Czy pracodawca może zwolnić pracownika online?

Więcej na powyższy temat znajdziesz w niniejszym artykule.

Pisemna forma wypowiedzenia umowy o pracę – przepisy prawa

Kodeks pracy

Co do zasady, w myśl ustawy z dnia 26 czerwca 1964 r. – Kodeks pracy, w szczególności art. 30 § 3, Oświadczenie każdej ze stron o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia powinno nastąpić na piśmie.

Dodatkowo warto zwrócić uwagę na przepis art. 300 Kodeksu pracy, który stanowi, że w sprawach nieunormowanych przepisami prawa pracy do stosunku pracy stosuje się odpowiednio przepisy Kodeksu cywilnego, jeżeli nie są one sprzeczne z zasadami prawa pracy.

Kodeks cywilny

Przepis art. 78 Kodeksu cywilnego stanowi, że do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarczy złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Do zawarcia umowy wystarczy wymiana dokumentów obejmujących treść oświadczeń woli, z których każdy jest podpisany przez jedną ze stron lub dokumentów, z których każdy obejmuje treść oświadczenia woli jednej ze stron i jest przez nią podpisany.

Z kolei w przedmiocie czynności prawnej wyrażonej elektronicznie, to w myśl przepisu art. 78(1) Kodeksu cywilnego:

• do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym [por. §1];

• oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej [por. §2].

Oświadczenie woli a przepisy prawa cywilnego

Zgodnie z przepisem art. 61 § 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny Oświadczenie woli, które ma być złożone innej osobie, jest złożone z chwilą, gdy doszło do niej w taki sposób, że mogła zapoznać się z jego treścią. Odwołanie takiego oświadczenia jest skuteczne, jeżeli doszło jednocześnie z tym oświadczeniem lub wcześniej.

Oświadczenie woli uważa się za dokonane z chwilą uzyskania takiej możliwości w zwykłym toku czynności, tj. przy uwzględnieniu w szczególności godzin pracy adresata, czasu potrzebnego na zapoznanie się z treścią adresowanego do niego oświadczenia, szczególnych, znanych składającemu oświadczenie okoliczności, mających wpływ na możliwość zapoznania się adresata z treścią oświadczenia. Z tą też chwilą wywiera ono skutki, chyba że składający oświadczenie określił inny termin jego skuteczności.

Warto zwrócić w tym miejscu na kolejny istotny przepis, tj. art. 61 § 2 Kodeksu cywilnego, zgodnie z którym Oświadczenie woli wyrażone w postaci elektronicznej jest złożone innej osobie z chwilą, gdy wprowadzono je do środka komunikacji elektronicznej w taki sposób, żeby osoba ta mogła zapoznać się z jego treścią.

W orzecznictwie wskazuje się, że złożenie oświadczenia woli wyrażonego w postaci elektronicznej polega na tym, że oświadczenie zostaje wprowadzone do urządzenia elektronicznego (komputera) nadawcy i przekazane przez Internet. Dzieje się to z wykorzystaniem narzędzi programowych, które umożliwiają przekazywanie danych na odległość. Taki wymaganiom nie odpowiadają inne środki indywidualnego porozumiewania się na odległość w postaci telefonu czy faksu ani też składanie oświadczeń woli za pomocą np. fal radiowych. Takie stanowisko zajął między innymi Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 16 maja 2003 r. o sygnaturze akt I CKN 384/01.

Tym samym kluczowe jest wprowadzenie przez nadawcę oświadczenia woli do środków komunikacji elektronicznej w taki sposób, aby druga strona miała możliwość zapoznania się ze złożonym oświadczeniem.

W piśmiennictwie wyjaśnia się, że dla uznania, że doręczenie rzeczywiście nastąpiło, nie jest wystarczające wyłącznie wprowadzenie oświadczenia do urządzenia elektronicznego, bowiem stan taki nie stwarza pewności co do tego, czy rzeczywiście trafiło ono do operatora usług telekomunikacyjnych, a następnie stało się dostępne dla adresata tak, aby ten miał możliwość zapoznania się z treścią oświadczenia woli. Dlatego ewentualne dowodzenie w tym zakresie spoczywa zawsze na nadawcy oświadczenia woli przekazywanego drogą elektroniczną.

Sąd Apelacyjny w Katowicach w wyroku z dnia 6 kwietnia 2018 r., sygn. akt V AGa 259/18 wyjaśnił, że Dowód w jakiej dacie nastąpiło doręczenie oświadczenia woli, obciąża nadawcę. Może on skorzystać z usługi potwierdzenia komunikatu elektronicznego lub – w razie posłużenia się podpisem elektronicznym – potwierdzenia udzielanego przez akredytowaną instytucję certyfikacyjną, ale również z innych przewidzianych w k.p.c. dowodów.

Jednocześnie warto zauważyć, iż w doktrynie i orzecznictwie ugruntowane są następujące stanowiska, zgodnie z którymi:

• za przesłankę wprowadzenia oświadczenia woli w postaci elektronicznej do środka komunikacji elektronicznej uznaje się zazwyczaj za spełnioną, jeżeli treść przesłanego oświadczenia została zapisana u adresata,

• dla skuteczności doręczenia oświadczenia woli w formie elektronicznej nie jest konieczne, aby odbiorca zapoznał się z jego treścią, wystarczy by komunikat znalazł się pod kontrolą adresata w dostępnym dla niego systemie informacji elektronicznej,

• zgodnie z regułą ogólną uznaje się, że ryzyko za nieprawidłowości działania wewnętrznego systemu informatycznego (np. wskutek wystąpienia wirusa) spoczywa na adresacie oświadczenia woli.

Zastosowanie przepisów prawa w praktyce – złożenie wypowiedzenia

Ilekroć więc przepisy zarówno Kodeksu pracy jak i Kodeksu cywilnego wprost wskazują, że oświadczenie każdej ze stron o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia powinno nastąpić na piśmie [por. art. 30 §3 Kodeksu pracy], to do zachowania pisemnej formy czynności prawnej, która będzie skuteczna wystarczy złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli, czyli wypowiedzenia.

Z kolei do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarczy złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Oświadczenia woli składane online czy za pośrednictwem poczty elektronicznej stały się dość popularne, wobec tego w celu zwiększenia bezpieczeństwa transakcji dokonywanych w obrocie elektronicznym, forma elektronicznej czynności prawnej oparta została na wykorzystaniu podpisu elektronicznego powiązanego z konkretną osobą, która składa ten podpis za pomocą stosownych urządzeń technicznych. Tym samym oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.

Z kolei w orzecznictwie sądowym wskazuje się, że jeśli pracodawca, który zwolnił pracownika online sposób wadliwy, to może naprawić swój błąd. Przykładowo Sąd Najwyższy uznał, że Sporządzenie na piśmie i wysłanie przez pracodawcę identycznej treści oświadczenia woli o wypowiedzeniu umowy o pracę, które dotarło do pracownika wcześniej w postaci elektronicznej i później przesyłką pocztową, nie narusza wymagania wypowiedzenia na piśmie (art. 30 § 3 KP) [por. wyrok Sądu Najwyższego – Izba Pracy, Ubezpieczeń Społecznych i Spraw Publicznych z dnia 18 stycznia 2007 r., sygn. akt II PK 178/06].

W przypadku nieprawidłowo dokonanego wypowiedzenia umowy o pracę drogą elektroniczną, pracownik uprawniony jest do odwołania się od takiego wypowiedzenia i zażądania odszkodowania od pracodawcy lub przywrócenia do pracy.

Podpis elektroniczny jako element formy elektronicznej

Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE (dalej jako eIDAS) wyróżnia trzy rodzaje podpisu elektronicznego, które różnią się stopniem pewności autentyczności podpisu oraz integralności sygnowanego oświadczenia, tj.:

• podpis elektroniczny – oznacza dane w postaci elektronicznej, które są dołączone lub logicznie powiązane z innymi danymi w postaci elektronicznej, i które użyte są przez podpisującego jako podpis [por. art. 3 pkt 10 eIDAS];

• zaawansowany podpis elektroniczny – oznacza podpis elektroniczny, który spełnia wymogi określone w art. 26 [por. art. 3 pkt 11 eIDAS];

• kwalifikowany podpis elektroniczny – oznacza zaawansowany podpis elektroniczny, który jest składany za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu elektronicznego i który opiera się na kwalifikowanym certyfikacie podpisu elektronicznego [por. art. 3 pkt 12 eIDAS].

Zgodnie z przepisem art. 26 eIDAS zaawansowany podpis elektroniczny musi spełniać następujące wymogi:

• jest unikalnie przyporządkowany podpisującemu;

• umożliwia ustalenie tożsamości podpisującego;

• jest składany przy użyciu danych służących do składania podpisu elektronicznego, których podpisujący może, z dużą dozą pewności, użyć pod wyłączną swoją kontrolą; oraz

• jest powiązany z danymi podpisanymi w taki sposób, że każda późniejsza zmiana danych jest rozpoznawalna.

Więcej na temat podpisów elektronicznych przeczytaj tutaj.

Podsumowanie

Pracodawca może zwolnić pracownika online, ale będzie to poprawne dopiero wtedy, kiedy podpisze pismo podpisem elektronicznym, albowiem dla zachowania skuteczności wypowiedzenia konieczne jest złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Co ważniejsze, nie można obejść formy pisemnej wypowiedzenia umowy o pracę, dlatego warunek w tymże zakresie ten musi zostać spełniony.

Pracodawco, pamiętaj zatem, że złożenie pracownikowi wypowiedzenia umowy o pracę, np. drogą mejlową będzie nieskuteczne, w przypadku braku opatrzenia tego oświadczenia woli kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Jeśli chcesz wiedzieć czy możesz wycofać wypowiedzenie umowy o pracę, to przejdź do tego artykułu.