Zespół IFIRMA
Podróż służbowa (delegacja) jest to wykonywanie zadania zleconego przez pracodawcę poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika, w terminie i miejscu określonych w poleceniu wyjazdu służbowego. W poleceniu wyjazdu określa się:
- cel delegacji;
- miejsce delegacji;
- czas trwania;
- środek lokomocji.
- 1. Czas podróży służbowej
- 2. Delegacja krajowa
- 3. Zwrot kosztów podróży
- 4. Diety
- 5. Zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg
- 6. ZUS i podatek
- 7. Przykład rozliczenia delegacji
- 8. Delegacja przy umowach cywilno prawnych
- 9. Dokumentowanie i księgowanie rozliczenia delegacji
- 10. Podatek VAT
Delegacja – omówione zagadnienia:
Czas podróży służbowej
Czas podróży służbowej jeśli jest poza godzinami pracy nie stanowi świadczenia pracy.
Natomiast jeśli podróż przypadnie na nominalny czas pracy, jest traktowana tak jak godziny faktycznie przepracowane.
Przykład:
Pracownik pracuje na pełny etat w godz. od 8 do 16. Dostał polecenie wyjazdu do Szczecina, pracownik mieszka w Jeleniej Górze. Podróż rozpoczęła się o godz. 7:00 a zakończyła o 17:00.
Mimo, że czas podróży był dłuższy niż 8 godz. to dodatkowe dwie godziny nie są nadgodzinami, ponieważ czas dojazdu do pracy nie jest wliczany w czas pracy, czyli
- czas pomiędzy 7:00 a 8:00 jest czasem prywatnym pracownika za którą nie przysługuje mu wynagrodzenie;
- czas pomiędzy 8:00 a 16:00 jest to czas pracy pracownika;
- czas pomiędzy 16:00 a 17:00 jest czasem prywatnym pracownika za który nie przysługuje mu wynagrodzenie;
Czas spędzony w podróży służbowej nie jest traktowany jako świadczenie pracy, gdyż pracownik ma również czas wolny, za który pracodawca nie płaci. Oczywiście jeśli pracownik pracuje dłużej niż przewiduje to jego nominalny czas pracy to wtedy generują się nadgodziny.
Przykład:
Jeśli pracownik po przyjeździe do Szczecina od razu zacznie pracować np. od godz 17:00 do 20:00, to ten czas należy traktować jako nadgodziny.
Nie należy zapominać że pracownikowi będącemu na delegacji przysługują takie same prawa jak wówczas, gdy pracuje w zakładzie pracy. Czyli należy pamiętać o zachowaniu dobowego jak i tygodniowego czasu do odpoczynku, czyli:
Biuro Rachunkowe – dedykowana księgowa
- minimalnego 11 – godzinowego nieprzerwanego odpoczynku dobowego;
- minimalnego 35 – godzinowego nieprzerwanego odpoczynku tygodniowego;
Przykłady:
- Pracownik wrócił z delegacji o godz. 22:00 do pracy może przyjść najwcześniej o godz 9:00 rano.
- Jeśli pracownik pracuje w godzinach pomiędzy 8:00 a 16:00, a z delegacji wrócił o godzinie 18:00 to powinien przyjść do pracy dnia następnego na godz 8:00. gdyż jego przerwa, czas wolny, wynosi 14 godz.
Należy również pamiętać że pracownik ma prawo na sobotę i niedzielę wrócić do miejsca zamieszkania, za te dni nie przysługuje mu dieta ani zwrot kosztów za nocleg, nawet jeśli pracownik zdecyduje się pozostać w mieście gdzie został oddelegowany – wówczas sam ponosi koszty utrzymania przez te dni.
▲ wróć na początekDelegacja krajowa
Do należności za czas podróży służbowej należy zaliczyć:
- zwrot kosztów podróży tam i z powrotem, środkami komunikacji publicznej albo pojazdem pracownika, chyba że pracodawca zapewnił pracownikowi transport,
- diety,
- zwrot kosztów noclegu albo ryczałt za nocleg, chyba że pracodawca zapewnił pracownikowi nocleg.
- zwrot kosztów przejazdów środkami komunikacji miejscowej, chyba że pracodawca zapewnił pracownikowi transport na miejscu (np. samochód pracodawcy lub pracownika).
1. Zwrot kosztów podróży
Pracodawca powinien określić środek transportu jakim pracownik powinien odbyć podróż służbową. Jeśli pracownik będzie poruszał się komunikacją publiczną wtedy zwrot kosztów następuje na podstawie ceny biletu, a sam bilet należy dołączyć do rozliczania delegacji. Podróż służbowa prywatnym pojazdem pracownika
Pracodawca jak i pracownik mogą porozumieć się, że podróż odbędzie się prywatnym pojazdem pracownika. Podstawą do zwrotu kosztów jest:
- umowa cywilnoprawna o korzystaniu z pojazdu prywatnego do celów służbowych zawarta między pracownikiem a pracodawcą.
- udokumentowanie podróży służbowej odbywanej prywatnym samochodem pracownika za pomocą ewidencji przebiegu pojazdu
- delegacja służbowa, zatwierdzona przez pracodawcę lub osobę upoważnioną
Stawka za jeden kilometr jest określona w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej wynosi:
- 0,89 zł – dla samochodu o pojemności silnika do 900 cm3;
- 1,15 zł – dla samochodu o pojemności silnika powyżej 900 cm3;
- 0,69 zł – dla motocykla
- 0,42 zł – dla motoroweru
Przedsiębiorca może wprowadzić do kosztów uzyskania przychodu wydatki ponoszone na rzecz pracownika z tytułu używania przez niego prywatnego pojazdu w celu odbycia podróży służbowej jedynie do wysokości nieprzekraczającej stawek ustawowych.
Program do faktur – Darmowe konto2. Dieta
Dieta stanowi ekwiwalent pieniężny na pokrycie zwiększonych (a nie całkowitych) kosztów wyżywienia.
Dieta nie przysługuje pracownikowi wówczas gdy pracodawca zapewni mu trzy osobne posiłki podczas podróży lub delegacja miała miejsce w miejscowości stałego lub czasowego zamieszkania.
Wysokość diety w 2024 wynosi 45 zł za jeden dzień
W przypadku podróży trwającej nie dłużej niż jedną dobę pracownikowi może przysługiwać tylko część diety:
- do 8 godzin – dieta nie będzie przysługiwać;
- od 8 do 12 godzin – pracownikowi będzie przysługiwała połowa diety;
- powyżej 12 godzin – pracownikowi będzie przysługiwała dieta w pełnej wysokości.
W przypadku podróży trwających dłużej niż jedną dobę, za każdą pełną dobę przysługiwać będzie dieta w pełnej wysokości, a za niepełną a rozpoczętą dobę:
- do 8 godzin – pracownikowi będzie przysługiwała połowa diety;
- powyżej 8 godzin – pracownikowi będzie przysługiwała dieta w pełnej wysokości.
3. Zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg
Zwrot kosztów noclegu przysługuje jeśli pracodawca nie zapewni pracownikowi noclegu, w takim wypadku koszty zwraca się na podstawie faktury lub rachunku – na terenie Polski wydatki te nie są limitowane.
Nocleg może być również rozliczony ryczałtem (bez faktury lub rachunku).
Ryczałt za nocleg wynosi 150% diety czyli w 2024 r jest to kwota 67,50 zł
4. Zwrot kosztów przejazdów środkami komunikacji miejscowejZa każda dobę przebywania pracownika w podróży przysługuje mu ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu środkami komunikacji miejskiej. Ryczałt wynosi 20% diety czyli 9,00 zł. Ryczałt ten nie przysługuje jeśli pracownik porusza się samochodem służbowym lub prywatnym lub jeśli pracodawca pokrywa całkowity koszt dojazdów środkami komunikacji miejskiej.
ZUS i podatek
Przepisy rozporządzenia MPiPS z dnia 18 grudnia 1998r. w sprawie szczegółowych zasad ustalenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne (Dz,U.Nr. 161, poz. 1106 z późn. zm.), ustalają, że wolne od ZUS`u są wypłacone pracownikowi kwoty z tytułu pokrycia wydatków na odbycie podróży służbowej do wysokości stawek ustalonych w odrębnych przepisach (czyli podanych wyżej) . Jeśli pracodawca ustali wyższe kwoty to od nadwyżki należy już naliczyć składki ZUS.
Podobna regulacja dotyczy podatku dochodowego od wynagrodzeń pracowniczych (Artykuł 21 ust. 1 pkt 16 u.p.d.o.f.) – kwoty nie wyższe niż ustalone w przepisach są zwolnione z podatku dochodowego, wyższe podlegają opodatkowaniu.
▲ wróć na początekPrzykład rozliczenia delegacji
Pracodawca wysyła pracownika w delegację z Jeleniej Góry do Szczecina. Delegacja zaczyna się 7 maja, wyjazd o godz. 07:00; przyjazd 17 maja o godz. 17:00 (weekend wypada w dniach 12 i 13 maja i a ten czas pracodawca nie zapewnia pracownikowi wyżywienia ani noclegu).
Pracownik będzie jechał własnym samochodem o pojemności silnika powyżej 900 cm3 i będzie się rozliczali na podstawie kilometrówki.
Trasa z Jeleniej Góry do Szczecina wynosi 394 km.
394 * 1,15 = 453,10 zł
453,10 zł jest to koszt przejazdu w jedną stronę.
Jako że pracownikowi przysługuje możliwość przyjazdu do domu na weekend (za który płaci pracodawca), to kwotę 453,10 zł należy pomnożyć przez 4 = 1812,40 zł i tyle należy zwrócić pracownikowi za przejazd własnym samochodem.
Pracownikowi przysługuje dieta ponieważ pracodawca nie zapewnia mu posiłków. Dieta będzie wypłacona za 9 dni (za weekend nie przysługuje).
45 zł * 9 dni = 405 zł i tą kwotę należy oddać pracownikowi z tytułu diet.
Ryczał za nocleg to 45 zł * 150% = 67,50 zł za jedną noc z 07.05 do 17.05 nie wliczając weekendów wychodzi 7 noclegów czyli 67,50 zł * 7 = 472,50 zł
Delegacja przy umowach cywilno prawnych
Osoby będące na umowie zleceniu lub umowie o dzieło, które do wykonania zapisów umowy są czasem zmuszone wyjechać poza teren miasta wskazanego w umowie jako miejsce wykonania świadczenia, mogą wnioskować o zwrot poniesionych kosztów. Zleceniodawca na podstawie art. 742 kodeksu cywilnego zobowiązany jest do pokrycia tych że kosztów. Należy pamiętać, że zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wolne od podatku dochodowego i ZUS`u są diety i inne należności za czas podróży, osoby nie będącej pracownikiem, o ile nie przekroczy się kwot ustalonych zgodnie z przepisami dotyczącymi pracowników.
Dokumentowanie i księgowanie rozliczenia delegacji
Pracownik po powrocie z delegacji jest zobowiązany do przekazania pracodawcy wszystkich posiadanych dokumentów związanych z poniesionymi kosztami:
- potwierdzenia pobytu
- ewidencji przebiegu pojazdu (gdy przejazd odbywał się prywatnym samochodem pracownika)
- biletów, faktur i rachunków
- innych posiadanych dokumentów
Na ich podstawie pracodawca musi w ciągu 14 dni sporządzić „Rozliczenie deklaracji” i wypłacić pracownikowi należne kwoty.
Koszty podróży służbowej pracownika są dla pracodawcy kosztami uzyskania przychodu do kwot określonych w oddzielnych przepisach.
Podstawą zaksięgowania kosztu jest rozliczenie delegacji z potwierdzeniem wypłaconych pracownikowi kwot.
Rozliczenie delegacji księguje się „dowodem wewnętrznym”.
Jeżeli pracodawca wypłacił pracownikowi kwoty wyższe niż wynika z limitów to nadwyżka jest jego dodatkowym wynagrodzeniem z tytułu pracy (ozusowanym i opodatkowanym) i wykazuje się ją na liście płac.
Podatek VAT
Ustawa o podatku VAT wymienia rodzaje wydatków nieuprawniających do odliczenia podatku VAT z otrzymanych faktur. Wśród nich są wymienione faktury za:
- zakup paliwa do samochodów osobowych
- usługi noclegowe
- usługi gastronomiczne
- bilety komunikacji kolejowej lub autobusowej na trasach krótszych niż 50 km.
czyli wydatki spotykane przy rozliczaniu delegacji. Należy pamiętać, że w/w dokumenty należy księgować w KPiR w kwotach brutto i nie wprowadzać ich do ewidencji zakupów VAT.
156 
Małgorzata Jagusiak
Adrianna Glapiak
Wyjeżdżam w delegację w niedzielę rano ok.godz.7:00 na miejscu będę ok. godz.18:00 do pracy mam przystąpić w dniu następnym (poniedziałek) rano o godz. 8:00.
Wyjazd będzie samochodem służbowym jestem pasażerem tego pojazdu jak
pracodawca powinien mi zrekompensować czas stracony w dzień wolny od prac
(niedziela) na dojazd do miejsca wykonania pracy w delegacji.
Pozdrawiam
Janusz
Odpowiadam na pytanie Pana Janusza:
W przypadku podróży służbowej czas wyjazdu pracownika powinien określić pracodawca w poleceniu służbowym, lub w porozumieniu, które zawiera pracodawca i pracownik(dotyczy to oddelegowania na dłuższy czas).
Jeśli pracownik ma rozpocząć pacę w poniedziałek rano w nowym miejscu, to powinien wyjechać w takim czasie, który mu to umożliwi.
Pracodawca ma prawo wydać pracownikowi polecenie wyjazdu w dniu przypadającym w niedzielę, jeśli od tego zależy punktualność rozpoczęcia pracy w poniedziałek.
Pracownik w takim przypadku nie będzie miał podstawy do odmowy wykonania polecenia, jest to zgodne z art.100§1 kp.:
„Pracownik jest obowiązany wykonywać pracę sumiennie i starannie oraz stosować się do poleceń przełożonych, które dotyczą pracy, jeżeli nie są one sprzeczne z przepisami prawa lub umową o pracę.”
Jeśli dojazd do miejsca oddelegowania wypada w niedzielę, nie narusza on przepisów związanych z odpoczynkiem tygodniowym.W takiej sytuacji pracodawca nie będzie miał obowiązku udzielenia rekompensaty np. przez udzielenie czasu wolnego lub wypłaty wynagrodzenia, pod warunkiem, że w czasie tej podróży pracownik nie będzie wykonywał pracy.
Czas podróży jest zaliczany do czasu pracy pod warunkiem, że pracownik podczas podróży wykonywał pracę.Przykładem będzie czas prowadzenia samochodu służbowego w celu przewiezienia innych pracowników na miejsce wykonywania pracy, jest to czasem pracy dla takiej osoby, która ten samochód prowadziła.
Pracownikowi takiemu przysługuje dieta oraz rekompensata w postaci wynagrodzenia lub dnia wolnego za cały czas podróży służbowej.
Dzień wolny udzielony od pracy musi być udzielony do końca okresu rozliczeniowego, a w przypadku braku takiej możliwości należy pracownikowi wypłacić wynagrodzenie powiększone o 100% dodatek za każdą godzinę pracy w niedzielę(art.1511§1.pkt.1kp.).
Szkolenie, o którym piszę odbywało się w dniach 15-23 listopada 2012 r. poza miejscem pracy pracowników. W trakcie tego okresu zajęcia odbywały się w dniach 15-17 i 19-23 listopada 2012 r. Dzień 18 listopada był dniem wolnym od zajęć, ponieważ była to niedziela. Natomiast w trakcie całego pobytu pracownicy otrzymali wyżywienie w postaci śniadania i obiadokolacji. W związku z przedstawioną sytuacją, powstaje pytanie czy wyżywienie o takim charakterze wyczerpuje definicję całodziennego wyżywienia, o którym mowa w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. i zwalnia tym samym pracodawcę od wypłaty diety?
Pozdrawiam,
Natalia
Odpowiedź na pytanie Pani Natalii Rybak.
Dieta nie przysługuje, gdy pracownik miał zapewnione bezpłatne całodzienne wyżywienie.
Przez całodzienne wyżywienie należy rozumieć co najmniej 3 posiłki dziennie, czyli śniadanie, obiad i kolację.
Oznacza to, że zagwarantowanie pracownikowi jedynie częściowego wyżywienia (np. w postaci jednego lub dwóch posiłków dziennie) nie zwalnia pracodawcy z konieczności wypłacenia należnej diety. Zgodnie z §4 ust. 3 rozp. w sprawie podróży krajowych, jeśli pracownikowi zapewniono całodzienne wyżywienie, dieta nie należy się.
Wartość posiłków zapewnionych pracownikom podczas podróży służbowej lub zwróconych im wydatków przekraczających limit diety jest zwolniona z opodatkowania.
Z konsultacji na infolinii podatkowej dowiedziałam się, że zapewnienie posiłków(śniadania i obiadokolacji) nie spełnia definicji całodziennego wyżywienia i będzie kosztem pracodawcy poniesionym na pracowników.
Po konsultacji z Inspekcją Pracy powiedziano mi, że w przypadku gdy pracodawca zapewnił pracownikowi dwa posiłki musi pracownikowi dopłacić proporcjonalnie część diety jaka by przypadała na ten trzeci posiłek.
Uregulowane to jest w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r..Rozporządzenie mówi o tym w następujący sposób:
„4. Kwotę diety, o której mowa w ust. 1, zmniejsza się o koszt otrzymanego bezpłatnego wyżywienia przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:
1) śniadanie – 25% diety;
2) obiad – 50% diety;
3) kolacja – 25% diety.”
W przypadku, gdy koszt zapewnienia tych dwóch posiłków przekroczy wartość dzienną diety i tak pracownikowi należy wypłacić kwotę, która się należy za ten trzeci posiłek.
Wyjeżdżam w delegację o 4:00 na miejscu jestem o 6:00. Czas normalnej pracy to 6:00 do 14:00. Pracuję do 19:00. Następnie wyruszam w drogę powrotną do domu o 19:00. Jestem w domu o 22:00. Czy następnego dnia prace mam rozpocząć już nie w delegacji o 6:00?
Pozdrawiam
Krzysztof
odp. na pytanie Pana Krzysztofa
W takim przypadku przysługuje Panu pełna dieta w wysokości 23 zł. Dieta w pełnej wysokości przysługuje w sytuacji, gdy pracownikowi nie zapewniono wszystkich trzech posiłków jako „całodziennego wyżywienia”. Następny dzień pracy, który jest od godziny 6:00 jest już normalnym dniem pracy, ponieważ miał Pan przerwę 8 godzinną. Ponadto przysługuje Panu zwrot kosztów podróży.
Prowadzę jednoosobową działalność gospodarczą, nie zatrudniam nikogo. W Lutym 2013 wystawiałam swoją firmę na targach w Warszawie, które trwały 4 dni. Do pomocy, wynajęłam osobę nie będąca moim pracownikiem, która pojechała ze mną prywatnym samochodem, pomogła mi w urządzeniu stoiska i jego obsłudze podczas wystawy.
Jak mogę to zaksięgować dietę w koszty ? Czy muszę spisać umowę o dzieło? Umowa o dzieło do wysokości diety + zwrot kosztów paliwa na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu? Czy jeżeli dostarczono mi paragon za paliwo, to obowiązują mnie limity ( paragon jest na 357zł, a koszt EPP wynosi 502zł ) ?
Odp. na pytanie Pani Moniki
Jeśli chce Pani wliczyć w swoje koszty podróż osoby, która pojechała własnym samochodem do Warszawy jako Pani pomoc, to z taką osoba trzeba mieć podpisaną umowę. Jeśli nie jest to stały pracownik, to przynajmniej z taka osoba trzeba mieć podpisaną umowę zlecenie lub umowę o dzieło.
W tym przypadku najprostszym rozwiązaniem będzie podpisanie umowy o dzieło, gdzie kwotę strony same musza pomiędzy sobą ustalić. W umowie tej powinno być wyraźnie zapisane, że osobie tej zostaną zwrócone koszty związane z wyjazdem do miejsca wykonania pracy własnym środkiem transportu i inne koszty z tym związane.
Rozliczenia należy dokonać na podstawie kilometrówki w oparciu o ewidencję przebiegu pojazdu.
Jeśli osoba ta przedstawi fakturę za zakup paliwa i na fakturze będzie kwota większa od kwoty wynikającej z kilometrówki, to zwrot kosztów jest na kwotę wynikająca z kilometrówki. Mówi o tym art. 23 ust. 1 pkt 46 updof:’’ wydatki na używanie samochodu osobowego niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych mogą być ujęte w kosztach podatkowych jedynie do wysokości limitu wynikającego z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 kilometr przebiegu’’.
Do rozliczenia nie można uwzględnić paragonu. Powinna to być faktura, gdzie będzie podany numer rejestracyjny pojazdu osoby , która wyjeżdżała.
Dieta takiej osobie się należy jeśli nie miała ta osoba zapewnionych przez Panią trzech bezpłatnych posiłków. W przypadku gdy takie posiłki były zapewnione to dieta się nie należy.
W koszty można też wliczyć fakturę za noclegi, jeśli w umowie o dzieło był taki zapis, że osoba ta otrzyma zwrot kosztów poniesionych za noclegi. Rozliczenia dokonuje się na podstawie faktury z hotelu.
Koszty takie księguje się jako „pozostałe wydatki”, po zakończeniu danego miesiąca.
Powyższa odpowiedź była konsultowana z infolinia podatkową.
Witam
A jak ma się sytuacja jak pracownik wyjeżdża za granicę i ma zapewnione śniadanie i obiadokolację o godz. ok 20:00
odp. na pytanie Pana Marcina
W takiej sytuacji dietę należy pomniejszyć o te dwa posiłki, ponieważ obiadokolacja jest traktowana jako jeden posiłek.Przepisy nie mówią ile za obiadokolację trzeba odliczyć, ale zgodnie z sugestią Inspekcji Pracy trzeba to policzyć na korzyść pracownika. Czyli dietę dla tego pracownika pomniejszamy o 25% z tytułu zapewnionego śniadania i o 25% za obiadokolację, a pozostałą część diety wypłacamy temu pracownikowi. Czyli tak naprawdę to ta osoba otrzyma połowę diety.
Proszę o zdefiniowanie pojęcia komunikacji miejscowej bądź miejskiej.
Zgodnie z zapisem: Za każda dobę przebywania pracownika w podróży przysługuje mu ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu środkami komunikacji miejskiej.
Czy za korzystanie z komunikacji miejskiej w miejscu zamieszkania w celu dojechania do środka transportu wskazanego przez pracodawcę można wpisać ryczałt na dojazdy w wysokości 20% diety? W Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju nie jest zdefiniowane czy chodzi o komunikację w miejscu rozpoczęcia przejazdu służbowego, czy w miejscu docelowym podróży.
Pozdrawiam
Przemek
odp. na pytanie Pana Przemka
Na podstawie rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.
W drugim rozdziale, obejmującym § 6-11 zamieszczono przepisy dotyczące wysokości oraz warunków zwrotu należności za podróże krajowe.Jeśli chodzi o ryczałt to mowa jest o nim w § 6 i § 9 tego rozporządzenia.
§ 6. 1. Miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży krajowej określa pracodawca.
2. Pracodawca może uznać za miejscowość rozpoczęcia lub zakończenia podróży
krajowej miejscowość pobytu stałego lub czasowego pracownika.
§ 9. 1. Za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży krajowej pracownikowi przysługuje
ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości
20% diety.
2. Ryczałt, o którym mowa w ust. 1, nie przysługuje, jeśli pracownik nie ponosi
kosztów dojazdów.
3. Przepisu ust. 1 nie stosuje się, jeśli na wniosek pracownika pracodawca wyrazi zgodę
na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej.
Czyli temu pracownikowi należy się ryczałt jeśli pracodawca nie zwrócił mu kosztów dojazdu i jest to podróż służbowa.
W przypadku gdy będzie to dojazd do miejsca pracy, czyli np. pracownik mieszka w miejscowości x i pracodawca zapewnia transport z miejscowości x do miejsca wykonywania pracy(siedziby firmy) nie można zastosować ryczałtu.
Powyższa odpowiedź była konsultowana z Inspekcja Pracy i infolinią podatkową.
Proszę o zdiagnozowanie mojego przypadku.
Po macierzyńskim wróciłam do pracy.
W czasie ciąży zmieniłam miejsce zamieszkania i nie pokrywa się ono z miejscem zatrudnienia.
Ponieważ firma realizuje projekty na terenie całej Polski, miałam możliwość powrotu do pracy w miejscowości oddalonym od obecnego miejsca zamieszkania o 70km.
W czasie rozmowy z kierownikiem dowiedziała się, że nie dostanę oddelegowania(czyli nie będą wypłacane mi delegacje ani zwrot dojazdu) tylko na podstawie aneksu do umowy zostanie zmienione miejsce pracy z poprzedniego na obecne.
Decyzja ta była argumentowana tym, że miejsce wykonywania pracy jest moim miejscem zamieszkania.
Do miejsca pracy dojeżdżam prywatnym samochodem.
Czas dojazdu i pracy wygląda następująco:
6-7.30 czas dojazdu, 7.30-17.30 czas pracy, 17.30-19 czas powrotu.
Osoby z którymi pracuję (pracowałam z nimi również w poprzednim miejscu i w umowie mamy takie samo miejsce wykonywania pracy) dostają diety, rozłąkowe, zwrot kosztów dojazdu do domu oraz mają wynajęte przez pracodawce mieszkania w bardzo wysokim standardzie. Odległość zamieszkania pozostałych pracowników waha się między 140 a 200km.
Wszyscy pracownicy(ja również) mają zapewniony jeden posiłek w ciągu dnia.
Chciałabym się dowiedzieć czy postawa pracodawcy jest zgodna z prawem, bo szczerze mówiąc czuje się dyskryminowana.
Koleżanka z pracy ma identyczną sytuację jak ja i pracodawca wypłaca jej diety i zwraca koszty dojazdu. W jej przypadku odległość między miejscem zamieszkania a nowym miejscem wykonywania pracy wynosi 30km.
Będę wdzięczna za odpowiedź.
Pozdrawiam
Ela
Może jeszcze dodam, że miejsce zamieszkania, które podałam do umowy nie zmieniło się.
Wcześniej znajdowało się 200km od miejsca zatrudnienia (wykonywania pracy) a teraz 70km.
Ale wciąż jest to to samo miejsce zamieszkania.
odp. na pytanie Pani Eli
Jeśli podpisała Pani aneks do umowy, to widziała Pani, że zmieniło się miejsce wykonywania pracy. A podpisanie aneksu, to porozumienie stron do zmiany warunków w dotychczasowej umowie. Dieta pracownikowi przysługuje z tytułu podróży służbowej, a dojazd do miejsca pracy, to nie podróż służbowa. Oznacza, to że pracodawca nie ma obowiązku wypłaty z tytułu diet, a Pani z tego tytułu nie ma podstaw do roszczeń.
Powyższa odpowiedź była konsultowana z Inspekcja Pracy.
Witam, pytanie może trywialne, ale wolę się upewnić. Diety za delegacje wypłaca się w momencie pracy powyżej 8 godzin. Jeśli czas pracy pracownika wyniesie równo 8 godzin to wypłacać dietę czy nie?
odp. na pytanie Pani Magdy
W Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej jest następujący zapis:
” Należności z tytułu diety oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży krajowej(wyjazdu) do powrotu(przyjazdu) po wykonaniu zadania służbowego w następujący sposób:
1) jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:
a) mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje,
b) od 8 do 12 godzin – przysługuje 50%,
c) ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości”
Oznacza, to że za 8 godzin przysługuje 50% diety.
Witam, mam pytanie czy jak firma wyslala mnie do innego oddzialu na tygodniową delegację i zapewnila mi noclegi i 3 posilki dziennie to czy po powrocie nalezy mi się jeszcze jakiś dodatek delegacyjny ?
odp. na pytanie Pana Marcina
Istotne jest, to czy jest to oddelegowanie Pana do innego oddziału firmy, czy jest to wyjazd służbowy, czyli delegacja. Czy pracodawca wystawił Panu polecenie wyjazdu służbowego. Jeśli brak jest takiego polecenia, to będzie to traktowane jako oddelegowanie i wtedy dieta z tego tytułu nie przysługuje. W sytuacji gdy zostało wystawione takie polecenie wyjazdu służbowego, to dieta przysługuje. Należy jednak pod uwagę wziąć to, że jeżeli pracodawca zapewnia pracownikowi noclegi i 3 posiłki dziennie, to pracownikowi nie przysługuje dieta i ryczałt za nocleg.
Dzień dobry,
proszę o doprecyzowanie dwóch zagadnień:
1. pracownik zaczyna pracę o 7, czy czas dojazdu na obiekt (ok. 1,5 h) liczy mu się jako czas pracy w delegacji i jest podstawą do wypłacenia diety przy czasie powyżej 8 h?
2. pracownik w umowie ma wpisaną konkretną ulicę miasta Wrocław jako miejsce wykonywania pracy. Pracuje na obiekcie w Czechnicy (wioska pod Wrocławiem ok. 18 km) czy w takim przypadku przysługuje mu dieta (praca tam powyżej 8 godz.)
Z góry ślicznie dziękuję za odpowiedź.
odp. na pytanie Pani Magdy
Pracodawca powinien w regulaminie pracy zawrzeć takie informacje, kiedy wypłaca diety z tytułu podróży służbowej. Bardzo istotne jest tutaj czy wyjazd w takim przypadku należy do obowiązków pracownika, czyli jest związany z jego codzienna pracą, czy jest to szczególny rodzaj wyjazdu. Jeśli będzie to oddelegowanie pracownika do wykonania danej pracy związanej z jego stanowiskiem pracy do innej miejscowości, to wtedy brak jest wypłaty diety. Gdy będzie wystawione przez pracodawcę polecenie wyjazdu służbowego, to wtedy należy takiemu pracownikowi rozliczyć delegacje. Takie kwestie powinien określić pracodawca w regulaminie i przekazać do zapoznania się dla pracowników.
– pracuję od 6.00 do 14.00 , jadę z polecenia przełożonego na miejsce robót ( jazda lokalna – zgodnie z definicją) swoim prywatnym samochodem, wyjeżdżam o godz. 7.00 i wracam do biura o godz. 10.00 . Następnie kontynuuję pracę do godz.14.00
W związku z tym samochód prywatny wykorzystywałem do celów służbowych w całości – do zaspokojenia potrzeb pracodawcy.
Rozliczam się z pracodawcą na podstawie ilości przejechanych km x stawka.
Z wyliczonej kwoty pracodawca odlicza podatek.
Czy to postępowanie ( potrącenie podatku od zwrotu kosztów wykorzystania samochodu do celów służbowych) jest zgodne z prawem?
Ja przecież z takiego wyjazdu nie mam żadnych korzyści.
Z Pana informacji wynika, że otrzymuje Pan zwrot za korzystanie ze swojego pojazdu do celów służbowych na podstawie ryczałtu(jazdy lokalne) lub kilometrówki(jazdy poza lokalne – poza siedzibą firmy). Rozliczenie takie podlega opodatkowaniu, czyli jest pomniejszane o zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych. Taki zwrot kosztów podróży własnym samochodem jest przychodem dla pracownika, a dla pracodawcy jest to kosztem związanym z prowadzeniem działalności. Gdyby jazdy odbywały się na podstawie polecenia wyjazdu służbowego(delegacji), to rozliczenie takiego ryczałtu lub kilometrówki byłoby zwolniona z opodatkowania.
Dziękuję za szybką odpowiedź.
Proszę mnie poprawić – opodatkowaniu podlegają „ korzyści finansowe” jakie obywatel RP pozyskuje. W moim przypadku wykorzystuję samochód w 100 % dla potrzeb pracodawcy ( wyjeżdżam 10 km od biura i wracam w trakcie dniówki do tego biura) Rozliczam się za przejechane km.
Dostaję za nie zwrot ( czyli dla mnie amortyzacja kosztów wykorzystania samochodu)
Gdzie tu jest korzyść podlegająca opodatkowaniu?
odp. na pytanie Pana Marka
Zwrot ustala się jako iloczyn faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu. Wypłacone pracownikowi z tego tytułu kwoty są kosztem uzyskania przychodu pracodawcy, ale tylko do wysokości limitu podanego w rozporządzeniu. Kwota ta stanowi jednocześnie przychód pracownika i podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym ( zgodnie z treścią art. 12 uopdof jako przychód związany ze stosunkiem pracy ) natomiast brak jest składek ZUS.
Zwolnieniu z opodatkowania podlega zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdu stanowiącego jego własność, dla potrzeb zakładu pracy, w jazdach lokalnych w sytuacji gdy wynika to wprost z przepisów innych ustaw (art. 21 ust. 1 pkt 23b updof). Takie zwolnienie przysługuje np. pracownikom socjalnym, listonoszom lub pracownikom służby leśnej, gdyż uprawnienia w tym zakresie przyznają im bezpośrednio przepisy odrębnych ustaw.
W Pana przypadku zwolnienie z opodatkowania miałoby miejsce w przypadku, gdyby to było traktowane jako podróż służbowa, podstawa prawna art. 21 ust. 1 pkt 16 updof.
Pracodawca w takim przypadku wystawiałby Panu polecenie wyjazdu służbowego, czyli delegację.
Zgodnie z kodeksem pracy art. . 775
§ 1. Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.
§ 2. Minister właściwy do spraw pracy określi, w drodze rozporządzenia, wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi, zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju. Rozporządzenie powinno w szczególności określać wysokość diet, z uwzględnieniem czasu trwania podróży, a w przypadku podróży poza granicami kraju – walutę, w jakiej będzie ustalana dieta i limit na nocleg w poszczególnych państwach, a także warunki zwrotu kosztów przejazdów, noclegów i innych wydatków.
Witam Pani Aneto.
Jak by Pani zinterpretowała taki przypadek:
Mieszkam w Rybniku, siedzibę firmy mam w Rybniku ( dzielnica Kłokocin), miejsce pracy – teren województwa Śląskiego.
Szef daje mi do ręki wypełniony druk: „Polecenie wyjazdu służbowego” z Rybnika – do drugiego końca miasta Rybnik.
Podróż służbową wykonuję w godzinach 8.00 do 9.00 ( czyli w trakcie 8 godzinnej „ dniówki”). Po zakończeniu podróży przyjeżdżam do biura i kontynuuję pracę do końca zmiany.
Rozliczam się : ilość faktycznie przejechanych km x stawka, wyliczam – załóżmy 50 zł
Czy od tych właśnie 50 zł pracodawca może pobierać podatek ?
odp. na pytanie Pana Marka
Nie posiadam takich kompetencji by dokonywać interpretacji. W tej kwestii są różne stanowiska i konkretną odpowiedź na zadane pytanie można uzyskać po otrzymaniu indywidualnej interpretacji z Ministerstwa Finansów, o którą można wystąpić do swojej Izby Skarbowej.
Witam,
Mam następujące pytanie. Zostałem wysłany z firmy (wyjazd służbowy) na Międzynarodowe Targi Poznańskie, które trwają dwa dni, oczywiście mamy zagwarantowany nocleg w hotelu wraz ze śniadaniem. Wspomnę że jestem zatrudniony o umowę na zlecenie. Pod wieczór zacząłem być głodny… i tutaj moje pytanie, czy pracodawca powinien zagwarantować mi środki na posiłek wieczorny? Czy w sytuacji gdy nie posiadam środków pieniężnych (gotówka, karta) mogę zamówić posiłek w hotelu na koszt pracodawcy? Zaznaczę tylko że pobyt wraz ze śniadaniem zostały opłacone z góry przez pracodawcę.
odp. na pytanie Pana Jacka
Pracodawca zapewnia Panu nocleg wraz ze śniadaniem i może Pan
jeszcze otrzymać dietę pomniejszoną proporcjonalnie o zapewnione
śniadanie. Wszelkie informacje związane z podróżą służbowa powinny być
zapisane w umowie. Dieta powinna być wypłacona w terminie 14 dni od
powrotu z podróży służbowej. Nie może Pan sam wziąć na koszt pracodawcy
kolacji jeśli to nie było z pracodawcą uzgodnione. Dieta za dobę wynosi
30zł, a pomniejszenie z tytułu śniadania będzie wynosić 25% diety.
Pozostałą cześć diety ma Pan prawo wykorzystać na zapewnienie sobie
wyżywienia w czasie podróży służbowej.
Witam.
Mam pytanie na temat wynagrodzenia za prowadzenie pojazdu służbowego zleceniodawcy przez zleceniobiorcę.
Jako osoba prowadząca działalność podpisałem umowę z firmą „X”. Firma wysyła mnie na zlecenie o 300km w jedną stronę i daje (raczej narzuca) samochód służbowy. Jednocześnie płaci mi tylko za czas działania w miejscu zlecenia (np 1 godz). W efekcie wygląda to tak że wyjeżdżam o 10:00 i wracam o 20:00 zarabiając stawkę za jedną godzinę. Tłumaczą to tym że przez ten czas „dojeżdżam do pracy” – mogę się z tym zgodzić kiedy pojadę autobusem, lub pociągiem, albo prowadzić będzie inny kierowca.
Czy firma „X” nie powinna mi zapłacić również za czas kierowania ich pojazdem służbowym ?
Witam.
Mam pytanie na temat wynagrodzenia za prowadzenie pojazdu służbowego zleceniodawcy przez zleceniobiorcę.
Jako
osoba prowadząca działalność podpisałem umowę z firmą „X”. Firma wysyła
mnie na zlecenie o 300km w jedną stronę i daje (raczej narzuca)
samochód służbowy. Jednocześnie płaci mi tylko za czas działania w
miejscu zlecenia (np 1 godz). W efekcie wygląda to tak że wyjeżdżam o
10:00 i wracam o 20:00 zarabiając stawkę za jedną godzinę. Tłumaczą to
tym że przez ten czas „dojeżdżam do pracy” – mogę się z tym zgodzić
kiedy pojadę autobusem, lub pociągiem, albo prowadzić będzie inny
kierowca.
Czy firma „X” nie powinna mi zapłacić również za czas kierowania ich pojazdem służbowym ?
odp. na pytanie Pana Sławka
Z tytułu podróży służbowej przysługuje dieta. W świetle przepisów
podróż służbowa jest wykonywana przez pracownika na umowę o pracę.
Osoba zatrudniona na podstawie umowy zlecenie nie jest pracownikiem lecz
zleceniobiorcą. Oznacza, to że zleceniobiorca to nie pracownik a dieta
przysługuje pracownikowi. Jednakże zleceniodawca ma prawo dla
zleceniobiorcy wypłacić dietę z tytułu podróży w celu wykonania danego
zlecenia o ile taki zapis jest w umowie pomiędzy tymi stronami. Zgodnie z
art. 742
Kodeksu cywilnego – „zleceniodawca powinien zwrócić zleceniobiorcy
wydatki, które ten poczynił w celu należytego wykonania zlecenia.
Zwrot kosztów takich wyjazdów nie obejmuje jednak, z mocy prawa,
zwrotu wszystkich świadczeń, o których mowa w przepisach
dotyczących delegacji służbowych pracowników.”
Być może z moją matematyką jest coś nie tak…ale chyba, używając stawki kilometrowej – powinniśmy mnożyć przez nią ilość przebytych (w ramach delegacji) kilometrów, a nie dzielić przez przyjęty ryczałt za kilometr…
odp. na pytanie Pana Andrzeja
Limit kilometrów przy ryczałcie jest uzależniony od ilości
mieszkańców w danym mieście lub gminie, w której pracownik jest
zatrudniony. Limit nie może przekroczyć następującej ilości
kilometrów: 300 km – do 100 tys. mieszkańców, 500 km – ponad 100 tys. do
500 tys. mieszkańców700 km – ponad 500 tys. mieszkańców
Pracownik może otrzymać zwrot kosztów używania własnego pojazdu do
celów służbowych, w jadach lokalnych. Zwrot taki jednaj jest określony
limitami. Wyliczenie ryczałtu, to ilość kilometrów razy stawka za jeden
kilometr(w zależności od pojemności silnika). Ryczałt jest pomniejszany o
okres absencji pracownika. Natomiast przy kilometrówce jest to iloczyn(przemnożenie)
faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu, która jest taka sama jak przy
ryczałcie.
Uprzejmie proszę o wyjaśnienie sytuacji.
Pracodawca polecił delegację pracownikowi ze stawieniem się w poniedziałek na godzinę 9:00. Stałe godziny pracy pracownika to 9 -17. Pracownik wyruszył z miejsca zamieszkania w niedzielę (dobrowolnie) o godzinie 18 i dojechał na 21 (w niedzielę). Pracodawca polecił delegację na poniedziałek. Czy w tym wypadku:
– pracownikowi przysługuje dieta od niedzieli godziny 18 mimo iż pracodawca zlecił delegację od poniedziałku?
– jeśli nie przysługuje to od jakiego czasu powinna być liczona?
Uprzejmie proszę również o informacje odnośnie do sytuacji, gdy pracownik zabiera w podróż służbową swojego partnera i korzysta z noclegu zapewnionego przez pracodawcę. Czy pracodawca może się nie zgodzić na to? Jakie powinien podjąć kroki, aby odpowiednio zabezpieczyć się podczas takiej sytuacji? (np. uszkodzenie czegoś w miejscu noclegu, wypadek itp.)