Narzędzia monitorowania pracowników a RODO

W tym artykule postaramy się, wyjaśnić na czym dokładnie polega monitoring pracowników i poruszyć ważny aspekt jego zgodności z przepisami Rozporządzenia o ochronie danych osobowych.

Rodzaje narzędzi monitorowania pracowników

Narzędzia służące do monitorowania pracy pracowników należą do zbioru różnych systemów informatycznych i programów. Ich zadaniem jest kontrola wydajności pracowników i czasu poświęcanego na poszczególne zadania. Znalazły swoje zastosowanie w szczególności podczas pandemii, gdy w wielu miejscach pracy znacząco ograniczono bezpośredni nadzór przełożonego. Właśnie dzięki aplikacjom do śledzenia czasu pracy, możliwa jest dokładna analiza frekwencji pracownika czy jego efektywności.

Ostatnimi czasy rynek tego typu oprogramowań zdecydowanie rozkwitł i firmy z branży oferują różne sposoby na pozyskiwanie potrzebnych danych. Na przykład poprzez:

• wgląd w korespondencję służbową (poczta elektroniczna, komunikatory) pomiędzy pracownikami czy też osobami z zewnątrz,
• keylogging – pomiar naciśnięć klawiszy klawiatury w danej jednostce czasu, śledzenie, co ktoś pisze na klawiaturze,
• rejestrację ruchów myszką,
• liczbę logowań do danego systemu,
• wgląd w strony internetowe, które odwiedza pracownik, zapytania, które wpisuje w wyszukiwarkę i czas poświęcany na te czynności,
• robienie zrzutów ekranu w danym momencie,
• robienie zdjęć, włączanie mikrofonu czy kamery internetowej,
• monitoring aplikacji – śledzi, z jakich aplikacji korzysta pracownik podczas pracy i ile czasu poświęca na ich użytkowanie. Jest to w szczególności istotne w sytuacji, gdy podwładny zainstaluje złośliwe oprogramowanie na służbowym sprzęcie,
• blokadę aplikacji – uniemożliwienie uruchamiania określonych aplikacji, które mogą wpływać na efektywność pracy,
• generowanie raportów dotyczących wydajności z wizualizacją zebranych danych.

Zalety i wady monitoringu pracowników

Monitoring pracowników niesie ze sobą zalety, jak i wady. Można przypuszczać, że w zależności od zajmowanego stanowiska danej osoby, będzie ona zwracała uwagę na inne aspekty tego rozwiązania.

ZALETY

Dla pracodawców takie narzędzia ułatwiają zarządzanie zwłaszcza osobami pracującymi zdalnie, optymalizację zasobów pieniężnych, czasowych, a zatem ciągłe doskonalenie procesów w firmie. Jest to również sposób zabezpieczenia przed atakami hakerskimi, wyciekiem danych.

WADY

Warto mieć na uwadze, że takie działania są w stanie negatywnie odbić się na relacjach w zespole. Pracownicy mogą odnieść wrażenie, że kierownictwo jest w stosunku do nich nieufne, wątpi w rzetelne wypełnianie obowiązków podwładnych. Jest to uzależnione od atmosfery w pracy i ważnym zadaniem dla kadry zarządzającej będzie przedstawienie przyczyn i korzyści tego rozwiązania. Kolejną kwestią budzącą wątpliwości pracowników może być naruszenie prywatności i ochrony danych osobowych. Zatem ponownie, należy usystematyzować procedurę w taki sposób, aby była ona w pełni bezpieczna i zrozumiała dla każdego członka zespołu. W przeciwnym razie może to przynosić zupełnie odwrotne skutki od zamierzonych, w postaci obniżenia efektywności pracy i pogorszenie wizerunku firmy. Znacznie bardziej rygorystyczne przepisy dotyczące ochrony danych i monitoringu pracowników w trakcie pracy obowiązują w innych krajach Unii Europejskiej. W sytuacji wszelkich naruszeń przedsiębiorca musi liczyć się z konsekwencjami prawnymi – wszczęciem postępowań sądowych i nakładania sankcji z tego tytułu.

Monitoring pracowników a RODO

W związku z tym niuansami prawnymi, które wiążą się z monitoringiem pracowników, warto pamiętać o przepisach odnoszących się do tej problematyki.

Kodeks pracy

Zgodnie z art. 22 Kodeksu pracy, wspomniane powyżej narzędzia monitorowania pracowników zaliczają się do tzw. innej formy monitoringu. Ich wykorzystywanie jest dopuszczalne, jeżeli mają one ułatwić organizację w firmie, efektywniejsze zarządzanie czasem i prawidłowe użytkowanie narzędzi do pracy. Jeżeli pracodawca zdecyduje się na wprowadzenie tego rozwiązania, jest on zobligowany do spełnienia określonych warunków. Będą to:

1. Określenie celów, zakresu i sposobu zastosowania monitoringu oraz zawarcie ich w regulaminie pracy, układzie zbiorowym pracy bądź obwieszczeniu.
2. Poinformowanie pracowników o zachodzących zmianach, nie później niż 2 tygodnie przed jego wprowadzeniem. Ponadto należy przedstawić cel, zakres i sposób zastosowania narzędzi monitorowania każdemu nowo zatrudnionemu pracownikowi przed dopuszczeniem do pracy.
3. Wykorzystując oprogramowanie monitorujące pracę, pracodawca ma obowiązek w sposób jasny i czytelny oznaczyć urządzenia służbowe (komputery, telefony) i skrzynki e-mailowe itp. przy użyciu odpowiednich znaków lub komunikatów dźwiękowych. Jednocześnie przedsiębiorca musi mieć na uwadze kwestie ochrony danych osobowych, prawa do prywatności pracowników i uwzględniać je w swoich działaniach.

RODO

Tak jak już było to powyżej wspomniane, monitoring pracowników łączy się z przetwarzaniem ich danych osobowych. Dane osobowe to wszelkie informacje, dzięki którym możliwe jest zidentyfikowanie danej osoby. Zatem mamy do czynienia tutaj z Rozporządzeniem o ochronie danych osobowych. Zgodnie z jego przepisami, pracodawca pełni rolę administratora danych. Co z tego wynika i jakie obowiązki ma w tym zakresie?

Z art. 5 RODO wynika m.in., że:

1. Przetwarzanie danych osobowych musi być zgodne z prawem, rzetelne i przejrzyste dla osoby, której one dotyczą.
2. Dane osobowe muszą być zbierane w konkretnych i prawnie uzasadnionych celach. Ponadto zabronione jest przetwarzanie ich dalej w sposób niezgodny z przyjętymi celami (minimalizacja przetwarzania danych).
3. Przetwarzane dane osobowe muszą być aktualne i zgodne ze stanem faktycznym. Jeżeli jest inaczej, muszą być one niezwłocznie sprostowane i przywrócone do stanu rzeczywistego albo usunięte.
4. Dane osobowe mogą być przechowywane przez okres nie dłuższy niż to niezbędne do realizacji wcześniej określonych celów.
5. Przetwarzanie danych osobowych musi odbywać się w taki sposób, aby zapewnić im ochronę przed niedozwolonym i niezgodnym z prawem wykorzystywaniem, utratą, uszkodzeniem czy zniszczeniem. W tym celu administrator danych musi wybrać i wdrożyć odpowiednie narzędzia organizacyjne i techniczne, które pozwolą ten cel zrealizować. W tym celu warto skorzystać z metod analizy ryzyka, aby oszacować prawdopodobieństwo wystąpienia zagrożeń związanych z utratą i naruszeniami danych osobowych pracowników. Po jej wykonaniu będziesz w stanie określić, jakie działania zapobiegawcze zastosować, aby były one jednocześnie skuteczne i nie nadwyrężały budżetu firmy.

Zgodnie z art. 25 RODO pracodawca ma obowiązek stosować się do zasad ochrony danych osobowych już na początku wszelkich podejmowanych działań w obrębie działalności. Może odnosić się to np. do wcześniejszego wyboru i wdrożenia programu chroniącego prywatność i dane osobowe przed wydaniem sprzętu pracownikowi.

Z kolei art. 30 RODO obliguje administratora danych w firmie do prowadzenia rejestru czynności przetwarzania danych, które posiada. Zapisy te mogą być w każdej chwili zweryfikowane. Natomiast przepis ten nie dotyczy działalności zatrudniających poniżej 250 pracowników, o ile w jej obrębie nie występuje ryzyko naruszenia danych osobowych i prywatności, przetwarzanie danych nie jest sporadyczne, obejmuje szczególne kategorie danych lub dotyczy naruszeń prawnych.<.p>

Według art. 33 i 34 RODO w sytuacji ryzyka naruszenia ochrony danych osobowych i prywatności pracowników, pracodawca musi zgłosić ten fakt do organu nadzorującego. Organ kontrolujący musi być powiadomiony nie później niż 72 godziny po odkryciu wystąpienia nieprawidłowości. Jeżeli przekroczysz ten limit czasowy, należy dołączyć uzasadnienie owego opóźnienia. Co do zasady, powiadomienia należy zgłaszać bez zbędnej zwłoki, jak najszybciej od momentu wykrycia.

Monitoring pracowników – podsumowanie

Zastosowanie jakichkolwiek narzędzi monitorowania członków zespołu może wpłynąć na poprawę efektywności ich pracy. Z pewnością, jest to argument przemawiający za wprowadzeniem tego rozwiązania do swojego stylu zarządzania. Jednakże jako przedsiębiorca musisz pamiętać o wynikających z tego zobowiązaniach prawnych. Polskie przepisy prawne, jak i regulacje unijne szczegółowo określają dozwolony zakres działań oraz wymogi, które musisz spełnić. Dlatego warto dobrze przemyśleć decyzję o wprowadzeniu monitoringu pracy, określić korzyści, zagrożenia oraz co najważniejsze, poinformować i przygotować na to samych podwładnych. Z pewnością, nie należy traktować owych narzędzi jako sposobu „inwigilacji” pracowników i koncentracji na doszukiwaniu się niewłaściwych zachowań z ich strony.