Po co prowadzimy magazyn w działalności handlowej?

Przedsiębiorcy prowadzący lub planujący założyć działalność handlową lub produkcyjną często zastanawiają się, po co zakładać magazyn. Rzeczywiście, prowadzenie magazynu w małej firmie nie jest obowiązkowe, niemniej jednak dobrze wiedzieć, kiedy warto się na niego zdecydować.

Magazyn a kontrahenci

Podstawową funkcją magazynu jest prowadzenie szczegółowej ewidencji posiadanych towarów handlowych lub produktów gotowych – stany magazynowe na bieżąco uzupełniamy o zakupione zapasy i pomniejszamy o sprzedaż. Dzięki temu, że śledzimy stany magazynowe i ich zmiany, mamy dostęp do informacji o:

• Kończących się produktach i brakach w magazynie
• Popycie na konkretne towary lub produkty
• Zainteresowaniu daną ofertą przez konkretne grupy klientów.

Pod tym względem magazyn pozwala przede wszystkim na zachowanie porządku – dzięki jasno widocznym stanom magazynowym można na bieżąco uzupełniać kończące się towary, a jednocześnie zrezygnować tymczasowo z zakupu tych, które akurat zalegają dłużej. Dobry program magazynowy pozwala na ustawienie progów stanów magazynowych, dzięki czemu uzupełnić asortyment można już wtedy, gdy towarów będzie mniej niż założony przez nas bufor bezpieczeństwa – a nie dopiero wtedy, gdy rzeczywiście się skończą. Taka kontrola nad magazynem pozwala znacznie lepiej zarządzać kontaktami z kontrahentami. Ustalając, co i kiedy jest nabywane przez klientów, można z dużą dokładnością zaplanować uzupełnianie magazynu, skracając tym samym do minimum czas oczekiwania na dany towar. Łącząc magazyn z programem CRM możemy śledzić, jak często oraz co kupują kontrahenci, dzięki czemu uzyskujemy informację do podjęcia decyzji np. o rabatach.

Magazyn a księgowość

Prowadzenie magazynu pomaga także w księgowości. Połączenie modułów magazynowego z programem księgowym ułatwia przede wszystkim aktualizację stanów magazynowych – wystawienie faktury sprzedaży automatycznie zmniejszy stan magazynowy. Jeśli oprogramowanie jest połączone również z panelem wydatków, możliwe jest dodawanie towarów do magazynu już podczas księgowania faktur zakupowych. Magazyn daje nam także możliwość określenia marży, co jest szczególnie przydatne w sytuacji, gdy nasz asortyment jest różnorodny. Ustalając, jaki procent doliczamy do ceny zakupu danego towaru, mamy możliwość automatycznego wyliczenia ceny detalicznej. Dodatkowo magazyn pilnuje, aby nie dokonywać sprzedaży „po kosztach” – czyli za cenę niższą, niż cena zakupu. Magazyn nie jest ci potrzebny? Sprawdź dropshipping – i zmniejsz swoje koszty!