Jak długo trzeba przechowywać dokumentację w firmie?

Im dłużej prowadzimy działalność gospodarczą, tym większe robi się firmowe archiwum. Warto wiedzieć, jak długo trzeba przechowywać dokumentację księgową, kadrową i płacową.

Dokumenty dla urzędu skarbowego

Termin: 5 lat, licząc od końca roku podatkowego, w którym upłynął termin płatności zobowiązania podatkowego (w związku z czym termin przedłuża się w praktyce do 6 lat)

Biuro Rachunkowe – dedykowana księgowa

Dokumenty:

• Księga przychodów i rozchodów lub ewidencja przychodów
• Rejestry zakupu i sprzedaży VAT
• Dowody księgowe – faktury, rachunki, dowody wewnętrzne, inne dokumenty, potwierdzające przychody i koszty
• Ewidencje – np. środków trwałych, wyposażenia, przebiegu pojazdów
• Deklaracje – VAT oraz roczne PIT
• Potwierdzenia zapłaty PIT
• Protokoły – likwidacji, zniszczonych towarów, spisu z natury

Przykład.

Prowadząc firmę bez przerwy od 2008 r., w 2017 r. możemy zniszczyć dokumentację do 2010 r. włącznie:

• Termin złożenia zeznania i uregulowania podatku za 2010 r. – 30 kwietnia 2011 r.
• Termin 5 lat od końca 2011 r. – koniec 2016 r.

ZUS – dokumentacja przedsiębiorcy

Termin: 5 lat, licząc od daty złożenia dokumentu w ZUS

Uwaga!

Skrócony do 5 lat termin został wprowadzony 1 stycznia 2012 r. Dokumentacja przekazana do ZUS przed tym terminem powinna być przechowywana przez przynajmniej 10 lat.

Księgowość Internetowa – 30 dni za darmo

Dokumenty:

• Zgłoszeniowe – np. ZUS ZUA, ZUS ZWUA
• Rozliczeniowe – np. ZUS DRA

Przykład.

Właściciel prowadzi działalność od 2008 r. Zatem na koniec 2017 r. dokumenty:

ZUS – dokumentacja pracownicza

Termin: 50 lat, licząc od dnia, w którym pracownik zakończył pracę w firmie

Program do faktur – Darmowe konto

Dokumenty:

• Listy płac
• Karty wynagrodzeń
• Inne dokumenty, będące podstawą wyliczania renty lub emerytury

Przykład. We wrześniu 2017 r. przedsiębiorca odnalazł karty wynagrodzeń pracowników:

• X, który odszedł z firmy z końcem kwietnia 1967 r. – dokumentacja może zostać zniszczona, 50 lat upłynęło 30 kwietnia 2017 r.
• Y, który odszedł z firmy 31 grudnia 1967 r. – dokumentacja powinna być przechowywana przynajmniej do 31 grudnia 2017 r.
• Z, który zakończył pracę 31 maja 2001 r. – dokumentacja powinna być przechowywana przynajmniej do 31 maja 2051 r.