Jak długo trzeba przechowywać dokumentację w firmie?

Im dłużej prowadzimy działalność gospodarczą, tym większe robi się firmowe archiwum. Warto wiedzieć, jak długo trzeba przechowywać dokumentację księgową, kadrową i płacową.

Dokumenty dla urzędu skarbowego

Termin: 5 lat, licząc od końca roku podatkowego, w którym upłynął termin płatności zobowiązania podatkowego (w związku z czym termin przedłuża się w praktyce do 6 lat)

Biuro Rachunkowe – dedykowana księgowa Jak długo trzeba przechowywać dokumentację w firmie?

Polecamy nasz materiał video:

Jak długo trzeba przechowywać dokumentację w firmie?

Dokumentacja firmy to dokumenty dla urzędu skarbowego, dokumentacja przedsiębiorcy oraz dokumentacja pracownicza. Każde z nich mają inny czas obowiązkowego przechowywania.

Dokumenty:

  • Księga przychodów i rozchodów lub ewidencja przychodów
  • Rejestry zakupu i sprzedaży VAT
  • Dowody księgowe – faktury, rachunki, dowody wewnętrzne, inne dokumenty, potwierdzające przychody i koszty
  • Ewidencje – np. środków trwałych, wyposażenia, przebiegu pojazdów
  • Deklaracje – VAT oraz roczne PIT
  • Potwierdzenia zapłaty PIT
  • Protokoły – likwidacji, zniszczonych towarów, spisu z natury

Przykład. Prowadząc firmę bez przerwy od 2008 r., w 2017 r. możemy zniszczyć dokumentację do 2010 r. włącznie:

  • Termin złożenia zeznania i uregulowania podatku za 2010 r. – 30 kwietnia 2011 r.
  • Termin 5 lat od końca 2011 r. – koniec 2016 r.
▲ wróć na początek

ZUS – dokumentacja przedsiębiorcy

Termin: 5 lat, licząc od daty złożenia dokumentu w ZUS

Uwaga! Skrócony do 5 lat termin został wprowadzony 1 stycznia 2012 r. Dokumentacja przekazana do ZUS przed tym terminem powinna być przechowywana przez przynajmniej 10 lat.

Księgowość Internetowa – 3 miesiące za darmo Jak długo trzeba przechowywać dokumentację w firmie?

Dokumenty:

  • Zgłoszeniowe – np. ZUS ZUA, ZUS ZWUA
  • Rozliczeniowe – np. ZUS DRA

Przykład. Właściciel prowadzi działalność od 2008 r. Zatem na koniec 2017 r. dokumenty:

Zgłoszeniowe, złożone 5 maja 2008 r. Powinien nadal przechowywać – termin upłynie 5 maja 2018 r.
ZUS DRA – złożone 10 listopada 2012 r. (gdy nie zatrudniał pracowników, ale zmienił podstawę opłacania składek) Może zniszczyć – termin upłynął 10 listopada 2017 r.
ZSU DRA – złożone 15 grudnia 2012 r. (gdy zatrudnił pracownika) Może zniszczyć – termin upłynął 12 grudnia 2017 r.
ZUS DRA – składane do 15 każdego miesiąca w latach 2013 – 2017 Powinien nadal przechowywać
▲ wróć na początek

ZUS – dokumentacja pracownicza

Termin: 50 lat, licząc od dnia, w którym pracownik zakończył pracę w firmie

Program do faktur – Darmowe konto Jak długo trzeba przechowywać dokumentację w firmie?

Dokumenty:

  • Listy płac
  • Karty wynagrodzeń
  • Inne dokumenty, będące podstawą wyliczania renty lub emerytury

Przykład. We wrześniu 2017 r. przedsiębiorca odnalazł karty wynagrodzeń pracowników:

  • X, który odszedł z firmy z końcem kwietnia 1967 r. – dokumentacja może zostać zniszczona, 50 lat upłynęło 30 kwietnia 2017 r.
  • Y, który odszedł z firmy 31 grudnia 1967 r. – dokumentacja powinna być przechowywana przynajmniej do 31 grudnia 2017 r.
  • Z, który zakończył pracę 31 maja 2001 r. – dokumentacja powinna być przechowywana przynajmniej do 31 maja 2051 r.
▲ wróć na początek

Wiesz, jak długo przechowywać dokumenty. Ale czy wiesz, że niektóre możesz przechowywać elektronicznie? Sprawdź – i zaoszczędź!

Popularne posty:

UWAGA

Zachęcamy do komentowania naszych artykułów. Wyraź swoje zdanie i włącz się w dyskusje z innymi czytelnikami. Na indywidualne pytania (z zakresu podatków i księgowości) użytkowników ifirma.pl odpowiadamy przez e-mail, czat lub telefon – skontaktuj się z nami.

Dodając komentarz na blogu, przekazujesz nam swoje dane: imię i nazwisko, adres e-mail oraz treść komentarza. W systemie odnotowywany jest także adres IP, z wykorzystaniem którego dodałeś komentarz. Dane zostają zapisane w bazie systemu WordPress oraz Disquss. Twoje dane są przetwarzane na podstawie Twojej zgody, wynikającej z dodania komentarza. Dane są przetwarzane wyłącznie w celu opublikowania komentarza na blogu. Dane w bazie systemu WordPress są w niej przechowywane przez okres funkcjonowania bloga. Dane w systemie Disquss zapisują się na podstawie Twojej umowy zawartej z firmą Disquss. O szczegółach przetwarzania danych przez Disquss dowiesz się ze strony.

Zostaw
komentarz

Nasi eksperci również chętnie
uczestniczą w dyskusji i odpowiadają
na Wasze komentarze.

Dzielimy się wiedzą nie tylko na blogu

Ponad 30 porad księgowych

POBIERZ E-BOOKI