10 sposobów na przeciwdziałanie opóźnieniom w płatnościach od klientów i kontrahentów

W jaki sposób możesz przeciwdziałać opóźnieniom w płatnościach od klientów i kontrahentów? Przedstawiamy 10 sposobów!

Czym są opóźnienia w płatnościach?

Opóźnienia w płatnościach, nazywane też zatorami płatniczymi to sytuacja, kiedy przedsiębiorca nie otrzymuje zapłaty od kontrahenta, klienta za sprzedany towar, usługę w wyznaczonym terminie. Przyjmuje się, że jeżeli na fakturze lub w treści umowy nie ma konkretnej daty płatności, to wynosi on zwykle 30 dni od chwili otrzymania produktu, zrealizowania usługi. Jest to jednak kwestia bardzo indywidualna, uzależniona od warunków umowy, branży, specyfiki danego przedsiębiorstwa. Brak owej zapłaty jest niepożądany i może prowadzić do poważnych problemów z płynnością finansową itp.

Przyczyny opóźnień w płatnościach

Z czego wynikają opóźnienia w płatnościach? Powodów może być naprawdę wiele i dotyczą czynników zewnętrznych oraz wewnętrznych. Będą to np.:

• Niekorzystna sytuacja ekonomiczna – wszelkie wahania koniunktury, wydarzenia na świecie mogą znacząco wpłynąć na kondycję finansową. Kryzys, spowolnienie gospodarcze może ograniczyć dochody kontrahenta/klienta, co wpłynie na jego zdolność do finalizowania płatności;
• Niewłaściwa strategia firmy – przedsiębiorcy mogą niekiedy przyjmować taktykę uzależniania spłaty zaciągniętych zobowiązań od innych kontrahentów. W efekcie, jeżeli któryś z uczestników stosunków handlowych spóźni się z uiszczeniem płatności – skutki będą odczuwalne dla wszystkich;
• Nieuczciwość, oszustwa – niestety, bywają również sytuacje, w których możesz stać się ofiarą nadużyć. Kupujący może być mało wiarygodny, mieć długi, prowadzić nielegalną działalności itd. Dlatego zawsze zwracaj uwagę, z kim podejmujesz współpracę;
• Pomyłka – przyczyną opóźnienia w płatnościach może być również zwyczajny błąd, niedopatrzenie. Kontrahent lub klient mógł np. zgubić fakturę, zapomnieć o obowiązku zapłaty, nie zrozumieć przyjętych ustaleń. Możliwe jest również, że wysłałeś(aś) niewłaściwy, wadliwy towar. W takich sytuacjach kluczowa jest szybka komunikacja i wspólna próba rozwiązania zaistniałych problemów.

Przeciwdziałanie opóźnieniom w płatnościach

Zatory płatnicze to zawsze niepożądana sytuacja. Są jednak sposoby, aby ich uniknąć lub ograniczyć ich negatywny wpływ na firmę. Co możesz zrobić, aby przeciwdziałać opóźnieniom w płatnościach?

1. Ustawa o zatorach płatniczych

Na początek, warto odnieść się do przepisów prawa, które regulują tę kwestię i w razie potrzeby egzekwować swoich praw. Przyjęta przez sejm ustawa z 1 stycznia 2020 roku o zatorach płatniczych. Zawarto w niej między innymi:

• Maksymalny termin płatności za transakcje, w których dłużnikiem jest podmiot publiczny (wyłączając podmioty lecznicze) – wynosi on 30 dni;
• W relacjach biznesowych asymetrycznych, gdzie stronami są duże podmioty gospodarcze (w roli dłużnika) oraz małe, średnie przedsiębiorstwa (w roli wierzyciela) ostateczny termin zapłaty nie powinien przekroczyć 60 dni;
• Jeśli termin uiszczenia płatności wynosi powyżej 120 dni, wierzyciel ma prawo do odstąpienia od umowy;
• Przedsiębiorstwa, których dochód przekracza 50 mln euro rocznie, mają obowiązek sporządzania corocznych, ogólnodostępnych sprawozdań o stosowanych terminach zapłaty. Dzięki temu rozwiązaniu każda firma, która będzie rozważać nawiązanie współpracy z takim podmiotem, będzie miała możliwość skontrolowania jej wiarygodności;
• Z kolei firmy, które nie będą regulować swoich zobowiązań finansowych, muszą liczyć się z karami pieniężnymi od prezesa Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów;
• Ulga na złe długi – to kolejny sposób zmniejszający podstawę opodatkowania o kwotę niezapłaconych faktur. Więcej o tym temacie, znajdziesz w tym artykule!;
• Wzrost wysokości odsetek za opóźnienia w płatnościach z 9,5% na 11,5%;
• Uproszczenie procedury sądowej w przypadku egzekwowaniu swoich praw – podmiot oskarżający będzie musiał przedstawić dowód wystąpienia roszczenia i nieuiszczenia opłaty przez minimum 3 miesiące od wyznaczonego terminu płatności;
• Wprowadzenie progów wysokości rekompensat dla wierzycieli (przed wejściem w życie ustawy wynosiła ona dla wszystkich transakcji 40 euro). Obecne kwoty prezentują się następująco:

– 40 euro dla kwot poniżej 5000 zł;

– 70 euro dla kwot w przedziale powyżej 5000 zł i poniżej 50 000 zł;

– 100 euro dla kwot równych i wyższych 50 000 zł.

2. Ustawa o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji

Znowelizowana ustawa z 16 kwietnia 1993 roku w art. 3 ust 2 zawiera zapis o nieuzasadnionym wydłużaniu terminów zapłaty za dostarczone towary lub wykonane usługi. Aspekt ten został szczegółowo rozwinięty w art.17 g – naruszenie tego przepisu może zatem objawiać się w:

• Nieprzestrzeganiu regulacji prawnych znajdujących się w ustawie z dnia 8 marca 2013 roku o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych;
• Niedostosowaniu się do przyjętego harmonogramy odstawy towaru lub realizacji usługi;
• Rażącym naruszeniu dobrych praktyk handlowych (zasady rzetelności i działania w dobrej wierze);
• Nieuwzględnieniu właściwości towaru lub usługi, które są przedmiotem transakcji handlowej.

3. Faktoring

Oprócz ochrony prawnej istnieją inne sposoby ochrony przed konsekwencjami opóźnień w płatnościach. Jest to np. faktoring, o którym wspominaliśmy tutaj. To narzędzie, które pozwala przenieść ryzyko utraty płynności finansowej z dostawcy towarów lub wykonawcy usług na tzw. faktora (proces ten określa się również wykupieniem wierzytelności). Firma faktoringowa przejmuje zadanie ściągnięcia zaległych należności, jednocześnie gwarantując swojemu klientowi ustalony procent kwoty całej transakcji. W ten sposób może zostać zachowany odpowiedni poziom płynności firmy, jaki i skrócenie cyklu rotacji należności. Jako przedsiębiorca możesz korzystać z takich usług jednorazowo, w sytuacjach, gdy masz kłopotu z egzekwowaniem płatności lub stale, jeżeli Twoja branża jest często narażona na zatory płatnicze.

4. Akredytywa

To kolejny sposób, który może uchronić firmę przed utratą płynności i niewypłacalnością kontrahentów. Jest ona zazwyczaj stosowana w przypadku dużych transakcji. Więcej o tej formie zabezpieczenia płatności, znajdziesz w tym artykule.

5. Zachęcaj do wcześniejszej płatności

Oprócz kar finansowych, być może warto skupić się również na motywowaniu kontrahentów lub klientów do wcześniejszym spłacaniu należności. Możesz zaoferować zniżki lub rabaty dla interesariuszy, którzy uiszczają opłaty przed upływem terminu. Jest to również dobry sposób na podtrzymanie z nimi dobrych relacji opartych na zaufaniu.

6. Sporządzaj umowy rzetelnie i szczegółowo

W zawieranych umowach lub jakichkolwiek dokumentach zawieranych pomiędzy różnymi podmiotami, klientami, zwracaj uwagę na szczegóły. Dopilnuj, aby były w nich zawarte kwestie jasno wyznaczonych terminów, harmonogramów spłaty, odsetek za opóźnienia itd. W ten sposób możesz uniknąć wielu nieporozumień oraz zabezpieczasz swoje interesy.

7. Automatyzacja procesów biznesowych

Nie wszystkie opóźnienia w płatnościach wynikają z nieuczciwości kontrahentów czy klientów. Prawdopodobnie wiele z zaistniałych problemów wynika z ludzkich błędów i niedopatrzeń. Dlatego też możesz wdrożyć w swojej firmie system automatycznej wysyłki przypomnień o nadchodzącej płatności. W ten sposób ograniczasz swoje ryzyko utraty płynności, oszczędzasz swój czas, a także będzie dobrze postrzegane przez inne podmioty.

8. Odpowiednie zarządzanie finansami

Pewnych sytuacji nie jesteś w stanie przewidzieć, więc warto, aby w razie gorszej sytuacji ekonomicznej, opóźnień i chwilowego braku części przychodów, mieć pewien kapitał zapasowy. Kontroluj regularnie sytuację finansową swojej firmy, wykorzystując np. analizę wskaźnikową.

9. Sprawdzaj wiarygodność kontrahentów

Zwłaszcza jeśli zawierasz transakcje z nowym podmiotem, co do którego wiarygodności nie masz pewności. Aby uniknąć późniejszych problemów, zaczerpnij informacji o firmie z Internetu, z rejestrów publicznych (np. CEIDG, KRS) i Rejestru Dłużników Niewypłacalnych, przejrzyj jej sprawozdania finansowe (muszą być upubliczniane), złóż wniosek o uzyskanie informacji w biurach informacji gospodarczej.

10. Otwarta komunikacja

Powinna być podstawą wszystkich relacji biznesowych, również w kontekście przeciwdziałania opóźnieniom w płatnościach. Będąc otwartym na kontakt i negocjacje z kontrahentem czy klientami możesz znacznie więcej zyskać, aniżeli od razu przystępować do roszczeń finansowych. Oczywiście, będą one prawdopodobnie uzasadnione, jednakże chęć rozwiązania problemu i wysłuchanie drugiej strony może bardzo pozytywnie wpłynąć na wizerunek Twojej firmy oraz relacje handlowe.

Podsumowanie

Z pewnością, zatory płatnicze są dużym problemem dla wielu przedsiębiorstw. Jednakże dzięki powyższym wskazówkom i zastosowaniu ich w praktyce, możesz zachować płynność finansową swojej firmy w niekorzystnych warunkach oraz usprawnić komunikację z kontrahentami i klientami.