PIT-11 jak dostarczyć pracownikowi?

Informacja o przychodach z innych źródeł oraz o dochodach i pobranych zaliczkach na podatek dochodowy oznaczona symbolem PIT-11 jest składana przez płatników zatrudniających pracowników bez względu na charakter zawieranej umowy. Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych określa terminy, w jakich informacja powinna zostać przesłana do urzędu skarbowego zgodnie z miejscem zamieszkania podatnika oraz doręczona samemu pracownikowi. Termin przekazania PIT-11 pracownikowi upływa z końcem lutego. W 2020 roku, ponieważ termin przypada na sobotę, będzie to 2 marca 2020 roku.

W jakiej formie powinien być przekazany PIT-11 pracownikowi?

Ustawa o podatku dochodowym wskazuje jedynie na obowiązek przesłania podatnikowi informacji o dochodach, ale nie wspomina nic o formie w jakiej powinno to być zrealizowane.

Jak to bywa w takich sytuacjach przedsiębiorcy zaczęli występować z wnioskami o wydanie indywidualnych interpretacji podatkowych, których rozstrzygnięcie często musi zapadać na poziomie wyroku sądowego.

Dopuszczalne formy doręczenia PIT-11

Zwyczajowo przez wiele lat PIT-11 był doręczany pracownikowi osobiście bądź był wysyłany za pośrednictwem poczty. Przedsiębiorcy, którzy chcą zaoszczędzić czas, a przy tym pieniądze, zaczęli szukać alternatywnych rozwiązań. Najbardziej powszechna i dostępna jest forma komunikacji mailowej stąd częste pytania czy taka forma doręczenia jest właściwa.

Powyższa argumentacja jest kwestionowana przez sądy, które podnoszą, że ustawa o podatku dochodowym posługuje się tylko pojęciem “przesłanie” co nie jest jednoznaczne z posiadaniem poświadczenia – wyrok sygn. akt I SA/Po 418/18 Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu z 26 lipca 2018 r.

W jednej z niedawno wydanych interpretacji podatkowych Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej uznał stanowisko wnioskodawcy za prawidłowe jeżeli chodzi o formę doręczenia PIT-11 pracownikom. Mowa tutaj o interpretacji nr 0115-KDIT2.4011.9.2019.1.HD z dnia 18.12.2019 roku.

PIT-11 dla pracownika

Jak można doręczyć PIT-11?
Pytanie z interpretacji:

“Czy przekazywanie pracownikom, za ich zgodą, informacji PIT-11 – według ustalonego wzoru za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, tj. na wskazany przez nich adres e-mail w formie pliku w formacie PDF opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym, bez potwierdzenia dostarczenia e-mail do pracowników – stanowi realizację nałożonego na Wnioskodawcę obowiązku, jako płatnika, określonego w art. 39 ust. 1 i art. 42 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych?”

Odpowiedź Dyrektora KIS:

“Wobec powyższego zgodzić się należy z Wnioskodawcą, że przesyłanie pracownikom, za ich zgodą, informacji PIT-11 – według ustalonego wzoru za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, tj. na wskazany przez nich adres e-mail w formie pliku w formacie PDF opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym, bez potwierdzenia dostarczenia e-mail do pracowników – stanowi realizację nałożonego na Wnioskodawcę obowiązku, jako płatnika, określonego w art. 39 ust. 1 i art. 42 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zaznaczyć jednak należy, że wprawdzie żaden przepis ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie nakłada na płatnika obowiązku posiadania dowodu doręczenia podatnikowi deklaracji, to jednak w ewentualnym postępowaniu podatkowym to na płatniku będzie ciążył obowiązek udowodnienia doręczenia takiej deklaracji podatnikowi w przypadku zaistnienia w tym zakresie wątpliwości. W szczególności w celach dowodowych płatnik będzie mógł przedstawić elektroniczne potwierdzenie odbioru wiadomości elektronicznej, którą przesłano deklaracje.“

Podsumowanie

Doręczenie pracownikowi informacji rocznej o uzyskanych dochodach możliwe jest poprzez:

  • doręczenie osobiste,
  • przez operatora pocztowego,
  • na wskazany przez pracownika adres e-mail w formie nieedytowalnego pliku PDF. Informacja musi być potwierdzona bezpiecznym podpisem elektronicznym przez osobę do tego upoważnioną.

Przedstawione formy są najpowszechniejsze i uznawane przez organy skarbowe w świetle wydawanych interpretacji podatkowych czy wyroków sądowych. Przy wysyłce na adres poczty e-mail organy podatkowe upierają się co do posiadania zgody pracownika na otrzymanie informacji w tej formie. Dodatkowo stoją na stanowisku, że przedsiębiorca powinien posiadać dowód doręczenia wiadomości e-mail.

Czy należy korygować PIT-11 jeżeli przy pobieraniu zaliczek nie uwzględniono zmiany w wysokości kosztów pracowniczych? – przeczytaj.

▲ wróć na początek

Popularne posty:

UWAGA

Zachęcamy do komentowania naszych artykułów. Wyraź swoje zdanie i włącz się w dyskusje z innymi czytelnikami. Na indywidualne pytania (z zakresu podatków i księgowości) użytkowników ifirma.pl odpowiadamy przez e-mail, czat lub telefon – skontaktuj się z nami.

Dodając komentarz na blogu, przekazujesz nam swoje dane: imię i nazwisko, adres e-mail oraz treść komentarza. W systemie odnotowywany jest także adres IP, z wykorzystaniem którego dodałeś komentarz. Dane zostają zapisane w bazie systemu WordPress oraz Disqus. Twoje dane są przetwarzane na podstawie Twojej zgody, wynikającej z dodania komentarza. Dane są przetwarzane wyłącznie w celu opublikowania komentarza na blogu. Dane w bazie systemu WordPress są w niej przechowywane przez okres funkcjonowania bloga. Dane w systemie Disqus zapisują się na podstawie Twojej umowy zawartej z firmą Disqus. O szczegółach przetwarzania danych przez Disqus dowiesz się ze strony.
BezpiecznaKsiegowoscPan

Bezpieczna księgowość bez wychodzenia z domu

jesteś w stałym kontakcie telefonicznym i mailowym z dedykowaną księgową

*zapomnij o papierkowej robocie, wystaw faktury i zaksięguj koszty w aplikacji ifi

IFIRMA nowoczesna rzetelna księgowość #zostanwdomu

ZLECAM KSIĘGOWOŚĆ

Szukasz księgowości?
wybierz ifirma.pl

✅ dedykowana księgowa,


✅ program do faktur,


✅ gotowe rozliczenia i zero zmartwień.

ZLECAM KSIĘGOWOŚĆ

Przetestuj nasz program do faktur
bez zobowiązań