Zespół IFIRMA
Nota obciążeniowa – kiedy ją stosować?
Noty obciążeniowej – określanej także jako księgowa – używa się w sytuacji, kiedy chcemy obciążyć kontrahenta, a dana transakcja nie podlega opodatkowaniu VAT.
Najczęściej dotyczy to:
- Naliczenia odsetek za opóźnienie w płatnościach lub kar umownych
- Obciążenia pracownika kosztami kar bądź wyrządzonych szkód
- Przenoszenia na nabywcę kosztów, które nie podlegają VAT.
Uwaga!
Nota obciążeniowa może skorygować wcześniejszą, błędnie wystawioną notę obciążeniową. Należy jednak pamiętać, że nota księgowa to nie to samo, co nota korygująca, służąca do poprawy danych formalnych na fakturze przez nabywcę.
Warto zauważyć, że nota księgowa dotyczy pozostałych kosztów, a nie tych wynikających z podstawowej działalności firmy. Dlatego też nie jest możliwe zastąpienie notą księgową:
- Faktur, wystawianych przez podatników korzystających ze zwolnienia z VAT – sprzedaż towarów lub usług korzysta tu ze zwolnienia, ale co do zasady podlega przepisom ustawy o VAT
- Refaktur, za pomocą których zakupione usługi lub towary przenoszone są na kontrahenta.
Nota księgowa – w jakiej formie?
Przepisy, na których opiera się księgowość uproszczona, zasadniczo nie określają elementów niezbędnych w nocie księgowej. Dlatego też w tym wypadku można posiłkować się przepisami Ustawy o rachunkowości, zgodnie z którą dowód księgowy powinien zawierać przynajmniej:
- Określenie rodzaju dowodu i numeru identyfikacyjnego
- Określenie stron – nazw i adresów – stron operacji
- Opis operacji
- Wartość
- Datę operacji oraz – jeśli jest inna – datę sporządzenia dowodu.
357 
Adrianna Glapiak
