Karty podarunkowe dla pracownika – jak rozliczyć?

Aby podarunki zostały poprawnie rozliczone, należy zweryfikować w pierwszej kolejności źródła finansowania oraz rodzaj przyznanego benefitu pracownikowi.

Początkowo bony świąteczne były zwolnione od odprowadzenia podatku. Obecnie, mogą być sfinansowane ze środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) lub ze środków obrotowych pracodawcy.

Od tego z jakich funduszy zostaną pokryte wydatki na prezenty dla pracowników, w głównej mierze zależeć będzie kwestia oskładkowania prezentu.

1. Bony finansowane z ZFŚS

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych, dotyczy przede wszystkim przedsiębiorstw zatrudniających powyżej 50 pracowników. W przypadku firm budżetowych lub samorządowych, fundusz funkcjonuje niezależnie od liczby pracowników.

Bony  finansowane ze środków ZFŚS bez względu na ich wartość, nie będą objęte składkami na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne. Warunkiem takiego zwolnienia jest to, aby bon stanowił pomoc socjalną i był przyznawany zgodnie z regulaminem Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.

Oznacza to, że przyznając pracownikowi benefit  finansowany z ZFŚS, powinien on uwzględniać aktualną sytuację rodzinną, życiową oraz materialną osoby obdarowanej, uprawnionej do korzystania z ZFSŚ (art. 8 ust. 1 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych – DzU z 1996 r. nr 70, poz. 335 ze zm.). Oznacza to że, nie można przekazać wszystkim pracowników bonów o jednakowej wysokości, ponieważ ich wysokość powinna być uzależniona od aktualnego stanu życiowego pracownika.

Podczas korzystania z tej możliwości należy sumiennie przestrzegać regulaminu ZFŚS, ponieważ w praktyce często zdarza się, że ZUS kwestionuje zasadność nieoskładkowania bonu. ZUS argumentuje swoje zastrzeżenia twierdząc, że przyznane benefity nie spełniają kryterium świadczenia socjalnego i obowiązkowe jest w takiej sytuacji oskładkowania przyznanych benefitów.

Bony podarunkowe, które zostały sfinansowane ze środków ZFŚS, stanowią przychód ze stosunku pracy i niezależnie od ich wysokości powinny podlegać opodatkowaniu podatkiem dochodowym.

W przypadku bonów podarunkowych nie stosuje się zwolnienia z opodatkowania, które zostało określone w art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych. W cytowanym przepisie jest jasno określone, że z podatku dochodowego zwolnione są jedynie rzeczowe świadczenie w całości sfinansowane ze środków ZFŚS. Natomiast bony, talony i inne znaki uprawniające do ich wymiany na towar lub usługę do tej grupy nie należą, czyli nie są zwolnione z opodatkowania do kwoty 1 000 zł.

Wartość Bonu – Kwota Brutto – ZFŚS

Rozliczenie bonu może nastąpić na dwa różne sposoby. W tej kwestii istotne jest, aby przedsiębiorca sklasyfikował czy wręczona kwota pracownikowi jest kwotą netto czy brutto. Warto tutaj jednak zaznaczyć, że bardziej powszechną opcją jest uznanie wartości bonu jako kwoty brutto. Ta opcja nie powoduje dodatkowych komplikacji związanych z ubruttowieniem kwoty, które stają się skomplikowane w sytuacji kiedy od bonu wymagane jest odprowadzenie składek ZUS.

Przykład 1.

W kwietniu 2019 r. z okazji Świąt Wielkanocnych, pracodawca przekazał pracownikowi bon podarunkowy o wysokości 250 zł, który zgodnie z regulaminem został sfinansowany z ZFŚS. W związku z tym, bon należy opodatkować, czyli obliczyć 18% od wartości przekazanego bonu (dla przykładu, zakładamy, że pracownik mieści się w I progu podatkowym).

W sytuacji kiedy bon podarunkowy o wartości 250 zł zostanie potraktowany jako kwota brutto, należy wówczas potrącić z wynagrodzenia pracownika jedynie podatek dochodowy. Potrącenia pracodawca można również dokonać w wynagrodzeniu wypłaconym za miesiąc następny, w stosunku do miesiąca wręczenia bonu.

Tak przedstawiony przypadek, rozliczamy wówczas według poniższego wzoru:

250 zł x 18% =  27 zł

Więc zaliczkę na podatek dochodowy, czyli 27 zł należy potrącić z wynagrodzenia pracownika.

Wartość Bonu – Kwota Netto – ZFŚS

W przypadku kiedy przedsiębiorca wręcza bon podarunkowy na kwotę 250 zł netto, sposób wyliczenia będzie wyglądał nieco inaczej.

W pierwszej kolejności należy ubruttowić kwotę bonu podarunkowego. Na podstawie Przykładu 1. wyliczenie będzie wyglądało tak:

250 zł : (1-0,18) = 304,88 zł

Następnie kwotę ubruttowioną, w naszym przypadku 304,88 zł należy odjąć od kwoty netto:

305,88 zł – 250,00 zł = 55,88 zł

Kwotę zaokrąglamy do pełnych złotych. W tym przykładzie, przedsiębiorca powinien odprowadzić do Urzędu Skarbowego podatek w wysokości 56,00 zł.

Tak jak zostało to wskazane powyżej to przedsiębiorca podejmuje decyzje w jakiej wysokości chce przekazać bon podarunkowy pracownikowi i w jego obowiązku pozostaje poprawne rozliczenie go w US.

2. Fundusz socjalno-bytowy

W sytuacji kiedy pracodawca na podstawie układu zbiorowego nie tworzy Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, ma możliwość w inny sposób wspomóc działalność socjalną w swojej firmie.

Przykładem na to jest utworzenie Funduszu socjalno-bytowego. Pracodawca chcąc utworzyć taki fundusz nie musi spełniać żadnych dodatkowych wymagań. W związku z tym, z podstawy wymiaru składek zwolnione są również bony podarunkowe, które są finansowanego z Funduszu socjalno-bytowego do wysokości nieprzekraczającej rocznie kwoty odpisu podstawowego na ZFŚS (§ 2 ust. 1 pkt 20 rozporządzenia składkowego). W roku 2019, kwota ta nie może przekroczyć kwoty 1719,39 zł.

Benefity, które otrzymał pracownik, są dla niego przychodem w miesiącu ich otrzymania co oznacza, że należy od nich odprowadzić podatek w wysokości 18% lub 32% w zależności od progu podatkowego, który odprowadzany jest od wynagrodzenia.

3. Bony finansowane ze środków obrotowych firmy

W sytuacji kiedy przekazane pracownikowi świadczenia są finansowane ze środków obrotowych firmy, podlegają one nie tylko opodatkowaniu, ale również oskładkowaniu niezależnie od wybranej formy tj. świadczenie pieniężne, rzeczowe, bony. W związku z tym, że stanowią one przychód, ich wartość zwiększa podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne.  

W przypadku kiedy przedsiębiorca zamierza przekazać pracownikowi bon w wysokości 250 zł netto, w rachunku kwotę tą należy ubruttowić, aby podlegała oskładkowaniu oraz została naliczona zaliczka na podatek dochodowy od osób fizycznych. Oznacza to, że podczas wprowadzania kwoty bonu świątecznego, do kwoty netto należy doliczyć podatek dochodowy oraz składki ZUS.

Ich wartość winna zostać wykazana w PIT-11 na koniec roku.

Natomiast kwestia oskładkowania benefitu, została uregulowana przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r.

Wartość Bonu – Kwota Brutto – Środki obrotowe Firmy

Przykład 2.

Na Święta Wielkanocne, przedsiębiorca postanowił podarować swoim pracownikom zakupiony ze środków obrotowych firmy bon podarunkowy o wartości 300 zł. Pracodawca postanowił, że prezent zostanie rozliczony na kwietniowej liście płac, łącznie z podstawową pensją pracownika, która wynosi 4500 zł brutto.

Aby karta podarunkowa została poprawnie rozliczona na kwietniowej liście płac należy wykazać ją w następujący sposób: