Zwrot poniesionych wydatków a przychód przedsiębiorcy

Wszystkie wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów pod warunkiem, że nie znajdują się w katalogu kosztów wykluczonych wymienionych w art. 23 ustawy o PIT. Rodzi się jednak pytanie, w jaki sposób należy postąpić w sytuacji, w której otrzymamy zwrot poniesionych wydatków. W dzisiejszej publikacji zajmiemy się analizą takiego właśnie przypadku.

Co stanowi przychód w prowadzonej działalności gospodarczej?

W ustawach podatkowych zostało szczegółowo opisane co stanowi przychód w prowadzonej działalności gospodarczej.

Katalog przychodów w prowadzonej działalności gospodarczej jest bardzo obszerny, dlatego każdy przedsiębiorca powinien zapoznać się z jego zawartością.

Kiedy może dojść do zwrotu poniesionych wydatków?

Do zwrotu poniesionych wydatków może dojść w licznych sytuacjach, których nie sposób wymienić. Przykładowo mogą to być:

• dotacje,
• subwencje,
• dopłaty,
• inne nieodpłatne świadczenia

otrzymane jako zwrot wydatków. Oczywiście szczególnie ostatnie pojęcie jest bardzo pojemne i może się w nim znaleźć praktycznie wszystko.

Czy zawsze zwrot poniesionych wydatków będzie stanowił przychód przedsiębiorcy?

Jak się okazuje nie zawsze zwrot poniesionych wydatków musi się znaleźć po stronie przychodów. Jest jeden zapis, który pojawia się w przepisach, mianowicie w ustawie o PIT zostały opisane takie sytuacje, w których nie będziemy mieli obowiązku wykazywania przychodu do opodatkowania (art. 14 ust. 3 pkt 3a ustawy o PIT).

Można byłoby więc wskazać, że kluczowe w całej sprawie będzie, czy pierwotnie dany wydatek znalazł się po stronie kosztów uzyskania przychodów, czy też nie. Jeżeli nie będzie zaksięgowany w kosztach, to nie będzie obowiązku wykazywać go po stronie przychodów. Ta zasada odnosi się również do przedsiębiorców, którzy opłacają zryczałtowany podatek dochodowy pomimo tego, że przecież na ryczałcie nie ma kosztów. Jednak w ustawie o ryczałcie ustawodawca odsyła do przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, co w konsekwencji dla wszystkich przedsiębiorców rodzi takie same obowiązki, bez względu na wybraną formę opodatkowania.

Zwrot poniesionych wydatków a przychód przedsiębiorcy

Poniżej opiszemy na przykładach interpretacji podatkowych, w jakich okolicznościach będzie mowa o przychodach podatkowych przy zwrocie poniesionych wydatków. W jednej z interpretacji numer 0114-KDIP3-2.4011.1107.2021.3.MG z dnia 10 marca 2022 r. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej uznał stanowisko Wnioskodawcy za nieprawidłowe. Sprawa dotyczyła zwrotu kosztów podróży służbowych przedsiębiorcy, który wybrał opodatkowanie swoich przychodów zryczałtowanym podatkiem dochodowym. Wnioskodawca stał na stanowisku, że taki zwrot nie będzie opodatkowany ryczałtem, innego zdania był natomiast Dyrektor KIS, który w uzasadnieniu napisał m.in. W przypadku przedsiębiorców, którzy wybrali ryczałt koszty uzyskania przychodu są tylko hipotetyczne, gdyby podatnik wybrał inną formę opodatkowania. Zatem w ocenie Dyrektora KIS zwrot poniesionych wydatków będzie dotyczyć kosztów, które zgodnie z przepisami podatkowymi mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, jeżeli przedsiębiorca wybrałby inną formę opodatkowania przychodów. Dlatego w ocenie Dyrektora KIS taki zwrot powinien stanowić przychód w ryczałcie. Należy brać pod uwagę, że to jest interpretacja wydana w indywidualnej sprawie i jej rozstrzygnięcie wydaje się być nieco kontrowersyjne w kontekście obowiązujących przepisów.

W innej interpretacji numer 0111-KDIB2-3.4010.120.2019.1.APA z dnia 4 czerwca 2019 r. zadane zostało pytanie odnośnie zaliczenia odszkodowania z tytułu polisy AC do przychodów w wysokości 100%. Sprawa dotyczyła sytuacji, w której przedsiębiorca w prowadzonej działalności gospodarczej wykorzystuje samochody osobowe w sposób mieszany, a więc z prawem do ujmowania w kosztach uzyskania przychodów 75% wydatkowanych kwot. W ocenie Wnioskodawcy w takim przypadku w przychodach do opodatkowania powinno się znaleźć 75% otrzymanego odszkodowania. Dyrektor KIS był jednak innego zdania i uznał stanowisko Wnioskodawcy za nieprawidłowe. W uzasadnieniu wskazano m.in., że kwota pieniężna otrzymana od ubezpieczyciela stanowić będzie odszkodowanie będące wykonaniem świadczenia z umowy ubezpieczenia, a nie zwrot wydatków poniesionych przez Wnioskodawcę niezaliczonych do kosztów uzyskania przychodów, a więc w całości stanowić będą przychód podatkowy.

Zwrot poniesionych wydatków – przykłady

Jeżeli chodzi o sytuacje, w których może dojść do zwrotu poniesionych wydatków, które znajdą się po stronie przychodów, to oczywiście trudno stworzyć taki katalog, ponieważ to samo życie pisze scenariusze, ale przykładowo mogą to być:

• firma A zakupiła usługi szkoleniowe, w których uczestniczyli również pracownicy firmy B. Firmy ustaliły między sobą, że firma B zwróci część poniesionych wydatków,
• przy wykonywaniu wyceny usługi dla firmy X przedsiębiorca zatrudnił rzeczoznawcę i zapłacił za tę usługę. W warunkach umowy było zapisane, że firma X dokonana zwrotu poniesionych wydatków,
• firma Y zorganizowała konferencję, w której wzięła udział również firma Z. Wszystkie wydatki związane z organizacją pokryła firma Y, jednak zgodnie z umową część z tych wydatków została zwrócona przez firmę Z,
• przedsiębiorca zaprosił na szkolenie wykładowcę z innego miasta, koszt szkolenia nie obejmował wydatków związanych z noclegiem. Jednak na prośbę wykładowcy zarezerwowano i opłacono hotel i ta opłata została zwrócona przez szkolącego.

To tylko niektóre sytuacje, w których może dojść do zwrotu poniesionych wydatków, które będą stanowiły dla przedsiębiorcy przychód do opodatkowania.

Nie każdy zwrot wydatków będzie stanowił przychód podatkowy, można to odnosić się do przykładowych sytuacji:

• firma A zakupiła usługi szkoleniowe również dla firmy B, jednak nie zaliczyła wydatku do kosztów uzyskania przychodów w części dotyczącej firmy B. W takim przypadku zwrot wydatków od firmy B nie znajdzie się w przychodach podatkowych,
• firma X zleciała tłumaczenie dokumentów firmy Y. Faktura została wystawiona na firmę X, ale nie ujęto jej w kosztach uzyskania przychodów. Firma Y przelała środki za usługę na rachunek bankowy firmy X, jednak w takim przypadku zwrot wydatku nie znajdzie się w przychodzie, ponieważ wcześniej nie był ujęty w kosztach.

Zasada nieujmowania w przychodach podatkowych zwróconych innych wydatków niezaliczonych do kosztów uzyskania przychodów wynika wprost z ustawy o PIT (art. 14 ust. 3a).

Należy mieć na uwadze, że nie zostały tutaj opisane wszystkie sytuacje obrazujące omawianą problematykę, przykłady mają jedynie charakter poglądowy. Każdy przypadek wymaga indywidualnej oceny i analizy, niekiedy może być wymagana dodatkowa konsultacja, czy to z doradcą podatkowym, czy może trzeba będzie wystąpić z wnioskiem o wydanie indywidualnej interpretacji podatkowej. Tak naprawdę temat rozliczania różnego rodzaju dofinansowań, zwłaszcza w postaci dotacji, z punktu widzenia przepisów podatkowych jest niezwykle trudny. Więcej informacji na ten temat można przeczytać tutaj.

Podsumowanie

W przypadku działalności gospodarczej jakiekolwiek przysporzenie majątkowe powinno być zbadane pod kątem wykazania w pozostałych przychodach podatkowych. Jak to zostało wykazane w niniejszej publikacji zwrot wydatków nie zawsze będzie stanowił przychód podatkowy. Wynika to z faktu, że ustawodawca wskazuje wyjątek, kiedy tak nie będzie. Mianowicie chodzi o zapis dotyczący zwróconych innych wydatków niezaliczonych do kosztów uzyskania przychodów, które zgodnie z ustawą nie będą stanowiły przychodów podatkowych. Jednak w przypadku ryczałtu przytoczona została interpretacja, w której Dyrektor KIS uznał, że ten przepis w tej indywidualnej sprawie nie ma zastosowania. Biorąc pod uwagę te nieliczne aspekty, które zostały poruszone w tej publikacji należy pamiętać, że temat rozpoznania przychodu przy zwrocie wydatków niejednokrotnie może być problematyczny i wymagać głębszej analizy.