Zatrudnienie pracownika krok po kroku – obowiązki pracodawcy

zatrudnienie pracownika na umowę o pracę

Pracodawca chcąc zatrudnić pracownika na podstawie umowy o pracę musi spełnić kilka obowiązków. Sprawdź z czym wiąże się zatrudnienie pracownika na umowę o pracę, tj. jakich formalności trzeba dopełnić zatrudniając pracownika,

1. Przede wszystkim, pracodawca musi podpisać z pracownikiem umowę o pracę.

Umowa o pracę zawsze powinna być zawarta na piśmie. Ponadto forma pisemna wymagana jest również przy każdorazowej zmianie jej warunków.

Szczegółowe informacje zostały są w naszym artykule.

Umowa o pracę powinna określać:

  • rodzaj pracy – zazwyczaj podawane jest stanowisko lub też podaje się zawód, funkcje czy specjalność,
  • miejsce wykonywania pracy – podajemy konkretny adres lub siedzibę pracodawcy. W niektórych przypadkach pracodawcy podają jakiś obszar czy terytorium np. województwo dolnośląskie i wielkopolskie. Tak jest w przypadku pracowników mobilnych tj. przedstawicieli handlowych czy pracowników budowlanych,
  • wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia,
  • wymiar czasu pracy,
  • termin rozpoczęcia pracy.

Oprócz tego w przypadku zatrudniania pracownika na część etatu należy w umowie dodatkowo:

  • wskazać wymiar czasu pracy, czyli wymiar etatu. Sposób w jaki określimy w umowie wymiar czasu pracy jest dowolny. Najczęściej określa się go ułamkowo -np. 1/2, 3/4 czy 1/8 etatu (Reguluje to art. 29 § 1 pkt 4 Kodeksu pracy),
  • ustalić dopuszczalną liczbę godzin pracy których przekroczenie uprawnia pracownika, oprócz normalnego wynagrodzenia również do dodatku jak za pracę w godzinach nadliczbowych. Obowiązek dokonania takiego ustalenia w umowie dla pracownika zatrudnionego na część etatu wynika z art. 151 § 5 Kodeksu pracy.
Przykład:

Możemy w umowie o pracę zapisać, że strony ustaliły, iż dopuszczalna liczba godzin pracy których przekroczenie będzie uprawniało pracownika, oprócz normalnego wynagrodzenia, do dodatku za godziny nadliczbowe, wynosi 6 godzin dziennie i przeciętnie 30 godzin na tydzień w okresie rozliczeniowym. Zapis taki będzie prawidłowy w przypadku jak zatrudnimy pracownika na 1/2 etatu.

W ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę pracodawca powinien poinformować każdego pracownika indywidualnie na piśmie o:

  • obowiązującej dobowej i tygodniowej normie czasu pracy
  • częstotliwości wypłaty wynagrodzenia za pracę
  • urlopie wypoczynkowym
  • długości okresu wypowiedzenia umowy.

Jeżeli pracodawca nie tworzy regulaminu pracy to powinien poinformować pracownika o:

  • porze nocnej,
  • miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia,
  • przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Pracodawca podpisując umowę ma do wyboru kilka rodzajów umów o pracę:

  • okres próbny,
  • czas określony, (w tym umowa na zastępstwo)
  • czas nieokreślony.

W tym artykule opisane są wszystkie zmiany dotyczące zawierania umów na czas określony.

Przed zawarciem którejś z tych umów, coraz częściej pracodawca z kandydatem do pracy zawiera tzw. przedwstępną umowę o pracę. Pracodawcy podpisują taką umowę z pracownikami, którzy wygrali rekrutację ale z powodu zobowiązań u obecnego pracodawcy nie mogą jej w danym momencie rozpocząć. Podpisanie takiej umowy z jednej strony gwarantuje, że pracownik zostanie zatrudniony u danego pracodawcy, a z drugiej strony jest też zabezpieczeniem dla przyszłego pracodawcy, że pracownik podejmie u niego zatrudnienie. Jeżeli którakolwiek ze stron zmieni zdanie ponosi koszt niedotrzymania warunków umowy w postaci kary umownej.

Jak do tej pory Kodeks pracy nie reguluje kwestii związanych z zawieraniem umowy przedwstępnej. Dlatego strony powinny to doprecyzować między sobą, oczywiście najlepiej w formie pisemnej.

2. Wysłać pracownika na badania lekarskie.

Przed dopuszczeniem pracownika do pracy należy go wysłać na badania lekarskie. Regulacja ta wynika wprost z art. 229 § 4 K. p. pracodawca nie może dopuścić do pracy pracownika bez aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku.

Badania lekarskie wykonuje się na koszt pracodawcy i w miarę możliwości w godzinach pracy.

Pracodawca musi dać pracownikowi skierowania na badania lekarskie i wskazać placówkę medycyny pracy w której ma te badania wykonać. Oczywiście, pracodawca musi mieć podpisaną umowę z taką placówką. Pracodawca powinien też poinformować pracownika do kiedy powinien te badania wykonać. Po wykonaniu badań pracownik dostarcza pracodawcy zaświadczenie.

Badania wykonywane są tylko takie które są wymagane na dane stanowisko pracy. Za każde dodatkowe badania płaci pracownik. Pracownik zachowuje za ten okres prawo do wynagrodzenia.

Zgodnie z art. 229 § 3 K.p. za przejazd na badania wstępne do innej miejscowości nie będzie zwrotu, zwrot taki byłby możliwy tylko dla badań okresowych lub kontrolnych na zasadach obowiązujących dla podróży służbowych.

Są trzy rodzaje badań lekarskich:

  • wstępne – wykonywane są przed przystąpieniem pracownika do pracy,
  • okresowe – wykonywane w czasie trwania stosunku pracy,
  • kontrolne – wykonywane przez pracownika, który przebywał na zwolnieniu lekarskim dłużej niż 30 dni.

3. Przed podjęciem zatrudnienia pracownik musi przejść szkolenia BHP.

Według art. 237 Kodeksu pracy przed przystąpieniem do pracy i podpisaniem umowy o pracę pracownik musi przejść szkolenie BHP – wstępne i dotyczące stanowiska pracy.

Szkolenie wstępne powinno składać się z instruktażu ogólnego i stanowiskowego. Podczas instruktażu ogólnego pracownik powinien zapoznać się z przepisami dotyczącymi BHP znajdującymi się w Kodeksie pracy oraz regulaminie pracy, jeśli pracodawca jest upoważniony do posiadania takiego regulaminu (dotyczy to firm zatrudniających powyżej 50 pracowników). Podczas takiego instruktażu pracownik zapoznaje się również z zasadami udzielania pierwszej pomocy.

Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy takie szkolenie musi trwać minimum 3 godziny lekcyjne, trwające po 45 min.

Natomiast podczas instruktażu stanowiskowego pracownik zapoznaje się z metodami bezpiecznego wykonywania pracy, zagrożeniami występującymi na danym stanowisku oraz sposobami ochrony przed nimi. Czas takiego szkolenia jest uzależniony od przygotowania zawodowego pracownika, stażu pracy, rodzaju pracy oraz występujących na stanowisku zagrożeń. Po takim szkoleniu pracownik jest obowiązany potwierdzić na piśmie zapoznanie się z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy. Powinno zostać to także odnotowane w aktach osobowych pracownika.

Szkolenie wstępne powinno być udokumentowane oświadczeniem pracownika o jego odbyciu, a okresowe po przeprowadzeniu egzaminu, udokumentowane zaświadczeniem wydanym przez organizatora szkolenia w przypadku pozytywnego wyniku egzaminu. Szkolenie pracowników jest przeprowadzane w czasie pracy i na koszt pracodawcy. Takie szkolenie może zorganizować sam pracodawca albo uprawnione do tego osoby.

Ważne!

Szkolenie pracownika przed dopuszczeniem do pracy nie jest wymagane jedynie wówczas, gdy pracownik podejmuje pracę na tym samym stanowisku pracy, które zajmował u danego pracodawcy bezpośrednio przed nawiązaniem z tym pracodawcą kolejnej umowy o pracę.

4. Pracodawca zatrudniający pracowników był zobowiązany dokonywać zgłoszenia do PIP i sanepidu. Teraz już nie jest to wymagane.

Obecnie pracodawcy rozpoczynający działalność gospodarczą nie muszą już zgłaszać faktu zatrudniania pracowników do Państwowej Inspekcji Pracy i Państwowej Inspekcji Sanitarnej.

Poza jednym wyjątkiem, a mianowicie od 22 lutego 2016 r. zostały wprowadzone limity dotyczące zawierania umów na czas określony i tak:

Zgodnie z art. 251 § 1 Kp.: “Okres zatrudnienia na podstawie umowy o pracę na czas określony, a także łączny okres zatrudnienia na podstawie umów o pracę na czas określony zawieranych między tymi samymi stronami stosunku pracy, nie może przekraczać 33 miesięcy, a łączna liczba tych umów nie może przekraczać trzech.”

Ale limity te nie obowiązują w przypadku gdy umowa zawarta zostaje w:

  1. celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy,
  2. celu wykonywania pracy o charakterze dorywczym lub sezonowym,
  3. celu wykonywania pracy przez okres kadencji,
  4. przypadku gdy pracodawca wskaże obiektywne przyczyny leżące po jego stronie.

W takich przypadkach pracodawca musi zawrzeć w umowie postanowienia które będą precyzować dokładny cel i okoliczności zawarcia takiej umowy. I powiadomić właściwego okręgowego inspektora pracy, w formie pisemnej lub elektronicznej, w terminie 5 dni roboczych od dnia jej zawarcia.

5. Do obowiązków pracodawcy należy zgłoszenie pracownika do ZUS.

Pracodawca ma obowiązek zgłosić zatrudnioną osobę do ZUS w terminie 7 dni. Licząc od daty powstania obowiązku ubezpieczenia, czyli od daty zatrudnienia. Obowiązek ten dotyczy zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego osoby zatrudnionej. Zgłoszenia dokonujemy na formularzu – ZUS ZUA.

W przypadku umowy o pracę wszystkie składki są obowiązkowe, czyli pracodawca powinien zgłosić pracownika do następujących ubezpieczeń:

  • emerytalnego,
  • rentowego,
  • chorobowego,
  • wypadkowego,
  • i ubezpieczenia zdrowotnego.

I te składki za pracownika co miesiąc opłacać.

Ale może wystąpić taka sytuacja, że nie trzeba będzie już opłacać składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe. A mianowicie, będzie tak w przypadku gdy przychód osiągnięty przez osobę ubezpieczoną przekroczy kwotę rocznego ograniczenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (w 2022 roku wynosi 177 660 zł), to wtedy należy zaprzestać odprowadzać składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe od momentu przekroczenia tej podstawy.

Oprócz tych składek pracodawca zobowiązany jest także do opłacania składek na Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.

Obowiązek płacenia składki na FP powstaje u pracodawcy wówczas, gdy wynagrodzenie brutto pracownika w danym miesiącu jest na co najmniej kwotę ustawowego wynagrodzenia minimalnego. W roku 2022 jest to kwota 3010 zł.

Ale w niektórych przypadkach pracodawca jest zwolniony z opłacania składki na FP i FGŚP. Zwolnienie to przysługuje jak:

  1. zatrudnimy kobietę powyżej 55 roku życia oraz mężczyznę powyżej 60 roku życia to takie osoby są zwolnione z opłacania tych składek. Zwolnienie to obowiązuje niezależnie od tytułu ubezpieczenia, czyli w przypadku umowy o pracę, umowy zlecenie, jak i w przypadku prowadzenia działalności gospodarczej. Jest to zwolnienie bezterminowe i przysługuje od pierwszego dnia miesiąca po ukończeniu 55 lub 60 lat.
  2. zatrudnimy pracownika powyżej 50 roku życia na podstawie umowy o pracę w przypadku gdy przed zatrudnieniem, osoba taka widniała w ewidencji bezrobotnych powiatowego urzędu pracy przez okres co najmniej 30 dni. Jest to zwolnienie które dotyczy wyłącznie umowy o pracę i przysługuje jedynie przez 12 miesięcy od pierwszego dnia miesiąca po zawarciu umowy o pracę.
  3. zatrudnimy pracowników powracających z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, dodatkowego urlopu macierzyńskiego, dodatkowego urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego lub urlopu wychowawczego w okresie 36 miesięcy począwszy od pierwszego miesiąca po powrocie z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, dodatkowego urlopu macierzyńskiego, dodatkowego urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego lub urlopu wychowawczego. Zwolnienie to dotyczy wyłącznie umowy o pracę i przysługuje przez 36 miesięcy od pierwszego dnia następującego po tym, w którym pracownik wrócił z urlopu.

W przypadku umowy o pracę część składek finansowana jest po stronie pracownika a część po stronie pracodawcy.

Poniższa tabela obrazuje wysokość poszczególnych składek oraz zasady ich finansowania:

Rodzaj ubezpieczenia Stopa składki finansowana przez pracodawcę Stopa składki finansowana przez ubezpieczonego
Emerytalne
9,76%
9,76%
Rentowe
6,5%
1,5%
Chorobowe
2,45%
Wypadkowe
1,67%
Zdrowotne
9,00%
Fundusz pracy (w tym Fundusz Solidarnościowy)
2,45%(w tym 1,45% FS)
FGŚP
0,10%
Wysokość stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe w każdym roku może być inna i ustalana jest zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 listopada 2002 r. (Dz. U. z 2013 r. poz. 878).Obecnie jej wysokość 1,67% obowiązuje do 31 marca 2023 r. Jej wartość może się wahać na poziomie 0,67% do 3,33%.

6. Zgłoszenie pracownika do Pracowniczych Planów Kapitałowych (PPK)

Pracownicze Plany Kapitałowe to dobrowolny system gromadzenia oszczędności emerytalnych, który współtworzony jest przez pracowników, pracodawców oraz państwo. Dotyczy osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę. Wpłata podstawowa finansowana przez uczestnika PPK może wynosić od 2 do 4 proc. wynagrodzenia. Z kolei pracodawca może dopłacać składkę w wysokości od 1,5 proc. do 4 proc. wynagrodzenia. Maksymalna wpłata na PPK w przypadku jednego pracownika może wynosić 8 proc.

Zachętą do rozpoczęcia i kontynuowania oszczędzania jest jednorazowa „wpłata powitalna” w wysokości 250 zł dla każdego uczestnika Pracowniczych Planów Kapitałowych, która finansowana jest z Funduszu Pracy. Zachętą do systematycznego oszczędzania są także coroczne dopłaty do rachunku uczestnika w PPK. W praktyce jest to „dopłata roczna” w wysokości 240 zł.

W sytuacji, jeżeli przedsiębiorca zatrudnia pracownika, który po raz pierwszy chce przystąpić do PPK w pierwszej kolejności powinien zebrać oferty instytucji finansowych i wybrać jedną z nich. Po dokonaniu wyboru instytucji finansowej do kolejnych obowiązków pracodawcy należy zawarcie umowy o zarządzanie PPK z instytucją. Następnie należy podpisać umowę o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz osób zatrudnionych.

Umowa o zarządzanie PPK jest zawierana z wybraną instytucją finansową w postaci elektronicznej nie później niż 10 dni roboczych przed zawarciem umowy o prowadzenie PPK.

Umowę o prowadzenie PPK pracodawca zawiera w imieniu i na rzecz wszystkich pracowników, którzy ukończyli 18 lat, ale nie ukończyli 55. roku życia (poza tymi, którzy złożyli deklarację rezygnacji z dokonywania wpłat). W przypadku osób, które ukończyły 55 lat, a nie ukończyły 70. roku życia, umowa o prowadzenie PPK zostanie zawarta wyłącznie na ich wniosek.

Pracodawca może zawrzeć umowę o prowadzenie PPK na rzecz nowo zatrudnionej osoby już po upływie 14 dni od zatrudnienia, jednak nie później niż do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynęły 3 miesiące (90 dni). Oznacza to przykładowo, że w razie zatrudnienia nowego pracownika 1 czerwca br. umowę o prowadzenie PPK w imieniu tego pracownika będzie można zawrzeć już 15 czerwca. Jednak nie później niż do 10 września 2022.

Każdy pracownik zostaje automatycznie zapisany do programu, ale może również z niego zrezygnować. Rezygnacja z dokonywania wpłat do PPK następuje na podstawie pisemnej deklaracji złożonej pracodawcy. Gdyby pracownik zmienił zdanie to w przyszłości może w dowolnym momencie przystąpić do PPK po raz kolejny.

W przypadku jeżeli nowy pracownik, był już wcześniej uczestnikiem PPK u poprzedniego pracodawcy, wówczas ma obowiązek złożyć swojemu nowemu pracodawcy oświadczenie o zawartych umowach o prowadzenie PPK. Może to zrobić nie wcześniej i nie później niż w terminie 7 dni po upływie 10 dnia miesiąca, następującego po upływie 90 dni zatrudnienia. Takie oświadczenie można pobrać tutaj. Należy w nim wskazać swoje dotychczasowe rachunki PPK. W przypadku złożenia oświadczenia, nowy pracodawca będzie mógł zawnioskować do instytucji finansowej o przetransferowanie środków pracownika ze wskazanych przez pracownika rachunków PPK na jeden rachunek PPK – ten nowy. Pracownik może również nie wyrazić zgody na transfer na nowy rachunek pieniężny, wówczas może posiadać więcej niż jeden rachunek PPK. O braku zgody na transfer środków należy poinformować pracodawcę pisemnie po złożeniu oświadczenia.

Wpłaty do PPK Pracodawca przekazuje, począwszy od miesiąca następującego po miesiącu, w którym zawarł umowę o prowadzenie PPK. Jest on zobligowany do wyliczenia i przekazania wpłat finansowanych przez Pracownika i przez pracodawcę.

Wpłaty są obliczane i pobierane w terminie wypłaty wynagrodzenia. Pracodawca przekazuje wpłaty do instytucji finansowej w terminie do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zostały naliczone i pobrane.

Należy pamiętać, że obowiązkiem pracodawcy jest prowadzenie pełnej dokumentacji związanej z pobieraniem, naliczaniem i odprowadzaniem wpłat do PPK.

Więcej informacji w zakresie Pracowniczych Planów Kapitałowych dostępne jest tutaj.

Najważniejsze pytania

  1. 🔸Jak powinno wyglądać zatrudninie pracownika?

    Przede wszystkim, pracodawca musi podpisać z pracownikiem umowę o pracę, następnie wysłać go na badania lekarskie. Przed podjęciem zatrudnienia pracownik musi przejść też szkolenia BHP, a pracodawca musi zgłosić pracownika do ZUS.

Klauzula/ zastrzeżenie prawne na ifirma.pl

Zachęcamy do komentowania naszych artykułów. Wyraź swoje zdanie i włącz się w dyskusje z innymi czytelnikami. Na indywidualne pytania (z zakresu podatków i księgowości) użytkowników ifirma.pl odpowiadamy przez e-mail, czat lub telefon – skontaktuj się z nami.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

Administratorem Twoich danych osobowych jest IFIRMA S.A. z siedzibą we Wrocławiu. Dodając komentarz na blogu, przekazujesz nam swoje dane: imię i nazwisko, adres e-mail oraz treść komentarza. W systemie odnotowywany jest także adres IP, z wykorzystaniem którego dodałeś komentarz. Dane zostają zapisane w bazie systemu WordPress. Twoje dane są przetwarzane na podstawie Twojej zgody, wynikającej z dodania komentarza. Dane są przetwarzane w celu opublikowania komentarza na blogu, jak również w celu obrony lub dochodzenia roszczeń. Dane w bazie systemu WordPress są w niej przechowywane przez okres funkcjonowania bloga. O szczegółach przetwarzania danych przez IFIRMA S.A dowiesz się ze strony polityki prywatności serwisu ifirma.pl.

Księgowość Internetowa Księgowość Internetowa Księgowość Internetowa

O księgowości wiemy wszystko,
żebyś Ty nie musiał

Daj się zaskoczyć profesjonalnej wiedzy naszych księgowych i oddaj swoje rozliczenia w dobre ręce. A może wolisz samodzielną księgowość? Nasz program do księgowania online jest wyjątkowo prosty i intuicyjny w obsłudze, podobnie jak narzędzie do wystawiania faktur. Wybierz to, co najlepiej odpowiada Twoim potrzebom - ręczymy za każdą z usług ifirma.pl.

Romek

z ifirma.pl

Masz pytania?
Skontaktuj się z nami

Załóż darmowe konto i testuj ifirmę bez zobowiązań

Nowoczesna

Rzetelna

Księgowość