Jak zawiesić działalność gospodarczą – poradnik krok po kroku

Tylko przedsiębiorca niezatrudniający pracowników ma prawo do zawieszenia działalności gospodarczej. Mianem pracownika określone są osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę. Oznacza to, że prawo do zawieszenia przysługuje również przedsiębiorcom zatrudniającym osoby na podstawie umów cywilno- prawnych, o ile nie będą one wykonywać usług w ramach tych umów podczas okresu zawieszenia.

Kiedy i jak można zawiesić działalność gospodarczą?

Działalność gospodarczą można zawiesić na dowolny okres (również bezterminowo), ale nie krótszy niż 30 dni. Jeśli przedsiębiorca wskaże we wniosku CEIDG-1 okres krótszy niż 30 dni, to wtedy zawieszenie nie będzie skuteczne. Wyjątkiem jest miesiąc luty, który ma 28 lub 29 dni, wówczas zawieszenie na cały miesiąc luty będzie uznane za zawieszenie skuteczne.

Data rozpoczęcia zawieszenia podana na wniosku może być wcześniejsza, taka sama bądź późniejsza od daty złożenia wniosku do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG).

Wniosek CEiDG-1 dotyczący zawieszenia działalności można złożyć w formie papierowej lub online.

Nie informuje się dodatkowo Urzędu Skarbowego, ani ZUS-u o zawieszeniu działalności gospodarczej.

Okres zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej rozpoczyna się od dnia wskazanego we wniosku. Można jednocześnie wskazać datę wznowienia działalności, ale nie jest to wymagane. Nie trzeba podaje się przyczyny zawieszenia. Złożenie wniosku nie wiąże się z żadnymi opłatami.

W trakcie zawieszenia wykonywania działalności przedsiębiorca nie może wykonywać działalności gospodarczej i osiągać z tego tytułu bieżących przychodów.

Prawa przedsiębiorcy w okresie zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej.

Przedsiębiorca:

1. może wykonywać wszelkie czynności niezbędne do zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, w tym rozwiązywania zawartych wcześniej umów;
2. może przyjmować należności i jest obowiązany regulować zobowiązania, powstałe przed datą zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej;
3. może zbywać własne środki trwałe i wyposażenie;
4. ma prawo albo obowiązek uczestniczyć w postępowaniach sądowych, postępowaniach podatkowych i administracyjnych związanych z działalnością gospodarczą wykonywaną przed datą zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej;
5. wykonuje wszelkie obowiązki nakazane przepisami prawa;
6. może osiągać przychody finansowe, także z działalności prowadzonej przed datą zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej;
7. może zostać poddany kontroli na zasadach przewidzianych dla przedsiębiorców wykonujących działalność gospodarczą;
8. może powołać albo odwołać zarządcę sukcesyjnego, o którym mowa w ustawie z dnia 5 lipca 2018 r. o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej i innych ułatwieniach związanych z sukcesją przedsiębiorstw.

Temat osiąganych przychodów w okresie zawieszenia działalności został omówiony tutaj.

Zawieszenie działalności gospodarczej a ZUS

Za okres zawieszenia wykonywania działalności przedsiębiorca nie ma obowiązku opłacania składek ZUS. Jeżeli zawieszenie następuje w trakcie miesiąca, to składki społeczne za ten miesiąc ulegają proporcjonalnie obniżeniu. Płacimy składki społeczne tylko za okres działania firmy. Ta zasada nie dotyczy składki na ubezpieczenie zdrowotne, która została omówiona niżej.

Wówczas należy złożyć deklarację ZUS DRA za miesiąc, w którym działalność została zawieszona.

Temat został omówiony tutaj.

W zakresie planu opłacania składek ZUS wyróżniamy poniższe ulgi/preferencje:

1. Ulga na start

Ulga polega na zwolnieniu przedsiębiorców z obowiązku podlegania ubezpieczeniom społecznym maksymalnie przez 6 pełnych miesięcy kalendarzowych od dnia rozpoczęcia działalności gospodarczej.

2. Preferencyjne składki ZUS.

Początkujący przedsiębiorcy mają prawo do opłacania preferencyjnych składek ZUS przez 24 kolejne miesiące kalendarzowe prowadzenia firmy. Nalicza się ją od zadeklarowanej przez przedsiębiorcę kwoty, nie niższej niż 30% minimalnego wynagrodzenia.

3. Mały ZUS+

Przedsiębiorca może również skorzystać z małego ZUS+, czyli opłacać niższe składki na ubezpieczenia społeczne – od podstawy ustalonej proporcjonalnie do dochodu z działalności gospodarczej. Można je opłacać maksymalnie przez 36 miesięcy w ciągu 60 miesięcy kalendarzowych prowadzenia działalności gospodarczej.

W każdym z wyżej wymienionych planów opłacania składek można zawiesić działalność, ale okres ulgi/preferencji nie będzie wydłużony o okres, na który zostanie zawieszona działalność. Jeżeli okres uprawniający do ulgi/preferencyjnych składek skończy się w trakcie zawieszenia działalności, to nie trzeba od razu o tym fakcie informować ZUS-u. Odpowiednie czynności związane ze zmianą planu opłacania składek należy dokonać dopiero po wznowieniu funkcjonowania firmy.

1. Przedsiębiorcy rozliczający się ryczałtem.

Jeśli okres zawieszenia trwa cały miesiąc, to składki zdrowotnej za ten miesiąc nie płaci się. Gdy zawieszenie obejmuje niepełny miesiąc, to składkę płaci się w pełnej wysokości. Wysokość składki zależna od osiągniętego progu przychodowego z roku bieżącego/ poprzedniego roku kalendarzowego. Zapłacone składki społeczne w okresie zawieszenia działalności odliczane są od przychodu i pomniejszają podstawę wymiaru składki zdrowotnej.

Do ustalenia wysokości przychodów, na których podstawie wyliczana jest podstawa wymiaru składki zdrowotnej, nie uwzględnia się przychodów, które przedsiębiorca osiąga w okresie zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej.

2. Przedsiębiorcy rozliczający się liniowo oraz według skali podatkowej.

Jeśli okres zawieszenia trwa cały miesiąc, to składki zdrowotnej za ten miesiąc nie płaci się. Gdy zawieszenie obejmuje niepełny miesiąc, to składkę należy opłacić. Wysokość składki zależna jest od osiągniętego w danym miesiącu dochodu.

Jeśli działalność jest zawieszona w trakcie miesiąca, to należy zapłacić składkę w zależności od dochodu, ale nie mniejszą niż minimalną według dochodu z miesiąca poprzedzającego zawieszenie.

W momencie wznowienia działalności – składka zdrowotna płacona jest według dochodu za ostatni miesiąc, kiedy działalność była aktywna. Jeśli w danym roku takiego nie ma, to minimalną.

Zapłacone składki społeczne w okresie zawieszenia działalności odliczane są od dochodu i pomniejszają podstawę wymiaru składki zdrowotnej.

Przychody i koszty z okresu zawieszenia działalności (również dotyczące sprzedaży środków trwałych) nie są uwzględnione w wyliczeniu składki zdrowotnej.

Księga Przychodów i Rozchodów w okresie zawieszenia działalności

Zawieszenie wykonywania działalności gospodarczej nie zwalnia z obowiązku prowadzenia Księgi Przychodów i Rozchodów.

Zawieszenie działalności nie zwalnia również z obowiązku sporządzenia remanentu na koniec roku podatkowego i złożenia zeznania rocznego w US.

W księdze trzeba zapisywać przychody i wydatki powstałe w trakcie zawieszenia.

Przychody mogą wynikać z zobowiązań wykonanych przed zawieszeniem działalności, sprzedaży majątku firmy lub np. odsetek z firmowego konta bankowego.

Wydatki rozliczane w okresie zawieszenia wynikają z umów zawartych przed zawieszeniem działalności. Będą to koszty stałe, jak np. abonament na telefon firmowy, wynajem biura, ubezpieczenie majątku firmowego.

Składniki majątku, które nie są używane na skutek zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej, nie podlegają amortyzacji od miesiąca następującego po miesiącu, w którym zawieszono tę działalność. Stanowi o tym art. 22c pkt 5 ustawy updof.

Za pełne miesiące okresu zawieszenia działalności gospodarczej nie ma obowiązku obliczania i wpłacania zaliczek na podatek dochodowy. Uzyskane przychody w okresie zawieszenia działalności powinny się znaleźć w przychodach do opodatkowania w okresie wznowienia działalności. Jeżeli wznowienie działalności nie nastąpi do końca roku podatkowego, to należy je wykazać w zeznaniu rocznym.

Ryczałt ewidencjonowany w okresie zawieszenia działalności

Zawieszenie wykonywania działalności gospodarczej nie zwalnia z obowiązku prowadzenia Ewidencji Przychodów.

Od 2019 r. przedsiębiorcy rozliczający się ryczałtem nie mają już obowiązku sporządzenia remanentu na koniec roku. Mają natomiast obowiązek złożenia zeznania rocznego, nawet jeśli działalność była zawieszona cały rok podatkowy.

Uwaga! Nowy termin złożenia zeznań podatkowych dla przychodów osiąganych od stycznia 2022 to od 15 lutego do dnia 30 kwietnia roku następującego po roku podatkowym.

Za pełne miesiące okresu zawieszenia nie wylicza się i nie płaci się podatku. Ryczałt od przychodów osiągniętych w okresie zawieszenia należy zapłacić do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu (kwartale w przypadku rozliczania w trybie kwartalnym), w którym wznowiono wykonywanie działalności gospodarczej.

Jeżeli wznowienie następuje w ostatnim okresie rozliczeniowym roku podatkowego, to podatek dotyczący okresu zawieszenia, płaci się w terminie zeznania rocznego.

W przypadku, gdy wznowienie następuje w kolejnym roku podatkowym, to za okres, w którym rozpoczęto zawieszenie przedsiębiorca powinien obliczyć i wpłacić podatek na podstawie zeznania rocznego. Natomiast za okres zawieszenia w roku podatkowym, w którym wznowiono wykonywanie działalności gospodarczej, przedsiębiorca powinien obliczyć i wpłacić podatek na zasadach ogólnych- do 20 dnia kolejnego miesiąca/kwartału.

Podatek VAT

W okresie zawieszenia działalności gospodarczej czynny podatnik VAT nie ma obowiązku wysyłania plików JPK_V7. Jeśli zawieszenie nie trwało pełnego okresu rozliczeniowego, to plik należy wysłać.

Przykład

Przedsiębiorca rozliczający się kwartalnie zawiesza działalność gospodarczą od 01.05.2022 r. na okres 5 miesięcy.

Tutaj mamy dwie możliwości:

1. Przedsiębiorca za 04/2022 wysyła część ewidencyjną pliku JPK_V7.

Następnie za 05/2022 nie wysyła pliku, a za 06/2022 wysyła tylko część deklaracyjną pliku.

2. Przedsiębiorca za 04/2022 wysyła część ewidencyjną oraz deklaracyjną pliku JPK_V7. Za kolejne miesiące nie wysyła już plików.

Sposób postępowania opisany w pkt. 1 jest zalecany przez Krajową Informację Skarbową.

Natomiast Urzędy Skarbowe często wyrażają zgodę również na wysyłkę pliku zgodnie z instrukcją wskazaną w pkt.2. Przed wysyłką pliku zalecany jest oczywiście najpierw kontakt ze swoim US i potwierdzenie sposobu wysyłki.

Przedsiębiorca, który zawiesił wykonywanie działalności ma prawo odliczać podatek VAT od zakupów, które mają związek z wykonywaniem czynności opodatkowanych (zasady ogólne), ale oczywiście tylko w związku z kosztami stałymi.

Jeśli przedsiębiorca chce odliczyć podatek VAT w związku z wydatkami firmowymi to wysyła pliki JPK_V7 tylko za te okresy, w których rozliczał te transakcje. Podatek VAT z faktury kosztowej można odliczyć w miesiącu otrzymania faktury lub w jednym z trzech kolejnych okresów rozliczeniowych w przypadku rozliczeń miesięcznych bądź w okresie dwóch kolejnych kwartałów przy rozliczeniach kwartalnych.

Przedsiębiorca ma też prawo do odliczenia kwoty podatku naliczonego, jaki wystąpił w okresie zawieszenia działalności w pierwszym pliku JPK_V7 składanym po wznowieniu działalności gospodarczej. Potwierdził to dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w piśmie 0111-KDIB3-2.4012.324.2021.3.AZ. Zasada ma zastosowanie do wszystkich wydatków, do których prawo do odliczenia powstanie w okresie zawieszenia, zarówno tych wykorzystanych do działalności przed zawieszeniem działalności gospodarczej, jak też niezbędnych do utrzymania tej działalności poniesionych w okresie zawieszenia.

Wykreśleniu z urzędu z rejestru jako podatnik VAT podlega przedsiębiorca, który zawiesił wykonywanie działalności gospodarczej na okres co najmniej 6 kolejnych miesięcy.

Z dniem wznowienia działalności gospodarczej przedsiębiorca może być przywrócony do rejestru podatników VAT bez konieczności ponownej rejestracji w urzędzie skarbowym. W związku z powyższym w odniesieniu do wydatków za okres zawieszenia działalności, może skorzystać z prawa do odliczenia podatku naliczonego w pierwszej deklaracji składanej po odwieszeniu działalności gospodarczej.

Powyższe informacje wynikają z interpretacji indywidualnej, stanowisko takie potwierdza również Krajowa Informacja Skarbowa. Niestety nie można się tu powołać na żaden przepis podatkowy, dlatego zalecany jest także kontakt ze swoim US lub wystąpienie z wnioskiem o wydanie interpretacji indywidualnej.

Przedsiębiorcy, którzy zawiesili działalność co najmniej na okres 10 miesięcy i nie wykonywali w tym czasie czynności opodatkowanych, nie mają obowiązku po upływie tego terminu dokonywać remanentu likwidacyjnego, o którym mówi art. 14 ust. 3 ustawy o podatku VAT.

Uwaga!

Brak obowiązku wysyłania plików JPK_V7 nie dotyczy:

• podatników dokonujących wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów,
• podatników dokonujących importu usług lub nabywających towary, w zakresie których są podatnikami.

Przedsiębiorcy prowadzący równocześnie sprzedaż opodatkowaną i zwolnioną z podatku VAT mają obowiązek złożenia za styczeń (lub I kwartał) następnego roku pliku JPK_V7 w celu wyliczenia korekty podatku VAT. Zawieszenie działalności w tym okresie nie zwalnia ich z takiego obowiązku.