Jak rozliczyć koszty wysyłki towaru

Przedsiębiorcy, którzy prowadzą sprzedaż wysyłkową często zastanawiają się, w jaki sposób powinni wykazywać na fakturach i paragonach koszty dostawy towarów? Czy powinna to być jedna pozycja, czy koszty transportu powinny być wyszczególnione odrębnie? Sposób postępowania zarówno w jednym, jak i drugim przypadku jest prawidłowy, szczegóły przedstawiamy poniżej.

Co stanowi podstawę opodatkowania w VAT?

W podstawie opodatkowania znajdzie się wszystko, co stanowi zapłatę. A więc będą to również koszty dodatkowe takie jak:

• prowizje,
• koszty opakowania,
• transportu i ubezpieczenia.

Koszty te są pobierane przez dostawcę od odbiorcy towaru. Niezależnie od tego czy koszty wysyłki towaru będą skalkulowane w cenie towaru, czy też w odrębnej pozycji to będą one podlegały opodatkowaniu w VAT.

Koszt wysyłki w cenie towaru

Przepisy ustawy o podatku VAT są tak skonstruowane, że w żaden sposób nie zabraniają aby w cenie towaru znalazły się również koszty transportu. W takiej sytuacji sprzedawca dokonuje kalkulacji ceny sprzedaży danego towaru z uwzględnieniem kosztu wysyłki. Na wystawionych dokumencie sprzedaży takim jak faktura czy paragon będzie widoczna tylko nazwa towaru i jego cena bez podziału na koszty towaru i transportu. Jest to opcja praktyczna jeżeli przedsiębiorca dokonuje dostawy towarów opodatkowanych różnymi stawkami podatku VAT. W takim bowiem przypadku koszty transportu powinny być proporcjonalnie przyporządkowane do poszczególnych stawek podatku VAT, co potwierdzają organy podatkowe w wydawanych interpretacjach podatkowych.

Koszty wysyłki jako odrębna pozycja na fakturze

Dostawa towarów jest czynnością złożoną, której elementami jest towar i transport ale to towar jest świadczeniem głównym tej transakcji a usługa transportowa stanowi świadczenie pomocnicze. Przepisy podatkowe nie zabraniają również aby usługa transportowa stanowiła odrębny element na dokumencie sprzedaży. Jak już wspomniano powyżej przy dostawie towarów opodatkowanych różnymi stawkami podatku VAT koszty wysyłki również powinny być przyporządkowane do tych stawek.

Przykład 1
Pani Ania dokonała dostawy towarów na kwotę netto 300 zł, w tym 200 zł opodatkowane stawką 23% i 100 zł opodatkowane stawka 8%. Koszty transportu wynoszą 15 zł netto.
W takim przypadku należy koszty wysyłki przyporządkować do poszczególnych stawek podatku VAT:
15 zł x 200/300 = 10 zł będzie przyporządkowane do dostawy towarów w kwocie 200 zł opodatkowanej stawką 23%
15 zł x 100/300 = 5 zł będzie przyporządkowane do dostawy towarów w kwocie 100 zł opodatkowanej stawką 8%
Dostawa opodatkowana stawką 23%:
200 zł + 10 zł = 210 zł netto + 23% VAT = 258,30 zł brutto
Dostawa opodatkowana stawką 8%:
100 zł + 5 zł = 105 zł netto + 8% VAT = 113,40 zł brutto

Jeżeli dokonujemy dostawy towarów opodatkowanych jedną stawką podatku VAT wówczas nie ma problemów z proporcjonalnym rozliczaniem kosztów usługi transportowej.
Jeżeli chodzi o stanowisko organów podatkowych w wydawanych interpretacjach podatkowych w temacie wykazywania kosztów transportu w osobnej pozycji na fakturze są sprzeczne.

Dla przykładu w interpretacji nr IPPP1/443-188/14-2/AW z dnia 26.03.2014 r. Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie wskazał:
“Bez znaczenia dla sposobu opodatkowania tego świadczenia pozostaje fakt, że koszt transportu ujmowany będzie w osobnej pozycji na fakturze. W sytuacji wykazania tego świadczenia w dwóch pozycjach faktury stawka podatku VAT właściwa dla transportu będzie równa wysokości stawki dla dostawy towarów (świadczenie główne).”

W innej interpretacji nr ITPP3/443-67/14/MD z dnia 23.04.2014 r. Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy stwierdził:
“Zatem na fakturze (…) dokumentującej taką sprzedaż powinna widnieć tylko jedna pozycja. Oczywiście w pozycji tej (…) powinna być zsumowana wartość świadczenia głównego (dostawy towarów) oraz świadczenia pomocniczego (usługi transportowej).”

W wyroku NSA nr I FSK 661/17 z dnia 0.06.2019 r. Sąd stwierdził, że nie ma przeciwwskazań do wykazywania usługi transportu w odrębnej pozycji:
“Powołane przepisy nie wykluczają możliwości wykazania przez podatnika w fakturze w osobnych pozycjach kilku różnych świadczeń. Przekonanie organu interpretacyjnego i Sądu pierwszej instancji, że tego rodzaju postępowanie „może sugerować”, że przedmiotem sprzedaży było kilka odrębnych świadczeń, a nie jedno kompleksowe, nie stanowi dostatecznego argumentu, by zakwestionować prawidłowość proponowanego przez podatnika sposobu dokumentowania zdarzeń na fakturze. (…) Organ winien w szczególności uwzględnić, że przepisy ustawy o PTU nie sprzeciwiają się wykazaniu na fakturze w osobnych pozycjach kilku różnych świadczeń składających się na usługę kompleksową.”

Niespójność stanowisk w wydawanych interpretacjach podatkowych stanowi jednak dla przedsiębiorcy sygnał, że jeżeli chce mieć pewność co do prawidłowości postępowania powinien wystąpić o wydanie indywidualnej interpretacji w swojej sprawie.

Zakup usługi transportowej przez przedsiębiorcę

Przedsiębiorca zawiera umowy na dostawę towarów najczęściej z firmami kurierskimi lub z Pocztą Polską. Faktury kosztowe otrzymane od tych jednostek w pierwszym przypadku opodatkowane są stawką 23% natomiast w drugim przypadku korzystają ze stawki “zw”. Przenoszenie kosztów transportu na nabywcę, bez względu na stawkę podatku VAT znajdująca się na fakturze kosztowej, zawsze będzie opodatkowane według stawki dostawy towarów.

Oznaczenie GTU na fakturze z transportem

W związku z nowym plikiem JPK_V7 przedsiębiorcy zadają sobie pytanie, czy wykazanie w odrębnej pozycji transportu na fakturze wiąże się z obowiązkiem oznaczania kodem GTU_13? Jak już pisaliśmy powyżej usługa transportowa przy dostawie towarów stanowi jedynie element pomocniczy, a nie główny, dlatego nie stosujemy oznaczenia GTU_13. Z rozporządzenia w sprawie danych, jakie powinny się znaleźć w ewidencji VAT kod GTU_13 stosuje się do usług transportowych i magazynowania sklasyfikowanych w PKWiU 2015 pod symbolem ex 49.4, ex 52.1 gdy usługa transportowa stanowi element główny transakcji.

Podsumowanie

Decyzja, w jaki sposób rozliczać koszty wysyłki towaru należy do przedsiębiorcy. Praktyka pokazuje, że koszty transportu są ujmowane na fakturach w dwojaki sposób:

1. W cenie towaru.
2. W odrębnej pozycji na fakturze.

Bez względu na to, czy koszty transportu będą w cenie towaru, czy w odrębnej pozycji na fakturze/paragonie przedsiębiorca ma obowiązek proporcjonalnego przyporządkowania transportu do poszczególnych stawek podatku VAT.