Jak długo trzeba przechowywać dokumentację w firmie?

kompensata definicja

Im dłużej prowadzimy działalność gospodarczą, tym większe robi się firmowe archiwum. Warto wiedzieć, jak długo trzeba przechowywać dokumentację księgową, kadrową i płacową.

Im dłużej prowadzimy działalność gospodarczą, tym większe robi się firmowe archiwum. Warto wiedzieć, jak długo trzeba przechowywać dokumentację księgową, kadrową i płacową.

Dokumenty dla urzędu skarbowego

Termin: 5 lat, licząc od końca roku podatkowego, w którym upłynął termin płatności zobowiązania podatkowego (w związku z czym termin przedłuża się w praktyce do 6 lat)

Biuro Rachunkowe – dedykowana księgowa Jak długo trzeba przechowywać dokumentację w firmie?

Polecamy nasz materiał video:

Jak długo trzeba przechowywać dokumentację w firmie?

Dokumentacja firmy to dokumenty dla urzędu skarbowego, dokumentacja przedsiębiorcy oraz dokumentacja pracownicza. Każde z nich mają inny czas obowiązkowego przechowywania.

Dokumenty:

  • Księga przychodów i rozchodów lub ewidencja przychodów
  • Rejestry zakupu i sprzedaży VAT
  • Dowody księgowe – faktury, rachunki, dowody wewnętrzne, inne dokumenty, potwierdzające przychody i koszty
  • Ewidencje – np. środków trwałych, wyposażenia, przebiegu pojazdów
  • Deklaracje – VAT oraz roczne PIT
  • Potwierdzenia zapłaty PIT
  • Protokoły – likwidacji, zniszczonych towarów, spisu z natury
Przykład.

Prowadząc firmę bez przerwy od 2008 r., w 2017 r. możemy zniszczyć dokumentację do 2010 r. włącznie:

  • Termin złożenia zeznania i uregulowania podatku za 2010 r. – 30 kwietnia 2011 r.
  • Termin 5 lat od końca 2011 r. – koniec 2016 r.
▲ wróć na początek

ZUS – dokumentacja przedsiębiorcy

Termin: 5 lat, licząc od daty złożenia dokumentu w ZUS

Uwaga!

Skrócony do 5 lat termin został wprowadzony 1 stycznia 2012 r. Dokumentacja przekazana do ZUS przed tym terminem powinna być przechowywana przez przynajmniej 10 lat.

Księgowość Internetowa – 30 dni za darmo Jak długo trzeba przechowywać dokumentację w firmie?

Dokumenty:

  • Zgłoszeniowe – np. ZUS ZUA, ZUS ZWUA
  • Rozliczeniowe – np. ZUS DRA
Przykład.

Właściciel prowadzi działalność od 2008 r. Zatem na koniec 2017 r. dokumenty:

Zgłoszeniowe, złożone 5 maja 2008 r. Powinien nadal przechowywać – termin upłynie 5 maja 2018 r.
ZUS DRA – złożone 10 listopada 2012 r. (gdy nie zatrudniał pracowników, ale zmienił podstawę opłacania składek) Może zniszczyć – termin upłynął 10 listopada 2017 r.
ZSU DRA – złożone 15 grudnia 2012 r. (gdy zatrudnił pracownika) Może zniszczyć – termin upłynął 12 grudnia 2017 r.
ZUS DRA – składane do 15 każdego miesiąca w latach 2013 – 2017 Powinien nadal przechowywać
▲ wróć na początek

ZUS – dokumentacja pracownicza

Termin: 50 lat, licząc od dnia, w którym pracownik zakończył pracę w firmie

Program do faktur – Darmowe konto Jak długo trzeba przechowywać dokumentację w firmie?

Dokumenty:

  • Listy płac
  • Karty wynagrodzeń
  • Inne dokumenty, będące podstawą wyliczania renty lub emerytury

Przykład. We wrześniu 2017 r. przedsiębiorca odnalazł karty wynagrodzeń pracowników:

  • X, który odszedł z firmy z końcem kwietnia 1967 r. – dokumentacja może zostać zniszczona, 50 lat upłynęło 30 kwietnia 2017 r.
  • Y, który odszedł z firmy 31 grudnia 1967 r. – dokumentacja powinna być przechowywana przynajmniej do 31 grudnia 2017 r.
  • Z, który zakończył pracę 31 maja 2001 r. – dokumentacja powinna być przechowywana przynajmniej do 31 maja 2051 r.
▲ wróć na początek

Wiesz, jak długo przechowywać dokumenty. Ale czy wiesz, że niektóre możesz przechowywać elektronicznie? Sprawdź – i zaoszczędź!
UWAGA

Zachęcamy do komentowania naszych artykułów. Wyraź swoje zdanie i włącz się w dyskusje z innymi czytelnikami. Na indywidualne pytania (z zakresu podatków i księgowości) użytkowników ifirma.pl odpowiadamy przez e-mail, czat lub telefon – skontaktuj się z nami.

Dodając komentarz na blogu, przekazujesz nam swoje dane: imię i nazwisko, adres e-mail oraz treść komentarza. W systemie odnotowywany jest także adres IP, z wykorzystaniem którego dodałeś komentarz. Dane zostają zapisane w bazie systemu WordPress oraz Disquss. Twoje dane są przetwarzane na podstawie Twojej zgody, wynikającej z dodania komentarza. Dane są przetwarzane wyłącznie w celu opublikowania komentarza na blogu. Dane w bazie systemu WordPress są w niej przechowywane przez okres funkcjonowania bloga. Dane w systemie Disquss zapisują się na podstawie Twojej umowy zawartej z firmą Disquss. O szczegółach przetwarzania danych przez Disquss dowiesz się ze strony.
Klauzula/ zastrzeżenie prawne na ifirma.pl

Zachęcamy do komentowania naszych artykułów. Wyraź swoje zdanie i włącz się w dyskusje z innymi czytelnikami. Na indywidualne pytania (z zakresu podatków i księgowości) użytkowników ifirma.pl odpowiadamy przez e-mail, czat lub telefon – skontaktuj się z nami.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

Administratorem Twoich danych osobowych jest IFIRMA S.A. z siedzibą we Wrocławiu. Dodając komentarz na blogu, przekazujesz nam swoje dane: imię i nazwisko, adres e-mail oraz treść komentarza. W systemie odnotowywany jest także adres IP, z wykorzystaniem którego dodałeś komentarz. Dane zostają zapisane w bazie systemu WordPress. Twoje dane są przetwarzane na podstawie Twojej zgody, wynikającej z dodania komentarza. Dane są przetwarzane w celu opublikowania komentarza na blogu, jak również w celu obrony lub dochodzenia roszczeń. Dane w bazie systemu WordPress są w niej przechowywane przez okres funkcjonowania bloga. O szczegółach przetwarzania danych przez IFIRMA S.A dowiesz się ze strony polityki prywatności serwisu ifirma.pl.

księgowość biuro rachunkowe online księgowość biuro rachunkowe online
Darmowy program do faktur online Darmowy program do faktur online Darmowy program do faktur online

O księgowości wiemy wszystko,
żebyś Ty nie musiał

Daj się zaskoczyć profesjonalnej wiedzy naszych księgowych i oddaj swoje rozliczenia w dobre ręce. A może wolisz samodzielną księgowość? Nasz program do księgowania online jest wyjątkowo prosty i intuicyjny w obsłudze, podobnie jak narzędzie do wystawiania faktur. Wybierz to, co najlepiej odpowiada Twoim potrzebom - ręczymy za każdą z usług ifirma.pl.

Romek

z ifirma.pl

Masz pytania?
Skontaktuj się z nami

Załóż darmowe konto i testuj ifirmę bez zobowiązań

Nowoczesna

Rzetelna

Księgowość