Czym jest forma dokumentowa zawierania umów?

Zawierane w obrocie gospodarczym umowy stanowią podstawę prowadzonej działalności gospodarczej. Jest bardzo duża swoboda jeśli chodzi o formę i treści takich umów. W umowie określone są wzajemne prawa i obowiązki pomiędzy jej stronami, jest to rodzaj zobowiązania. Nas będzie interesowała forma dokumentowa zawieranych umów i na ten temat będzie dzisiejsza publikacja.

Jakie znamy formy zawierania umów?

Jeżeli chodzi o ustawę Kodeks cywilny, umowa może być zawarta w dowolnej formie, o ile nie sprzeciwia się temu ustawa i wola stron umowy. Strony mogą wypracować indywidualny sposób zawierania umów, który jest dla nich najbardziej odpowiedni.

Typowe formy zawieranych umów:

• ustna,
• pisemna,
• elektroniczna,
• w postaci aktu notarialnego,
• w postaci dokumentowej.

Najbardziej powszechną od wielu lat była forma pisemna zawierania umowy. Obecnie obowiązuje również szereg umów, w stosunku do których wymagane jest w dalszym ciągu zachowanie formy pisemnej pod rygorem nieważności. Z punktu widzenia przedsiębiorcy ważna jest możliwość takiego trybu zawierania umów, który pozwoli na sprawne i szybkie jej potwierdzenie. Kwestia niezwykle istotna również z powodu ograniczeń związanych z pandemią.

Forma dokumentowa zawarcia umowy

Zgodnie z ustawą Kodeks cywilny do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie. Dalej w ustawie można przeczytać, że dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią.

Pojęcie dokumentu zostało tak zdefiniowane, aby umowa mogła być zawarta na różnych nośnikach danych, nie tylko papierowych. Mogą to być m.in.:

• wiadomości e-mail,
• sms-y,
• uzgodnienia telefoniczne,
• nośniki informatyczne,
• skany podpisanych umów,
• pliki komputerowe.

W dobie trwającej pandemii i związanych z nią utrudnień wielu przedsiębiorców domaga się, aby forma dokumentowa mogła być stosowana bez ograniczeń. Jedną z takich branż jest branża leasingowa, która zawiera rocznie setki tysięcy umów, które muszą być zawierane w formie pisemnej, co niezwykle utrudnia i wydłuża całą procedurę.