Czy możliwe jest ujęcie jako kosztu uzyskania przychodu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów opłat pocztowych udokumentowanych wyłącznie za pomocą pokwitowania lub potwierdzenia nadania wystawionego przez Pocztę Polską? Czy taki dokument stanowi wystarczający dowód księgowy, czy też każdorazowo należy ubiegać się o fakturę od operatora?Pokwitowanie z poczty jako dowód księgowy czy takie rozwiązanie jest możliwe? Sprawdźmy.

Pokwitowanie z poczty – czy wystarczy, by ująć koszt w KPiR?

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 czerwca 2003 roku w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów dokładnie określa, jakie dokumenty mogą stanowić podstawę dokonywania zapisów, zarówno po stronie kosztów, jak i przychodów, w KPiR. Poza tradycyjnymi fakturami wymienia ono kilka typów dowodów transakcji, które można traktować jako pełnoprawne dowody księgowe. Uszczegółowienie informacji na ten temat znajdziemy w par. 13 tego rozporządzenia.

Biuro Rachunkowe – dedykowana księgowa

Paragraf 13 rozporządzenia w sprawie prowadzenia KPiR:

Za dowody księgowe uważa się również:

1. dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem,
2. noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi,
3. dowody przesunięć,
4. dowody opłat pocztowych i bankowych,
5. inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat oraz dokumenty zawierające dane, o których mowa w par. 12 ust. 3 pkt 2.

Księgowość Internetowa – 30 dni za darmo

W związku z powyższym, by ująć w księdze przychodów i rozchodów wydatki związane np. z zakupem znaczków, czy też ponoszeniem innych opłat pocztowych związanych z prowadzoną działalnością, wystarczającym dowodem księgowym może być pokwitowanie, potwierdzenie nadania wystawione przez Pocztę Polską, a także zapisy z prowadzonej pocztowej książki nadawczej (chociaż z opinią tą nie zawsze zgadza się KIS, która rekomenduje ujmowanie tego typu kosztów każdorazowo na podstawie faktury).

Program do faktur – Darmowe konto

Zapisu w kol. 13 KPiR dokonuje się na podstawie sporządzonego dowodu wewnętrznego. Wyjątek stanowi księgowanie na podstawie książki nadawczej – zapisy z niej są bowiem wystarczającą podstawą do ewidencjonowania kosztów w księdze podatkowej.