Nabycia dokonane na terenie Wspólnoty podczas podróży służbowej zasadniczo nie są WNT lub importem usług – prawdopodobnie zapłacisz za nie cenę z naliczonym miejscowym VATem. Taki VAT możesz jednak odzyskać na swoje konto bankowe w ramach procedury VAT-Refund.
VAT-Refound – kiedy można skorzystać?
Z procedury VAT-Refund można skorzystać, jeśli na terenie innego państwa UE przedsiębiorca nabył towary, usługi albo dokonał importu do tego państwa. Dodatkowo:
- Nie można posiadać siedziby, stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, stałego miejsca zamieszkania lub zwykłego miejsca pobytu w kraju, w którym dokonano nabycia
- Trzeba być podatnikiem VAT czynnym
- Nie można dokonywać wyłącznie sprzedaży zwolnionej ani korzystać ze zwolnienia z VAT podmiotowego.
VAT-REF – co można odliczyć?
O zwrot VAT z innego państwa członkowskiego można starać się w przypadku:
- Nabycia paliwa
- Wynajmu środków transportu
- Innych wydatków związanych ze środkami transportu
- Opłat drogowych i innych związanych z użytkowaniem dróg
- Kosztów podróży (opłaty za taksówki, transport publiczny)
- Opłat za zakwaterowanie
- Kosztów żywności, napojów i usług restauracyjnych
- Opłat za wstęp na targi i wystawy
- Wydatków na artykuły luksusowe, rozrywkowe i reprezentacyjne
- Inne (głównie narzędzia, części, naprawy, artykuły biurowe).
Każdy zakup ma wspólnotowy kod i musi być udokumentowany fakturą lub rachunkiem – czasem taki dokument trzeba dołączyć do wniosku VAT REF.
Kody oraz dodatkowe wymogi można sprawdzić w załącznikach do VAT-REF na stronie Ministerstwa Finansów.
Jak wysłać VAT-REF?
Formularz VAT-REF składa się elektronicznie na stronie e-Deklaracje. Kierujemy go do naczelnika właściwego urzędu skarbowego w kraju – po akceptacji prześle on dokumenty do administracji państwa zwrotu.
VAT-REF do kiedy – terminy
- Okres zwrotu – od 3 miesięcy do 1 roku (zwrot dotyczący listopada/grudnia może być krótszy niż 3 miesiące)
- Złożenie wniosku – do 30 września roku kalendarzowego po roku, za który chcemy uzyskać zwrot
- Przesłanie wniosku do państwa zwrotu – w ciągu 15 dni, przez naczelnika właściwego urzędu skarbowego
- Decyzja o zwrocie – podjęta w ciągu 4 miesięcy od otrzymania wniosku przez państwo zwrotu; jeśli konieczne są dodatkowe informacje, termin może przedłużyć się dwukrotnie o dwa miesiące (do 6 lub 8 miesięcy)
- Akceptacja zwrotu – zwrot środków na rachunek wnioskującego następuje w ciągu 10 dni roboczych.
Uwaga!
Od długości okresu zależą minimalne kwoty, o które można wnioskować:
- okres krótszy niż rok (np. kwartał) – min. 400 euro
- rok – min. 50 euro.