębiorcy. W takich sytuacjach odbiorca powinien dostarczyć wystawcy paragony, na podstawie których będzie wystawiona faktura.

Co się jednak dzieje, gdy paragony zaginęły?

Faktura zbiorcza bez paragonów

Brak paragonów, które oczywiście mogą się zagubić, zaczyna komplikować sprawę. Przepisy jasno precyzują, że do faktury dołącza się paragon wystawiony na kasie fiskalnej. W przypadku klienta nieprowadzącego działalności gospodarczej można byłoby uznać, że możliwe jest potwierdzenie transakcji na podstawie innych dokumentów.

Do końca 2019 roku w wydawanych interpretacjach organy podatkowe nie kwestionowały wystawienia faktury zbiorczej pomimo braku paragonów fiskalnych, ale musiały być spełnione określone warunki, które zostały dokładnie opisane w interpretacjach. Na przykład w interpretacji nr 0114-KDIP1-3.4012.223.2018.1.ISZ z dnia 12.06.2018 r.

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdził:

“Należy zauważyć, że przepisy ustawy o VAT umożliwiają wystawienie przez podatnika faktur zbiorczych, przy czym terminy wystawiania faktur zostały określone w art. 106i ustawy o VAT. Zgodnie z zasadą ogólną wyrażoną w art. 106i ust. 1 ustawy o VAT fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę, z zastrzeżeniem ust. 2-8. (…) Tym samym, Wnioskodawca ma możliwość wystawienia faktury na rzecz podatnika prowadzącego działalność gospodarczą, która uwzględni wszystkie transakcje zrealizowane w danym miesiącu. Jak wskazał ustawodawca w art. 106i ust. 1 ustawy o VAT fakturę wystawia się nie później niż 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano transakcji. (…) Wnioskodawca postępuje prawidłowo wystawiając fakturę zbiorczą dla Klienta, działając w opisanym stanie faktycznym, w którym Klient zgłasza żądanie wystawienia faktury zbiorczej bez przekazania Wnioskodawcy paragonów fiskalnych, z jednoczesną identyfikacją transakcji oraz Klienta na podstawie dokumentów Dowód Wydania i egzemplarzy paragonów fiskalnych mających postać elektroniczną, pozostających u Wnioskodawcy.”

Natomiast w interpretacji nr 0112-KDIL2-2.4012.573.2019.1.MŁ z dnia 13.11.2019 r. Dyrektor KIS uznał stanowisko Wnioskodawcy za nieprawidłowe, ale wystawienie faktury zbiorczej nie było kwestionowane tylko zastrzeżenia dotyczyły innej kwestii, oto fragment uzasadnienia:

“Reasumując, w przedmiotowej sprawie Wnioskodawca, zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy, ma obowiązek wystawienia faktur dokumentujących sprzedaż dokonywaną na rzecz podatników prowadzących działalność gospodarczą (Klientów). Przy czym może on wystawiać faktury zbiorcze, które uwzględnią wszystkie transakcje zrealizowane przez danego Klienta w ramach programu B na stacji paliw Wnioskodawcy w danym miesiącu. Realizacja tego obowiązku jest niezależna od tego czy Wnioskodawca zaewidencjonował daną sprzedaż na kasie rejestrującej czy też nie. Nie można zatem zgodzić się z Wnioskodawcą, że to żądanie nabywcy wyznacza obowiązek wystawienia faktury w oparciu o art. 106b ust. 3 pkt 1 ustawy. A zatem, dokonując całościowo oceny stanowiska Wnioskodawcy należało uznać je za nieprawidłowe.”

Inaczej sytuacja będzie wyglądała w przypadku przedsiębiorców, którzy muszą posiadać paragon z NIP. W przypadku braku paragonów fiskalnych, sposób w jaki powinien postąpić przedsiębiorca nie jest już tak oczywisty. Wydaje się, że wystawienie faktury zbiorczej dla konsumenta nie powinna stanowić problemu przy odpowiednim udokumentowaniu przeprowadzonej transakcji. Natomiast jeżeli chodzi o przedsiębiorców mając na uwadze obostrzenia przepisów VAT (obowiązkowy NIP na paragonie) wystawienie faktury zbiorczej dla firmy bez paragonów fiskalnych wydaje się niemożliwe. Chociaż obecnie duże firmy dysponują odpowiednimi programami informatycznymi, które mogą zebrać wszystkie transakcje klienta w danym okresie rozliczeniowym pod warunkiem posługiwania się kartą np. stacji paliw. Na transakcjach odnotowanych w programie sprzedawcy będzie widoczny numer NIP klienta, który również znajdzie się na e-paragonie wystawionym na kasie online znajdującym się u dostawcy. W takiej sytuacji brak paragonu u nabywcy nie powinien stanowić przeszkody do wystawienia faktury zbiorczej.

Każda sytuacja w omawianej problematyce może być inna, dlatego jedynym rozsądnym wyjściem wydaje się złożenie wniosku o wydanie indywidualnej interpretacji podatkowej z opisem konkretnej sprawy.