7 sposobów jak wdrożyć kulturę Agile w swojej firmie

Niezależnie jaką funkcję pełnisz, stosowanie praktyk Agile znacząco wpłynąć na przebieg procesów i kulturę organizacyjną w Twojej firmie!

Agile – co to jest?

Podejście Agile początkowo służyło do kierowania pracą w branży IT, jednak dostrzegając jej potencjał, zaczęto korzystać z niej w wielu organizacjach do zarządzania projektami. Swoje szerokie zastosowanie zawdzięcza skupieniu się na dostarczaniu wartości dla klienta, nie pomijając uproszczenia pracy zaangażowanych osób.

Metodyka kaskadowa – Waterfall

W przeciwieństwie do opisywanej optyki, do pewnego czasu posługiwano się metodologią kaskadową (Waterfall). Obecnie uznawana jest za mało elastyczną i nieefektywną strategię, na którą odpowiedziano poprzez opracowanie manifestu oprogramowania zwinnego (Agile). W Waterfall na pierwszy plan wysuwa się wstępne planowanie, w celu określenia dokładnych terminów, etapów realizacji oraz kosztów projektu.

Schemat kaskadowy obejmuje poszczególne fazy projektu, które następują po sobie. Są to:

1. Definiowanie wymagań użytkownika;
2. Przekazanie zespołowi wymagań użytkownika, projektowanie założeń;
3. Przystąpienie do realizacji, wdrożenia założeń;
4. Testy i kontrola poprawności zrealizowanych zadań;
5. Implementacja gotowych rozwiązań, produktów, usług itp.

Taki sposób pracy wiąże się z pewnymi przeszkodami, ponieważ nie bierze on pod uwagę tego, że klienci nie zawsze są w stanie określić, jakie mają potrzeby i wymagania. Z kolei otoczenie rynkowe cechuje się dużą dynamiką i zmiennością. Jedynie elastyczne podejście jest w stanie uporać się ze specyfiką współczesnego biznesu.

Zasady kultury Agile

Jakie standardy kultury Agile przyczyniają się do dużej skuteczności w zarządzaniu projektami?

• Ukierunkowanie na klienta
Metody zwinne pozwalają na ciągłe poszukiwanie nowych pomysłów i rozwiązań udoskonalających usługi, produkty czy procesy. Poza koncentracją na technicznych stronach projektu biorą również pod uwagę korzyści dla swojego klienta docelowego.
• Silna komunikacja
Komunikacja twarzą w twarz jest najskuteczniejszym sposobem przekazywania informacji i powinno się do niej zachęcać wszystkich członków zespołu. Każdy z nich powinien mieć poczucie, iż może swobodnie dzielić się swoimi pomysłami, uwagami, a jego rola nie ogranicza się tylko do raportowania postępów.
• Większe zaangażowanie
Zwinne zarządzanie opiera się przede wszystkim na kooperacji. Współpraca, której towarzyszą przyjazne relacje między uczestnikami projektu, zwiększają szansę na ich aktywność i poczucie odpowiedzialności.
• Elastyczność
Konieczność zmiany, dopracowanie niektórych elementów projektu może pojawić się w każdym stadium jego zaawansowania. Otwartość na codzienne, jak i niestandardowe problemy może znacząco wpłynąć na efekty.
• Zrównoważone tempo pracy
Agile ma za zadanie zwiększać wydajność członków zespołu, jednocześnie dbać o to, aby nie odczuwali oni nadmiernego przeciążenia. Zmęczenie i frustracja na dłuższą metę negatywnie wpłyną na szybkość i jakość wykonywanych przez nich obowiązków. Ciągłe doskonalenie zwiększa zwinność

Idea Agile jest ściśle związana z koncepcją ciągłego doskonalenia, która stanowi odpowiedź na dynamikę tendencji rynkowych oraz coraz lepsze spełnianie potrzeb konsumenckich.

Przykładowe narzędzia Agile

Programowanie ekstremalne

Jest to sposób programowania oparty na procesach iteracyjnych, dzięki którym możesz efektywnie zarządzać pracą i dbać o wysoką jakość wykonywanych zadań. Jednocześnie cechują się one prostą komunikacją i przejrzystością. Dzięki temu możliwe jest przekazywanie zespołowi jasnych informacji zwrotnych.

Kanban

To tablica przeznaczona do zwizualizowania przebiegu pracy, co ułatwia planowanie i zarządzanie projektami. Zazwyczaj zadania dzielone są na 3 grupy: Nowe, Praca w toku oraz Ukończone.

Lean management

Dotyczy szeregu narzędzi lean management, które służą do eliminacji marnotrawstwa zasobów, spowalniania pracy. Dzięki nim możliwe jest uzyskanie lub zwiększenie wartości dodanej produktu dla klienta.

Scrum

Wyznacza ramy funkcjonowania zespołów, które najczęściej pracują w tzw. sprintach (stosunkowo krótkich, ale intensywny okresach wyznaczonych na realizację danego projektu). Osoby zaangażowane tworzą niewielkie grupy z przypisanymi następującymi rolami:

1. Właściciel projektu – określa potrzeby klienta i reprezentuje go, wyznacza cele projektu;
2. Scrum Master – odpowiada za komunikację i organizację pracy członków zespołu;
3. Zespół – grupa osób, która realizuje wyznaczone cele.

Mapa drogowa produktu

To graficzne przedstawienie wizji i priorytetów projektu. Podkreśla korzyści dla klientów oraz samej firmy, wynikające z realizacji postawionych celów.

Zaległości produktu

Sporządzenie listy zaległości produktu następuje po opracowaniu mapy drogowej produktu. Zawiera ona zadania, które muszą zostać wykonane w określonym horyzoncie czasowym.

Jak wdrożyć Agile w swojej firmie – 7 sposobów

Poniżej przedstawiamy 7 sposobów jak wdrożyć to podejście w swoim biznesie!

1. Oceń, czy Twoja firma jest gotowa na zmiany

Zwinne zarządzanie, jak z samej nazwy wynika, cechuje się dużymi możliwościami adaptacji do różnych firm i zespołów. Początkowo wykorzystywane było w branży IT, aby w dalszej kolejności przenieść się do szeroko pojętego zarządzania projektami marketingowymi, sprzedażowymi, społecznymi, a nawet szkolnictwie czy przemyśle. Wiele zależy również od podejścia kierownictwa i pracowników – stosowanie półśrodków zazwyczaj kończyło się niepowodzeniem. Wprowadzenie kultury Agile wymaga niekiedy kompleksowego przekształcenia całego systemu w organizacji oraz dużego zaangażowania ze strony różnych grup interesariuszy.

2. Sporządź mapę drogową produktu

W tym celu musisz określić, jakie problemy/pragnienia klienta ma rozwiązać/spełnić Twój produkt. Na tej podstawie stwórz wizję, która będzie przyświecać członkom zespołów podczas pracy, a także wymagania i terminy realizacji.

3. Stwórz małe zespoły z przypisanymi rolami do jego członków

W większych grupach projektowych, odpowiedzialność może się rozmywać. Z punktu widzenia scrum mastera mniej licznymi zespołami łatwiej zarządzać – komunikacja jest bardziej bezpośrednia, a delegowanie zadań efektywniejsze. Przydzielenie konkretnych ról oraz zadań do poszczególnych osób ułatwi pracę oraz weryfikację jej rezultatów.

4. Podziel zadania na jedno- lub dwutygodniowe sprinty

Polega na usystematyzowaniu pracy na poszczególne kroki, na których spełnienie przeznaczamy ok. 1-2 tygodni w zależności od potrzeb.

5. Regularne spotkania zespołu

W trakcie sprintu istotne jest omówienie bieżących kwestii, wyjaśnienie wątpliwości, podzielenie się pomysłami i ogólna poprawa komunikacji. Wraz z zakończeniem projektu przeprowadź tzw. retrospektywę spintu, czyli spotkanie podsomuwujące wyniki podjętych działań.

6. Ucz się na błędach

Nie zawsze unikniesz porażki, jednak są one świetną okazją do zebrania cennych doświadczeń. Przeanalizuj, co poszło nie tak, jakie aspekty wymagają poprawy.

7. Powtarzaj proces

Metodyka Agile okaże się skuteczna i przyniesie wymierne korzyści tylko wtedy, gdy wejdzie do codziennej praktyki niczym nawyk. Niekiedy wymaga ona całkowitej reorganizacji pracy i porzuceniu starych przyzwyczajeń, z którymi musisz się liczyć, wybierając tę drogę.

Zalety podejścia Agile

• Poznanie potrzeb rynkowych

Chcąc przyciągać zainteresowanie klientów i osiągać zyski, musisz oferować produkty, które znajdą swoich zwolenników. Konieczne do tego jest przeanalizowanie konkurencji, znalezienie niszy oraz zrozumienie potrzeb swojej grupy docelowej.

• Elastyczne podejście

Wraz z szybkim rozwojem gospodarczym rośnie również presja na doskonalenie swoich usług, wyróżnienie się wśród rywali. Szansę na przetrwanie w takich warunkach mają jedynie organizacje, które są w stanie dostosować się do postępu i wychodzić naprzeciw konsumentom.

• Wyższa jakość produktów

Systematyczne nadzorowanie postępów pracy i efektów ma na celu znalezienie ewentualnych nieprawidłowości, wad. Zapewnienie jak najlepszej jakości usług jest kluczowym czynnikiem, wpływającym na zadowolenie i lojalność klienta.

Podsumowanie

Metodologia Agile stanowi ciekawą alternatywę dla tradycyjnego podejścia do zarządzania firmą. Skupienie się na ciągłym doskonaleniu swojej pracy i dobrze zorganizowanych zespołach roboczych są gwarancją sukcesu. Jeżeli szukasz sposobów, jak zadowolić i spełnić wymagania swoich konsumentów, niezależnie od rodzaju Twojej branży – zwinne taktyki mogą być rozwiązaniem dla Ciebie!