Przedsiębiorcy, którzy chcą rozliczać koszty w działalności gospodarczej w kwotach faktycznie poniesionych mają obowiązek prowadzenia podatkowej książki przychodów i rozchodów. Wszelkie zagadnienia związane z prowadzeniem księgowości w formie uproszczonej zostało uregulowane w ustawie o podatku dochodowym i w rozporządzeniu. W cyklu artykułów poświęconym PKPiR opiszemy najważniejsze zagadnienia związane z tym tematem.
KPiR w ustawie o podatku dochodowym
W ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych (art. 24a) zostało zapisane kto może prowadzić PKPiR, w jaki sposób i kogo ten obowiązek nie dotyczy. Podana jest również informacja, że Minister Finansów określi, w drodze rozporządzenia, sposób prowadzenia podatkowej księgi przychodów. Mowa jest o rozporządzeniu w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. W dalszej części będziemy szczegółowo opisywali, w jaki sposób prowadzić PKPiR w oparciu o to rozporządzenie.
Kto może prowadzić księgę przychodów i rozchodów?
Zgodnie ze wspomnianymi przepisami przedsiębiorcy, którzy rozpoczynają lub prowadzą pozarolniczą działalność gospodarczą, mogą prowadzić PKPiR i będą to:
- osoby fizyczne,
- przedsiębiorstwo w spadku,
- spółki cywilne osób fizycznych,
- spółki cywilne osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku,
- spółki jawne osób fizycznych,
- spółki partnerskie,
- wykonujący działalność na podstawie umów agencyjnych i umów na warunkach zlecenia, zawartych na podstawie odrębnych przepisów,
- prowadzący działy specjalne produkcji rolnej, jeżeli osoby te zgłosiły zamiar prowadzenia tych ksiąg,
- duchowni, które zrzekli się opłacania zryczałtowanego podatku dochodowego.
Dodatkowo podmioty wymienione powyżej muszą spełniać jeszcze dwa warunki:
-
Wybrać opodatkowanie dochodów na zasadach ogólnych według skali podatkowej lub podatkiem liniowym.
- Przychody netto z prowadzonej działalności gospodarczej za poprzedni rok podatkowy nie mogą przekroczyć 2.000.000 euro – limit na 2021 rok 9.030.600 zł.
Kiedy obowiązuje zwolnienie z prowadzenia KPiR?
W rozporządzeniu w sprawie PKPiR zostało wskazane, że w pewnych okolicznościach można nie prowadzić księgi podatkowej z uwagi na rodzaj i rozmiar wykonywanej działalności gospodarczej, jak również wiek i stan zdrowia przedsiębiorcy. Zwolnienie z obowiązku prowadzenia PKPiR może mieć miejsce na uzasadniony wniosek zainteresowanego przedsiębiorcy, w którym zostaną opisane te szczególne okoliczności. Taki wniosek składa się w terminie co najmniej 30 dni przed rozpoczęciem miesiąca, od którego nie będzie prowadzona PKPiR lub w terminie 14 dni od rozpoczęcia działalności gospodarczej.
Obowiązki przedsiębiorcy
Podatkową księgę przychodów i rozchodów zakłada się:
- Na dzień rozpoczęcia prowadzenia działalności gospodarczej.
- Na dzień 1 stycznia każdego roku podatkowego.
Obecnie nie ma już obowiązku zawiadamiania naczelnika urzędu skarbowego o prowadzeniu PKPiR. Jeżeli jednak przedsiębiorca zleci prowadzenie księgi podatkowej do biura rachunkowego jest zobowiązany zawiadomić naczelnika urzędu skarbowego o tym fakcie. Powinien to zrobić składając formularz aktualizacyjny w CEIDG, w którym należy zaznaczyć poz. 21 i 22 wskazując dane podmiotu prowadzącego dokumentację rachunkową.
Pozostałe obowiązki przedsiębiorcy:
- PKPiR może być prowadzona w formie:
- papierowej lub
- elektronicznej.
Jeżeli będzie to forma papierowa, to księga musi być ponumerowana i zbroszurowana.
Jeżeli będzie to system teleinformatyczny, to musi być określona na piśmie szczegółowa instrukcja obsługi programu komputerowego. Ponadto musi być wgląd w treść dokonywanych zapisów, możliwość wydruku zgodnie ze wzorem księgi, zapisane dane muszą być zabezpieczone przed ich modyfikacją i zniekształceniem. Na żądanie organu podatkowego księga musi być dostępna dla organu podatkowego w formacie pliku JPK. W przypadku formy elektronicznej nie ma obowiązku drukowania PKPiR, może być przechowywana na dysku komputera i dodatkowo, jako kopia zapasowa na pendrive.
- Księga musi być prowadzona w sposób rzetelny i niewadliwy. Zapisy muszą odzwierciedlać stan rzeczywisty. Margines błędów został opisany w rozporządzeniu w § 10 pkt. 4.
- Ewidencjonowanie przychodów w PKPiR powinno mieć miejsce jeden raz dziennie, na koniec dnia lub przed rozpoczęciem sprzedaży dnia następnego. Wpisów dokonuje się na podstawie wystawionych faktur, ewidencji sprzedaży nieudokumnetowanej, wydruków z kasy fiskalnej, ewidencji kupna i sprzedaży wartości dewizowych. Jeżeli prowadzenie PKPiR zostanie przekazane do biura rachunkowego wówczas wpisów dokonuje się w czasie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenia podatków i zaliczek na podatek, lecz nie później niż do dnia 20 każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.
- Na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej, na koniec każdego roku podatkowego, na dzień 1 stycznia przedsiębiorca ma obowiązek sporządzenia spisu z natury, z tym że nie ma obowiązku sporządzania spisu na dzień 1 stycznia, jeżeli był dokonany na koniec poprzedniego roku podatkowego.
Miejsce i okres przechowywania księgi
PKPiR powinna być przechowywana z zachowaniem następujących zasad:
- zgodnie z zasadą ogólną w miejscu wykonywania działalności gospodarczej lub miejscu wskazanym przez przedsiębiorcę, jako jego siedziba,
- jeżeli prowadzenie księgi zostało zlecone biuru rachunkowemu – w miejscu prowadzenia lub przechowywania księgi przez biuro, a w miejscu prowadzenia działalności gospodarczej powinna być prowadzona ewidencja sprzedaży lub ewidencja na kasie fiskalnej,
- przy działalności w zakresie handlu obwoźnego i obnośnego w miejscu wykonywania działalności.
PKPiR wraz z całą dokumentacją, która była podstawą dokonywania wpisów do księgi, powinna być przechowywana do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Okres ten wynosi 5 lat licząc od końca roku podatkowego, w którym upłynął termin płatności podatku dochodowego. Dla przykładu, zobowiązanie za 2020 rok przedawnia się z końcem 2026 roku, a więc zgodnie z tą regułą PKPiR wraz z dokumentami powinna być przechowywana do końca 2026 roku.
KPiR a inne ewidencje
Poza PKPiR przedsiębiorca jest zobowiązany do prowadzenia dodatkowych ewidencji, do których zaliczamy:
- Ewidencję środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, w której zapisów dokonuje się najpóźniej w miesiącu przekazania środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych do używania.
- Ewidencję przebiegu pojazdu, jeśli samochód jest środkiem trwałym firmy, wykorzystywanym wyłącznie na cele działalności gospodarczej i chcemy odliczyć 100 % wydatków na jego użytkowanie.
- Ewidencję kupna i sprzedaży wartości dewizowych przy prowadzeniu działalności kantorowej.
- Ewidencję sprzedaży bezrachunkowej dla osób fizycznych/konsumentów,
- Raporty z kasy fiskalnej dobowe/miesięczne.
- Spis z natury.
- Ewidencje VAT zakupu i sprzedaży na podstawie odrębnych przepisów przez czynnego podatnika VAT.
- Ewidencje czasu pracy zatrudnianych pracowników.
- Listy płac.