W obecnym stanie prawnym nie funkcjonują dokumenty typu „faktura uproszczona”, „rachunek uproszczony”.Wszelkie inne wystawiane dokumenty np. „dowód sprzedaży”, dokumenty kasowe (KP), paragony nie są dokumentami księgowymi, którymi dokumentuje się poniesiony koszt, ale  potwierdzają zawarcie transakcji np. dla celów gwarancji lub rękojmi i dla kupującego będącego osobą nieprowadzącą działalności mogą być wystarczające.Nie są dokumentami księgowymi również „faktury pro forma”  których rola sprowadza się do przedstawienia oferty cenowej kupującemu.Jeżeli sprzedający jest osobą fizyczną nie prowadzącą działalności, lub wykonuje jakąś czynność poza działalnością (np. sprzedaje prywatny samochód) to właściwym dokumentem jest umowa kupna-sprzedaży.

Faktury VAT

Faktura VAT jest wystawiana przez czynnego podatnika VAT, posiadającego numer identyfikacji podatkowej.

Obowiązek podatkowy i terminy wystawienia faktur

Przepisy ustawy o podatku VAT formułują generalną zasadę, że fakturę należy wystawić nie później niż 7. dnia, od dnia wydania towaru lub wykonania usługi.

Od tej zasady jest kilka odstępstw, które w niniejszym artykule nie będą omawiane.

Obowiązek wystawienia faktury powstaje również  w przypadku otrzymania  części lub całości należności (przedpłaty, zaliczki, zadatku, raty, patrz: faktura zaliczkowa) przed wykonaniem czynności sprzedaży.

W sytuacji tzw. sprzedaży ciągłej np. najmu, dostawy mediów (gdzie podany jest jedynie okres rozliczeniowy, najczęściej jest to  miesiąc), fakturę należy wystawić nie później niż do 7. dnia następnego miesiąca. Za datę sprzedaży uznaje się wówczas ostatni dzień okresu rozliczeniowego.

Faktury oraz dokumenty je korygujące powinny być wystawiane w  dwóch egzemplarzach, przy czym od 2011 został zniesiony obowiązek oznaczania ich jako „Oryginał” i „Kopia”, podobnie jak kilka lat wcześniej zrezygnowana z obowiązku podpisywania faktury przez wystawcę i przystawiania pieczątki firmowej.

Obowiązkowa treść faktury VAT

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r dotyczące między innymi zasad wystawiania faktur jasno precyzuje co powinna zawierać faktura:

• Imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy.
• Numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy.
• Dzień, miesiąc i rok albo miesiąc i rok dokonania sprzedaży oraz datę wystawienia i numer kolejny faktury oznaczonej jako „FAKTURA VAT”. Podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym.
• Nazwę towaru lub usługi.
• Jednostkę miary i ilość sprzedanych towarów lub rodzaj wykonanych usług.
• Cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto).
• Wartość towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto.)
• Stawki podatku.
• Sumę wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu.
• Kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku.
• Wartość sprzedaży towarów lub wykonanych usług wraz z kwotą podatku (wartość sprzedaży brutto), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku lub zwolnionych od podatku, lub niepodlegających opodatkowaniu.
• Kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem.

Szczególne wymagania dotyczące faktur

W obrocie gospodarczym faktura może dokumentować różnego rodzaju operacje oraz rodzaj obrotu lub sposób jego opodatkowania. Z tego względu wprowadzono szczególne wymagania dla niektórych faktur.

„Mali podatnicy”– czyli przedsiębiorcy rozliczający podatek VAT metoda kasową

Dodatkowo w miejsce oznaczenia „FAKTURA VAT” przedsiębiorca będący małym podatnikiem stosuje oznaczenie „FAKTURA VAT-MP”. Musi zawrzeć również termin płatności należności określonej w fakturze.

Faktury VAT marża

Faktury dokumentujące czynności, w których podstawą opodatkowania VATem jest marża (zgodnie z art. 119 lub art. 120 ustawy), przedsiębiorca w miejsce oznaczenia „FAKTURA VAT” stosuje oznaczenie „FAKTURA VAT marża” lub musi zamieścić odesłanie odpowiednio do przepisów art. 119 ustawy lub art. 306 dyrektywy bądź przepisów art. 120 ustawy lub art. 313 dyrektywy. W fakturze VAT marża nie podajemy cen towarów lub usług w kwotach netto, stawki podatku jakiemu podlega marża (w tym także podziału na części marży podlegającej opodatkowaniu wg konkretnej stawki, zwolnionych z podatku lub mu niepodlegających), oraz kwot samego podatku VAT. Faktura zawiera tylko kwotę, jaką nabywca jest zobowiązany uiścić sprzedawcy. Taka faktura nie daje kupującemu możliwości odliczenia podatku naliczonego.

Faktury dokumentujące sprzedaż zwolnioną z podatku VAT

W przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług zwolnionych od podatku poza w/w danymi wskazuje się również:

1. symbol towaru lub usługi, określony w klasyfikacjach wydanych na podstawie przepisów o statystyce publicznej, jeżeli ustawa lub przepisy wykonawcze do ustawy powołują ten symbol, lub
2. przepis ustawy albo aktu wydanego na podstawie ustawy, na podstawie którego podatnik stosuje zwolnienie od podatku, lub
3. przepis dyrektywy, który zwalnia od podatku tę dostawę lub to świadczenie.

Faktury dokumentujące sprzedaż usług niepodlegającą opodatkowaniu w Polsce

Faktury stwierdzające dokonanie czynności, dla których podatnikiem jest nabywca usługi lub towaru (czyli rozlicza podatek VAT), zamiast danych dotyczących stawki i kwoty podatku oraz kwoty należności wraz z podatkiem zawierają adnotację, iż podatek rozlicza nabywca, lub wskazanie właściwego przepisu ustawy lub dyrektywy, wskazującego, że podatek rozlicza nabywca.

Faktury zaliczkowe i końcowe

Obowiązek wystawiania faktury może mieć miejsce w sytuacji, kiedy otrzymano część zapłaty otrzymanej przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi (czyli otrzymano zaliczkę). Faktury zaliczkowe powinny zawierać dane dotyczące zamówienia lub umowy, a w szczególności: nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, cenę netto, ilość zamówionych towarów, wartość zamówionych towarów lub usług netto, stawki podatku, kwoty podatku oraz wartość brutto zamówienia lub umowy, a także datę otrzymania części lub całości należności (przedpłaty, zaliczki, zadatku, raty), jeśli nie pokrywa się ona z datą wystawienia faktury.Po wykonaniu usługi lub dostarczeniu towaru sprzedawca wystawia fakturę końcową, za wyjątkiem sytuacji gdy kwota zaliczki pokrywała całą wartość sprzedaży. W tym ostatnim przypadku faktury końcowej wystawić wręcz nie  wolno.

Faktury dokumentujące sprzedaż paliw

Faktura sprzedaży paliw silnikowych benzynowych, oleju napędowego oraz gazu, wlewanych do baku samochodu i innych pojazdów samochodowych, powinna zawierać numer rejestracyjny tego samochodu.

Faktury wystawione w walucie obcej

Podatnik wystawiając fakturę w walucie obcej jest zobowiązany wykazać kwotę podatku w złotych bez względu na to, w jakiej walucie została określona należność na fakturze (wszystkie wyliczenia na fakturze mogą być w walucie obcej, ale kwota podatku VAT musi być bezwzględnie podana w złotych).

Faktury wystawiane dla osób fizycznych nieprowadzących działalności

Faktury wystawiane dla osób fizycznych nie muszą zawierać numeru identyfikacji podatkowej kupującego (NIPu) ani numeru PESEL.

Rachunek

Podatnicy  prowadzący działalność gospodarczą a niebędący podatnikami podatku VAT, obowiązani są na żądanie kupującego  wystawić rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi. Obowiązek wystawienia rachunku, nie dotyczy rolników sprzedających produkty roślinne i zwierzęce pochodzące z własnej uprawy lub hodowli, nieprzerobione sposobem przemysłowym, chyba że sprzedaż jest dokonywana w ich odrębnych, stałych miejscach sprzedaży, poza obrębem uprawy lub hodowli.

Jeżeli kupujący zażądał rachunku przed wykonaniem usługi lub wydaniem towaru, przedsiębiorca wystawia rachunek nie później niż w terminie 7 dni od dnia wykonania usługi lub wydania towaru. Jeżeli jednak żądanie wystawienia rachunku zostało zgłoszone po wykonaniu usługi lub wydaniu towaru, wystawienie rachunku następuje w terminie 7 dni od dnia zgłoszenia żądania. Obowiązek wystawienia rachunku wygasa po upływie 3 miesięcy od dnia wydania towaru lub wykonania usługi (przedsiębiorca może wystawić rachunek). Podatnicy wystawiający rachunki są obowiązani kolejno je numerować i przechowywać kopie tych rachunków, do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.