Faktura lub rachunek – czy zawsze potrzebne przy kosztach mieszkania?

Wielu przedsiębiorców decyduje się na prowadzenie firmy w mieszkaniu lub domu. Jest to korzystne rozwiązanie, ponieważ nie generuje nowych wydatków związanych z wynajmem kolejnego lokalu, a dodatkowo pozwala na zaliczenie części kosztów mieszkania do kosztów uzyskania przychodu. Czy by było to możliwe przedsiębiorca każdorazowo musi posiadać fakturę lub rachunek?

Koszty mieszkania muszą być właściwie udokumentowane

Jednym z warunków pozwalających zaliczyć wydatek do kosztów uzyskania przychodu jest jego właściwe udokumentowanie. W zdecydowanej większości przypadków dokumentem, który spełnia to kryterium jest faktura lub rachunek. Ustawodawca przewidział jednak wyjątki od tej zasady, wśród których znajdziemy m.in. czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą, w przypadku prowadzenia działalności we własnym lub wynajmowanym mieszkaniu. Wówczas wystarczającym dowodem poniesienia takiego wydatku jest potwierdzenie zapłaty lub np. rozliczenie ze wspólnoty/spółdzielni mieszkaniowej (w przypadku wynajmowanego mieszkania dodatkowo w umowie powinien znaleźć się zapis, że koszty eksploatacji będzie ponosił najemca).

Koszty mieszkania – na podstawie dowodu wewnętrznego

Zgodnie z par. 14 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia KPiR, wskazane wyżej koszty mieszkania księguje się w kolumnie 13 podatkowej księdze przychodów i rozchodów na podstawie tzw. dowodów wewnętrznych (sporządzonych w oparciu o dokument obejmujący całość opłat).